档案数字化管理对档案利用效率提升的影响研究

摘  要：档案数字化管理成为必然趋势，具有延长纸质档案的寿命，增加档案存储的容量，实现档案检索快速化的积极作用。与此同时，数字化的档案，也会造成档案信息外泄，存储载体约束等负面阻碍，总体利用率未能得到开发。鉴于此，建议在今后的工作中，加强档案数字化管理的信息安全管理，定期对数字化档案进行备份防止损坏，转变对数字化档案的管理及应用理念。通过这些措施，可以更好地发挥档案数字化管理的优势，同时减少其带来的风险，从而有效提升档案的利用效率。

关键词：档案管理；数字化；利用率；影响

近几十年来，档案研究和档案管理的发展发生了巨大变化。受益于数据存储技术，信息处理能力的飞速提升，档案管理已经从传统的手工操作逐步过渡到数字化管理，不仅提高了档案的存储效率，还极大地改善了档案的检索速度和便捷性。然而，随着数字化进程的推进，档案管理也面临着新的挑战，如数据安全、信息隐私保护等问题。如何在提升档案利用效率的同时，确保档案信息的安全，成为档案数字化管理中亟待解决的问题。鉴于此，本文将深入探讨档案数字化管理对档案利用效率提升的影响，并提出相应的解决策略。

一、档案数字化管理对档案利用效率提升的积极作用

档案不仅仅是由一系列随着时间流逝而积累和归档的对象构成的纸质文本，还是对自然人或法人在其业务过程中的活动的追踪，这种活动由于其持续的价值而得到保存[1]。因此，档案管理的目的是保存档案的信息内容，并随着时间的推移提供易于理解和有用的信息。在档案利用过程中，受益于数字化档案管理，实现了以下的积极作用：

首先，档案数字化管理延长了纸质档案的寿命。传统档案普遍采用纸质文本进行信息的归档和保存。这种保存方法优势在于其直观性和易于阅读，但缺点是容易受到物理损害和环境因素的影响，如潮湿、火灾、虫害等。数字化后的档案信息存储在电子介质中，不再受这些物理因素的限制。此外，数字化档案极大程度的减少了纸质档案的调阅次数，降低了纸质档案的损坏可能，从而延长了纸质档案的保存寿命。

其次，档案数字化管理增加了档案存储的容量。以纸质为媒介的档案存储容量有限，且随着档案数量的增加，对物理空间的需求也日益增长。而数字化档案存储在服务器或云存储系统中，几乎不受物理空间的限制，可以存储海量的档案信息。

最后，档案数字化管理实现了档案检索快速化。数字化档案便于分类、整理和检索，极大地提高了档案的利用效率。通过关键词搜索、全文检索等技术，用户可以迅速找到所需的档案资料，而无需像传统方式那样逐个翻阅纸质档案。这种快速检索功能，不仅节省了时间，也提高了工作效率。

二、档案数字化管理对档案利用效率提升的负面阻碍

尽管档案数字化带来了许多便利，促进了档案管理的发展和档案利用效率的提升，但过去20年来，在数字领域开发的模型和技术中，并没有专门针对档案及其管理的框架，而是应用其他领域的通用技术[2]。这导致了档案数字化在实际应用中存在一些问题，阻碍了档案利用效率。这些问题主要集中在以下几个方面：

首先，档案数字化管理可能造成档案信息外泄。目前，大部分的档案管理系统是建立在数据驱动的方法基础上，并依赖于使用统一的数据库，该数据库提供准确和统一的数据组织。该数据库对于档案数字化管理至关重要，用于管理、组织和存储大量与档案相关的数据。然而，这种统一的数据库在信息安全方面存在潜在风险。由于所有档案信息都集中存储在一个数据库中，一旦数据库遭到黑客攻击或内部人员滥用权限，就可能导致大量敏感信息泄露。如果防护措施不到位，档案信息的安全性将无法得到保障。

其次，档案数字化管理可能受到存储载体约束。目前，档案管理系统使用的存储载体主要有三种，分别是传统的纸质媒介、机械硬盘驱动器和固态硬盘驱动器。虽然这些存储载体在容量和速度上各有优势，但它们都存在一定的局限性。纸质媒介容易受到物理损害，机械硬盘驱动器存在机械故障的风险，而固态硬盘驱动器虽然可靠性较高，但成本相对昂贵。此外，随着技术的不断进步，存储介质的更新换代速度加快，这可能导致档案数字化管理面临兼容性问题，需要定期进行数据迁移和格式转换，增加了管理的复杂性和成本。

最后，档案数字化管理的利用率未能得到开发。目前，档案管理部门对于档案管理系统的应用，依然停留在较为浅层的阶段。许多档案的数字化转换仅限于基本的存储和检索功能，而未能充分利用系统提供的高级功能，如数据分析、智能检索和自动分类等。这不仅限制了档案信息的深度挖掘和利用，也影响了档案管理效率的进一步提升。究其原因，部分档案管理人员对新技术的适应和学习存在抵触心理，导致数字化管理的优势未能得到充分发挥。

三、档案数字化管理对档案利用效率提升的有效建议

档案数字化管理是档案管理的未来趋势，有助于提升档案利用效率，促进档案信息的快速检索和准确分析[3]。面对档案数字化在实际应用中存在的问题，建议采取以下措施，以期发挥档案数字化管理的积极作用，消弭档案数字化管理的负面阻碍：

首先，加强档案数字化管理的信息安全管理。由始至终，保证档案信息安全，是档案数字化管理的重点所在。为此，建议档案管理部门在现有基础上，建立完善的档案信息安全管理体系，包括但不限于使用加密技术和强化访问控制。此外，可以在档案管理系统中应用对象层次结构嵌套集模型。该模型建立在上下文和层次结构的概念之上，由嵌套集模型和逆嵌套集模型构成。这两个模型通过集之间的包含属性表示对象之间的分层关系，能够有效管理不同安全级别的档案信息。通过这种方式，可以确保档案数据在存储、传输和处理过程中的安全性，防止未授权访问和数据泄露。

其次，定期对数字化档案进行备份防止损坏。针对档案数字化管理可能受到存储载体约束的问题，建议在档案管理系统中采用多级备份策略，确保数据的冗余性和恢复能力。具体来说，档案数字化管理实施定期的备份计划，包括本地备份和远程备份，以应对各种潜在的灾难性事件，如硬件故障、自然灾害等。同时，应采用先进的备份技术，如增量备份和差异备份，以减少备份所需的时间和存储空间，同时保证数据的完整性和可用性。

最后，提升档案管理人员的技术培训和意识。档案数字化管理的成功实施不仅依赖于先进的技术，还需要档案管理人员具备相应的技能和意识。因此，档案管理部门应通过定期培训和教育，使档案管理人员能够熟练掌握数字化管理系统的操作，理解并运用数据分析、智能检索等高级功能。此外，还应鼓励档案管理人员参与数字化管理的创新实践，通过实际操作来提高他们对新技术的适应能力。

四、结语

 综上所述，档案数字化管理在提升档案利用效率方面具有显著的优势，但同时也面临着信息泄露、存储载体限制等风险。为了最大化地发挥其积极作用，必须采取有效的管理措施和策略。加强信息安全管理、定期备份数字化档案以及转变管理理念是提升档案数字化管理效率的关键。未来，随着技术的不断进步和管理理念的更新，档案数字化管理将更加完善，档案的利用效率也将得到进一步的提升。

参考文献

[1]刘斌,郭晓璞.全面贯彻党的二十大精神忠实践行“三个走向”聚力提升全市应急管理系统档案信息化水平[J].北京档案,2023(7):4-5.

[2]刘海.底稿审核与档案管理数字化建设探讨[J].中国注册会计师,2023(4):71-75.

[3]李成朋.推进数字化战略转型升级背景下的档案管理规范建设——以大型公立医院为例[J].档案管理,2023(5):108-109+112.