新时期强化公立医院内部审计档案管理的思考

摘要：随着医改深入和医疗信息化的迅速发展，公立医院面临着前所未有的管理挑战，其中内部审计档案管理与医院运营的合规性和效率息息相关，还影响着医院服务质量和医疗安全。内部审计档案管理存在着档案不全、管理滞后、信息化水平不高等问题，严重制约了医院管理和服务的提升。本文分析了公立医院内部审计档案管理存在的问题，探讨了在新时期下强化公立医院内部审计档案管理的策略，为公立医院内部审计档案管理提供系统的分析和实践指导。

关键词：公立医院；内部审计；档案管理；管理创新

在当前医疗环境中，随着政策调整和科技进步，公立医院内部审计作为监督和评价机制的核心部分，其档案管理的现代化、规范化程度直接关系到医院能否高效应对外部环境的变化，保障医疗活动的合法性和透明度。然而，因为传统管理模式的局限性和信息技术应用不足的问题，许多公立医院在内部审计档案管理上存在诸多不足，不仅影响到内部审计的实效性，也可能增加医疗风险。研究和改进公立医院内部审计档案管理，对于提升医院整体管理水平、保障医疗质量和患者安全具有重要意义。

1 公立医院内部审计档案管理存在的主要问题

公立医院内部审计档案管理面临诸多问题，首当其冲的是档案完整性问题，由于缺乏有效的管理策略和技术支持，许多重要文件无法得到妥善保存或者记录不全，导致审计时无法提供必要的证据。第二，在日常管理中，由于人手不足或者管理者专业能力不足，导致档案更新不及时，信息滞后，无法满足快速变化的医疗环境需求。第三，档案资料的保密性和安全性得不到保障，存在被非法访问或泄露的风险，这对医院的运营安全构成威胁。第四，在很多公立医院中，内部审计档案管理往往没有形成一套科学、规范的管理体系，缺乏明确的职责分工和操作规程。第五，审计人员的专业培训不足，缺乏必要的档案管理知识和技能，使得在处理复杂的医疗审计档案时显得力不从心。

2 新时期公立医院内部审计档案管理的机遇

科技进步尤其是信息技术的快速发展，为公立医院内部审计档案管理提供了有效的工具和方法。电子化管理系统的应用能够提高档案的整理效率，即时更新和快速检索信息，提升了档案管理的时效性和准确性。大数据和云计算技术的运用也为审计档案的分析和利用提供了新的可能，深入挖掘历史数据，可以全方位地预测和防控医疗风险，提升医院管理和服务的质量。随着医疗改革的深入推进，国家出台了多项政策和措施，不仅强调了提升医疗服务的透明度和可追溯性，也具体提到了加强内部审计和信息化建设的重要性[1]。公立医院可以依托这些政策优势，整合资源，推动内部审计档案管理体系的现代化升级。

3 强化公立医院内部审计档案管理的必要性

随着医疗服务需求的增加和医疗环境的复杂性提升，强化公立医院内部审计档案管理显得尤为必要。一方面，随着医疗行业监管的加强和公众对医疗质量及安全的高度关注，公立医院面临着越来越严格的外部审核和内部管理的需求。有效的审计档案管理能够保证医院内部管理的透明度，及时发现并纠正管理中的问题，避免医疗错误和合规风险，保护患者的权益。另一方面，在医疗市场竞争日益激烈的今天，优秀的内部管理不仅能够提升医院的运营效率，还能增强患者对医院的信任度和满意度[2]。随着医疗服务向数字化、智能化方向发展，高质量的审计档案管理体系能够为医院提供数据支持，促进医疗服务创新，提高医疗服务质量，满足患者的个性化需求。

4 强化公立医院内部审计档案管理的对策

4.1 完善管理制度

4.1.1 建立健全档案管理制度

公立医院要建立一套完善的档案管理制度，涵盖档案的收集、存储、处理、查询及销毁等全过程，应用规范性和系统性的方法提高档案管理的科学性和合规性。需要明确档案类型和分类标准，根据医疗审计的具体需求，将档案分为财务审计档案、医疗服务审计档案、行政运营审计档案等，每种类型的档案均应有明确的管理流程和标准。

制定有效的档案保管期限和安全措施也是档案管理制度中不可或缺的一部分。根据法律法规和医院实际需要，对不同类型的档案设定合理的保管期限，并采取物理和电子保护措施，防止档案被非法访问、篡改或丢失。例如，对于电子档案，可以设置权限管理、数据加密和定期备份等技术手段提升数据的安全性；对于纸质档案，应采取防潮、防火等物理保护措施，并保证档案存放环境的安全与稳定性。医院还需定期对档案管理制度进行评审和更新，适应医疗环境和技术发展的变化。建立反馈机制，收集管理过程中的问题和改进建议，及时调整管理策略，不断提升档案管理的质量和效率。

4.1.2 明确职责与权限

明确职责与权限是强化公立医院内部审计档案管理的重要环节，每位涉及档案管理的员工都应清楚自己的责任、权限和职责范围，提升档案管理的专业性，减少管理漏洞。医院需制定详细的职责说明书，明确档案管理人员的职责，如档案的采集、整理、输入、存储、查询、提供和销毁等，并规定相应的操作流程和质量标准。在职责分配上，应根据员工的专业能力和工作经验进行合理分工，每个环节都有专人负责，避免职责交叉或不明确带来的工作混乱。例如，可以设立专门的档案管理部门，负责日常的档案整理和保管工作，而将技术性更强的电子档案管理任务分配给信息技术部门。医院需要对档案的访问和操作权限进行严格控制，根据员工的工作需要和职责等级设置权限等级，避免未授权访问和潜在的信息安全风险。

4.2 提升信息化管理水平

4.2.1 引入先进的信息管理系统

公立医院内部审计档案管理的现代化离不开先进信息管理系统的支持。信息管理系统通常具备数据收集、存储、处理和查询等功能，能够快速分类、索引和检索档案，简化传统纸质档案管理的繁琐流程。信息管理系统还能够实时更新数据，保证档案信息的最新状态，满足医院内部审计的即时需求。

选择信息管理系统应考虑系统的稳定性、安全性以及用户友好性。选用国内外知名软件企业开发的成熟产品可以在很大程度上保证系统的质量和服务支持。可以根据医院的具体需求，定制符合特定功能的管理系统，更好地适应医院的运营特点[3]。系统引入后，医院应进行详细的测试，提高其在实际操作中的可行性和效果，保证与医院其他管理系统能够兼容。应用信息管理系统后，持续的技术支持和系统升级也非常重要，包括系统的日常维护、故障排除和技术咨询等，保持系统的先进性和适应性。

4.2.2 加强数据安全保护

加强数据安全保护不仅涉及技术层面的措施，也包括管理和制度层面的工作。技术保护措施包括数据加密、访问控制、网络安全防护和数据备份等。数据加密可以保证数据在传输和存储过程中的安全性，避免数据在未授权访问下的泄露。访问控制指经过授权的用户才能访问特定的数据，有效地减少内部数据泄露的风险。

网络安全防护措施是保护医院内部网络不受外部威胁的重要手段，包括防火墙、入侵检测系统和恶意软件防护等。这些措施可以有效防止外部攻击和减少潜在的安全风险。数据备份也是非常重要的一环，定期的数据备份可以防止数据因系统故障或其他意外情况而丢失，确保数据的完整性和可恢复性。

除了技术措施外，还应建立健全的数据安全管理制度，包括数据安全政策、员工培训和安全审计等。数据安全政策应明确数据保护的基本原则和操作规范，为员工提供明确的行为指南。定期的员工培训可以增强员工的安全意识和操作能力，减少因操作不当带来的安全风险。安全审计指定期检查和评估安全措施的执行情况，及时发现和解决安全问题，持续改进数据安全管理。

4.3 强化人员培训与素质提升

4.3.1 定期开展专业培训

公立医院应定期为内部审计人员开展专业培训，提升其专业能力和操作熟练度。专业培训的内容需要涵盖审计知识、法律法规、信息技术应用等多个方面，促使审计人员能够全面掌握内部审计档案管理的各项要求和技能。专业培训通常包括理论学习和实践操作两部分，理论学习使审计人员了解最新的审计标准和政策变动，实践操作帮助他们掌握具体的审计工具和技术。

医院还应引入外部专家和培训机构进行定期的培训指导，更新培训内容，引入新的思想和方法。例如，可以邀请信息系统的专业人员讲授最新的数据分析技术，或者请法律专家解读相关的医疗法规和合规要求。应定期组织培训活动，如每季度或每半年举办一次，审计人员才能够及时掌握最新的技术和信息[4]。培训效果的评估也非常重要，医院应采取考试、实际操作展示等方式检验培训成果，促使培训活动达到预期效果，真正提升审计人员的专业能力。

4.3.2 提升审计人员综合素质

提升审计人员的综合素质指增强其专业技能、沟通协调能力、判断分析能力和伦理道德观念。审计人员在进行档案管理和审计工作时，需要与医院的多个部门进行交流合作，良好的沟通协调能力可以提高工作效率，减少误解和冲突。判断分析能力关系到能否准确理解和处理复杂的数据信息，作出合理的审计判断。审计工作涉及医院内部敏感信息的处理，高标准的职业道德可以防止信息滥用和不当行为的发生。公立医院可以举办道德教育讲座、案例分析等形式，加强审计人员的道德教育和职业伦理指导，确保他们在工作中坚持诚信和公正。医院还应鼓励审计人员进行自我提升，如参加职业资格认证、学术研讨会或继续教育等活动。审计人员不仅可以提升自己的专业水平，还能扩大视野，更新观念，从而更好地适应医院管理的需求和挑战。医院应为审计人员提供必要的支持和资源，如资助参加外部培训和学术会议的费用，为其职业发展创造条件。

4.4 加强内部审计档案的分类与利用

4.4.1 完善档案分类标准

公立医院内部审计档案管理中，完善档案分类标准是提高管理效率和便于信息检索的重点内容。建立档案分类标准应基于档案的内容、用途和保密需求，符合法律法规的要求。首先，医院需要根据内部审计的具体需求，将档案分为财务档案、医疗档案、人事档案等多个大类。每个大类下再细分为更具体的小类，例如，财务档案可以细分为收支档案、合同档案和审计报告等。在分类的过程中，还需要考虑到档案的安全级别。不同安全级别的档案应采取不同的保密措施，保障敏感信息的安全[5]。分类标准应具有一定的灵活性，能够适应医院运营和管理变化的需求，及时更新和调整分类体系。为有效实施分类标准，医院还应定期对档案分类标准进行评审和修订，反映最新的管理需求和技术发展。医院建立一套清晰、科学的分类标准，可以使档案管理工作更加有序，提高工作效率，也便于内部审计和合规性检查，提高医院运营的透明度和公正性。

4.4.2 提高档案利用效率

提高档案利用效率是公立医院内部审计档案管理中提升工作效率和服务质量的重要方面。为实现这一目标，医院需要采取一系列措施，一是建立电子档案管理系统打造档案的数字化管理模式，能够快速检索和利用档案信息。电子管理系统可以大幅减少物理存储空间，提高数据检索的速度，从而提升档案利用的效率和便捷性。二是定期组织技术培训和操作指导，所有相关人员能够熟练地利用系统进行档案查询、更新和报告生成等工作。三是优化档案检索系统的界面和功能，例如，增加多条件搜索、快速预览和文件链接等功能，这些都可以进一步提升档案利用的效率。四是提高医院高层的重视程度。医院管理层应认识到高效的档案管理对提高医院运营效率和服务质量的重要性，需要从战略层面持续投入和优化档案管理系统，支持医院长期的发展目标。

5 结语

本文针对公立医院内部审计档案管理提出了一系列具体对策，从完善管理制度到提升信息化管理水平，再到强化人员培训与提升审计人员的综合素质，每一个措施都对增强医院内部审计档案管理的效率和安全性具有重要意义。公立医院内部审计档案管理工作人员应当深刻理解和掌握内部审计档案管理的重要性，完善管理措施，不断提升个人职业技能，提高档案管理的专业水平。医院管理层也需持续提供必要的资源和支持，落实档案管理制度。随着信息技术的不断进步和医疗管理理念的更新，公立医院内部审计档案管理将面临更多的发展机遇和挑战。医院应抓住机遇，不断探索和创新，适应新时代对高效、透明医疗服务的需求，为患者提供更优质的医疗服务。

参考文献：

[1]秦一力. 医院档案管理工匠技能型人才队伍建设初探 [J]. 临床医药实践, 2024, 33 (08): 634-636.

[2]王欣. 精细化管理在医院档案管理中的应用探讨 [J]. 兰台内外, 2024, (21): 60-62.

[3]刘宇航. 加强医院档案管理的实践与思考 [J]. 档案记忆, 2024, (07): 54-55.

[4]曲静,张永卿. 浅谈医院基建审计档案内部控制 [J]. 经济师, 2022, (11): 106-107.

[5]龚敏. 新时期强化公立医院内部审计档案管理的思考 [J]. 知识经济, 2020, (18): 7+12.