人事档案管理与隐私保护

摘要：人事档案管理，就是档案管理人员利用现代信息技术对现有的纸质人事档案进行数字化扫描与保管，并对其进行归档、检索与管理的过程，与此同时管理人员还负责对增量式个人电子档案进行数字化管理。与民众普遍认知的、对人事档案认识有很大区别，人事档案隐私保护管理并非简单的数字技术运用。现阶段在人事档案隐私管理过程中，因部分管理人员思维认识上存在局限，导致档案数据的安全性与隐私问题日益突出。

关键词：隐私保护；管理；人事档案

引言

数据安全和隐私保护不只是技术问题，其涉及到战略、法律、管理等各个方面。从战略层面上讲，企业或组织既要保证员工为其提供劳动价值，又要保护其个人信息和人事档案的安全和隐私，这是企业和组织持续健康发展的根本。在法律层面上，由于不同区域和地区在数据安全和隐私保护方面存在着差异，因此，企业或者组织必须以合规为导向，积极地调整自身战略来应对不断变化的政策和监管内容。从管理角度来看，每家企业单位必须有健全的数据安全和隐私保护管理制度，比如，档案数据最小化处理、权限控制、加密处理等都要在管理层次上加以规范和执行。在文化层面上，倘若企业管理层要构建、健全档案数据安全和隐私保护文化、提高员工对档案信息安全和隐私保护的认识，使每一位员工都能主动地参与到数据安全和隐私保护的实践中来，那么就要合理、合规运用档案管理保护个人隐私。随着互联网的快速发展，网络安全与隐私问题也在逐步发生着改变，因此企业和组织必须提高警觉对该方面进行早期预警，并适时地调整档案管理战略。

1、注重人事档案管理隐私保护的作用

1.1保护个人隐私权益

人事档案中包含了大量的个人隐私信息，如个人基本信息、教育背景、工作经历、家庭情况等。这些信息一旦泄露或被滥用，将对个人的生活、工作和安全造成严重影响。因此，加强人事档案管理的隐私保护，是维护个人隐私权益的必然要求。通过制定严格的隐私保护政策、加强技术防范措施、规范档案管理流程等措施，可以有效防止个人隐私信息被泄露或滥用，保障个人的合法隐私权益。

1.2促进信息资源合理利用

人事档案管理的主要目的是为组织和个人提供准确、完整的人事信息，以支持人力资源管理和决策。在保护个人隐私的前提下，合理利用人事档案信息可以为组织人力资源规划、招聘、培训、绩效考核等方面提供有力都支持。而且也可以帮助个人更好地了解自身职业状况和发展方向，制定更加合理的职业规划。因此，注重人事档案管理隐私保护，有助于促进信息资源的合理利用，实现人力资源的优化配置。企业管理层也应当格外注重员工人事档案隐私，对档案管理部门进行专款专拨且定期进行工作巡查，以避免员工信息资源发生泄露等情况。

1.3推动档案管理现代化

随着信息技术的不断发展，人事档案管理的手段和方法也在不断更新换代。注重人事档案管理的隐私保护需要管理人员借助先进的技术手段。例如数据加密、访问控制、身份认证等来提高档案管理的安全性和效率。这些技术的应用，不仅可以保护个人隐私信息不被泄露或滥用，还可以优化档案管理自动化和智能化水平，推动档案管理现代化进程。

1.4提升组织形象和信誉

在现代社会中，组织形象和信誉是单位、企业核心竞争力的重要组成部分。倘若单位企业在人事档案管理中存在隐私泄露或滥用等问题，将严重损害其形象和信誉，进而影响其商业合作和社会声誉。注重人事档案管理的隐私保护，有助于提升组织形象和信誉，增强其社会责任感和公信力。

2、人事档案管理隐私保护优化路径

2.1集中力量引进基础设施建设

要想提升人事档案隐私管理的效率与品质，就必须在企业中大力引进先进管理技术，并进行基础设施建设。其方法有：首先，引进人事档案管理体系，使之达到电子化、智能化的管理目的。这种系统应当具有数据采集、查询、报表生成等多种功能，并能实现多种语言的业务处理，实现跨区域协作。另外系统还必须具有较强的安全性和保密性，以保证人员档案资料的安全性。企业可以根据自身需要选用合适的商业应用系统，也可以自行研发个性化系统。第二是将云计算技术运用于人事档案管理，使其能够集中、快捷地存取。企业应该选择声誉好、安全性高的云计算服务商，把个人信息存放到云端。云计算可以有效地提升数据的存储与备份效率，减少硬件设备投入。与此要保证云计算服务商严格按照国家规定，保证用户信息安全。第三是将大数据与人工智能相结合以提高人才档案管理的辅助决策水平。通过大数据分析，可以更深层次地挖掘员工个人信息，挖掘出员工隐私潜在价值与风险。另外人工智能还可以帮助管理人员更好地行档案隐私管理，实现对无序数据的自动识别与整理以及智能化报表生成。这些技术对于改善企业人事管理、支撑企业发展具有重要的意义。最后则是建立有效的网络架构，保证人员档案在世界各地的管理和传送。公司需要投资于高速稳定的网络通讯设备以确保国家分行间的资料顺畅传送。另外还应该建立起一套针对网络错误的应急处置机制以能够对人员档案隐私进行持续得管理[1]。

2.2建立交流和训练跨文化档案管理机制

针对不同国家间的文化差异及交流障碍，企业应构建跨文化交流与训练机制，其方法应涵盖：一方面是成立跨文化交流委员会，统筹不同国家各部门之间的人员档案管理工作。该委员会由公司总部和分公司档案管理人员代表组成，并由不同文化交流专业人士组成。此外委员会还需要举行定期性的交流活动，探讨不同文化背景下的人员档案管理问题并提出相应的解决办法。另一方面是开展多语言人员记录管理培训，以保证各部门人员理解并遵循公司档案管理制度。培训资料要涵盖公司统一的人员档案管理标准和程序并符合国家有关规定。为便于职工更好地了解和掌握，应将培训资料翻译为其所属国家的正式语种。管理层还可通过跨文化沟通，增强每位员工对人事档案隐私管理工作的认识与尊重。公司也可以定期举办文化交流，例如举办国际文化节，跨文化传播讲座等来增强员工个人隐私保护意识。通过这种形式的培训可以帮助企业更好地理解各国文化特征、价值观念、加强跨文化交流技巧，从而更好地发挥人力资源隐私管理作用[2]。

2.3建立人事档案管理规范和程序

为迎接全球化挑战，企业档案管理人员必须建立一套全球性的、统一的人事档案管理规范与程序。该委员会成员应涵盖公司总部人事管理人员、国家分支机构代表和具有管理多国人事档案管理经验的专家。委员会必须定期开会以检讨其实施状况并针对不符合全球化环境的个人档案，适时作出修正。而且管理人员要对人员隐私记录进行分类，以便于各国、地区间人员隐私记录的统一入档。企业应依据员工职位、职级和工作场所，建立集成化档案隐私管理系统。另外还应制定国际统一的档案编码准则，以便于跨国、跨区域的人员档案信息查询与统计[3]。

结束语

人事隐私是与公共利益和集体利益相关联的，社会层面上，每位员工也不希望别人知晓自身私人信息，其中人事档案隐私管理是一项关系到个人隐私的事务，因此如何对人事档案隐私进行有效地保护，是一项值得各行各业档案管理部门重视的工作。

参考文献

[1]高珊. 数字化背景下提高事业单位干部人事档案管理水平的有效策略 [J]. 黑龙江档案, 2023, (05): 85-87.

[2]李科利,邓晴. 论人才流动多元化背景下人事档案的管理困境与区块链应对 [J]. 四川行政学院学报, 2021, (04): 35-43.

[3]张丽娜. 大数据时代高校人事档案信息化建设中的个人信息隐私权保护 [J]. 山西档案, 2018, (02): 70-72.