数字化信息在公立医院人事档案管理中的运用研究

【摘要】随着互联网+时代的到来，数字信息化成为优化各行业工作 的重要措施。公立医院作为行业的领军者，跟随时代发展升级优化管理刻不容缓。在医院内部人事档案管理是一项繁重的工作，将数字信息化运用该项工作中，能完善相关档案的调配与管理工作。本文研究数字化信息在公立医院人事管理中的运用，共分为三个部分展开。第一部分介绍了数字信息化运用于公立医院人事档案管理的重要性，第二部分探讨医院人事档案管理面临的挑战，第三部分则是提出数字信息化运用在公立医院人事管理的策略。期望本文能为医院管理相关从业人员提供参考性建议，促进医院管理水平提升，提高人事档案管理效率。

【关键词】数字信息化；公立医院；人事档案管理

我国人口基数大，医疗需求多，为满足人民日益增长的就医需求，国家不断提出医疗体系改革优化措施，现阶段我国公立医院基本已经实现新医改改革。公立医院承担着社会医疗需求的重担，所以随着就医需求的增长公立医院的建设规模不断扩增，医院内部医务人员增多。人事档案管理是指管理人员通过文字、图片以及视频等方式，客观、真实且全面地记录每位医务工作者的个人经历、人事变动等综合信息，并对这些信息进行编辑、保管、整合与统计，使得每一位医务工作者的人事信息有据可查。因为公立医院人事档案能够真实反映出医院内部医务人员个人参与社会活动的真实状况，所以其管理工作非常重要。人事档案信息需要定期更新、编辑整合，所以大型公立医院内人事档案管理任务量非常大[1]。数字信息化是指通过运用数字技术和信息化数据来优化某一工作流程或内容，可以提高其工作效率。将数字信息化运用于公立医院中能够改善传统人事档案管理中存在的不足之处，有利于医院内部信息化建设，提高信息化办公水平。但在数字信息化运用的过程中却也存在一定的挑战，需要优化运用对策。基于此，本文研究数字化信息在公立医院人事管理中的运用，现如下。

一、数字信息化运用于公立医院人事档案管理的重要性

（一）弥补传统人事档案信息管理的不足

之前公立医院运用传统档案人事管理模式，管理人员每日的工作量非常大，不利于人事档案信息保管[2]。公立医院规模大、部门多，所以人事档案信息会占据很大一部分空间，管理人员每日需要对这些档案信息进行整理、更新、编辑，在档案调配时查找难度大，容易出现丢失、损坏等问题。通过数字信息化，可以自动化处理档案信息的录入、分类、检索等流程，减少人工操作，从而显著提高工作效率。数字化信息将纸质档案转化为电子档案，大大节省了存储空间，使得医院可以更加高效地管理人事档案。数字化档案不易受到环境因素的影响，从而确保人事档案的长期保存。并且数字化信息支持关键词搜索、模糊查询等多种检索方式，使得档案信息检索变得快速、准确，节省了大量时间。

（二）有利于信息共享

将数字信息化运用于医院人事档案管理中有利于信息共享，能促进人事档案管理部门与其他部分之间的沟通，提升信息收集、整合效率[3]。数字化信息可以轻松地通过网络进行传输，使得不同部门、不同地点的工作人员都能够方便地访问和获取所需的人事档案信息。这种即时性和便捷性大大促进了信息的共享。并且数字信息化支持电脑、手机、平板等多种设备访问，工作人员能根据自己的需要选择适当的访问方式，随时随地进行档案信息查询，进一步促进了信息的共享。数字化信息可以将不同格式、不同来源的人事档案信息进行统一处理，转化为标准的数据格式，使得不同系统、不同软件之间的数据交换变得更加容易，进一步推动了信息的共享。

（三）提高信息安全性

公立医院人事档案信息收集这医院内部所有人员人事档案信息资料，调任、升职等均需要用到，一旦泄露或者丢失、破损，都会造成严重影响[4]。公立医院人事档案管理通过运用数字信息化，能够对人事档案信息进行加密处理，使用先进的加密算法，可以确保只有授权人员才能访问和修改档案信息，从而防止了未经授权的访问和篡改。通过对人事档案信息的访问和使用进行实时监控和记录，可以发现和应对潜在的安全威胁，及时发现并处理不当行为。并且，数字信息化支持权限管理和访问控制功能。通过设置不同的用户角色和权限级别，可以限制不同用户对人事档案信息的访问范围，确保只有合适的用户才能访问特定的档案信息。数字信息化还具有数据备份与恢复功能，能避免数据丢失与损坏。此外，数字信息化还可以结合物理安全措施，如限制进出档案存储区域、使用安全存储设备、加强网络安全等，确保人事档案信息在物理层面也得到充分保护。

二、公立医院人事档案管理面临挑战

（一）管理方式单一

管理方式关系到人事档案管理的工作内容与流程，这也是影响管理工作优化的关键因素，当前公立医院人事档案管理面临着管理方式单一的挑战[5]。管理方式单一、手段传统均会使得人事档案管理人员在信息收集、整理分析等工作中存在较大的局限，无法为工作提供保障。医疗体系改革带来的医院内部管理制度革新，但并未对人事档案管理制度优化和完善，致使其不符合数字信息化建设的需求，导致其运用效果不佳。部分大型公立医院，并未对人事档案进行分级处理，导致在需要查询、调用档案资料时非常不便，需要花费大量时间寻找档案，错拿与缺失等问题普遍存在。这些问题严重影响到医院管理水平，阻碍数字信息化的运用，不利于高质量管理与精细化管理活动的开展。

（二）信息更新速度慢

在传统的人事档案管理比较依赖于人工，这样的管理存在一定的弊端，在新医改与信息化的背景下，面临着信息更新速度慢的问题[6]。在公立医院人事档案管理领域，传统的档案管理模式长期占据主导地位。这种模式主要依赖于纸质文档，如个人简历、考核材料和任免文件等，进行档案的整理、分类、查询和借阅。然而，随着医院规模的不断扩大和人员数量的增加，传统档案管理模式的工作效率低下等问题逐渐显现。并且人事档案管理对信息收集的需求量高，如果没有相应的速度对其进行收集、整理，那么就会导致医院人事档案信息更新速度慢，难以达到相应的管理需求，继而影响医院管理决策，对医院人事调动的科学性造成干扰。

（三）人员素质有待提高

在没有运用数字信息化进行人事档案管理工作时，很多管理人员都并非专业人员，因此专业素质不高，信息化水平不足[7]。因此在实施数字信息化管理后相关工作人员，不能熟练地运用数字信息化工具，对档案信息进行高效管理。由于专业性不强所以这些工作人员对人事档案信息管理的重视度不足，无法对其进行深入研究，导致数字信息化人事档案管理的实效性不强。医院在进行数字信息化建设时，也并未针对医院工作人员信息化水平安排相应的针对性培训，致使人事档案管理工作质量难以提升，在运用信息化的过程中还潜在安全性风险。

三、数字信息化运用在公立医院人事档案管理的策略

（一）优化数字化档案系统功能与性能

数字化档案管理系统的优化，旨在提升管理效率，保障档案安全性，以及提供便捷、高效的人事管理支持[8]。首先，系统功能的完善是数字化档案管理的基石。针对医院人事档案管理的实际需求，需要不断拓展和深化数字化档案管理系统的各项功能。入人工智能、大数据等先进技术来提升数字化档案管理的效率和准确性。档案分类功能需要细化，确保各类档案能够按照既定规则有序存放，便于后续检索和查询。检索功能则需要高效、准确，支持多种检索方式，如关键字检索、条件组合检索等，以满足不同用户的检索需求。借阅和归还功能需要实现自动化管理，确保档案的借阅、归还过程规范、有序，减少人为错误。统计功能则需要提供全面的数据统计和分析，帮助管理者了解档案利用情况，为决策提供支持。其次，系统性能的提升是数字化档案管理的关键。数字化档案管理系统必须具备稳定性、安全性和易用性。稳定性是系统正常运行的基础，需要通过优化系统架构、加强硬件支持等方式提升系统稳定性，确保系统能够长时间、稳定运行。安全性则是档案管理的重中之重，我们需要加强数据加密、权限控制等措施，确保医院人事档案的安全性和完整性。易用性则要求系统界面简洁、操作便捷，降低用户的学习成本和使用门槛。最后，加强管理与系统维护。医院应建立完善的数字化档案管理流程和规范，确保档案的收集、整理、存储、利用等各个环节都有明确的要求和标准。建立完善的维护机制，定期对系统进行检查、修复漏洞和缺陷，确保系统的正常运行。

（二）加强与医疗信息化建设的融合与协同

想要数字信息化能在人事档案管理中顺利运用，就需要加强与医院医疗信息化建设的融合与协调，与内部其他信息化的融合与协调有助于医院整体信息化水平的提升[9]。信息共享是实现数字化档案管理与医疗信息化建设融合的关键所在。在数字化档案管理系统中，信息的实时共享和互通打破了部门之间的信息孤岛，使得医院内部各部门能够更加协同高效地工作。这种信息共享的实现依赖于档案管理系统与医院其他信息系统的有效对接。通过标准化、规范化的数据接口，各部门可以实时获取所需档案信息，从而提升工作效率，减少不必要的重复劳动。数字化档案管理具有高效、便捷的特点，但也需要对传统的档案管理流程进行重新审视和优化。通过减少不必要的环节和流程，使档案管理更加高效、精准。协同合作则是确保数字化档案管理与医疗信息化建设共同发展的基础。数字化档案管理部门需要与其他部门保持紧密的沟通与协作，形成合力，共同推进医院信息化建设和发展。这种协同合作不仅有助于充分发挥数字化档案管理的优势，还能够为医院整体发展注入新的动力。在协同合作过程中，各部门需要明确职责和分工，建立有效的沟通机制，共同应对和解决可能出现的问题。为实现数字化档案管理与医疗信息化建设的深度融合，医院还需要加强人才培养和技术创新通过培养一批既懂医疗又懂信息技术的复合型人才，为数字化档案管理提供有力的人才保障。

（三）提升档案管理人员数字化素养

在数字化档案管理优化策略中，档案管理人员的数字化素养成为至关重要的核心要素，医院必须采取切实有效的措施来加强档案管理人员的数字化技能培训[10]。首先，开展针对性的数字化技能培训至关重要。培训内容应涵盖数字化档案管理系统的基本操作，确保档案管理人员能够熟练掌握系统的各项功能。并加强数字化档案分类与编码，提升管理工作人员对档案进行分类和整理的能力，还可以通过组织专题讲座、研讨会等形式，向档案管理人员普及数字化档案管理的重要性和优势，使其更加积极地参与到数字化档案管理中来。为了激励档案管理人员不断提升数字化档案管理水平，建立数字化档案管理考核机制是必要的。将数字化档案管理纳入医院绩效考核体系，对档案管理人员进行数字化档案管理能力考核。这不仅能够客观评估他们的数字化档案管理水平，还能够激励他们不断学习和进步。

四、小结

数字信息化已经成为人事档案管理发展趋势，数字信息化技术的运用不仅能减轻人事档案管理的工作量，还能提高管理效率，提升医院整体信息化建设水平，具有积极意义。针对当前公立医院发展过程中人事档案管理面临的挑战，可以通过针对性强化措施改善，继而提升数字信息化运用水平。在未来数字信息化的运用过程中，还要做好网络安全防护，避免在使用的过程中出现信息泄露风险，提高医院信息安全性。

参考文献

[1]李成朋.推进数字化战略转型升级背景下的档案管理规范建设——以大型公立医院为例[J].档案管理,2023,38(5):108-109,112.

[2]吴梦彦,鲁昊伦,李珂.公立医院档案信息与数字化管理[J].中国卫生产业,2023,20(3):163-166.

[3]周晓玉.新医改形势下以干部人事档案信息化实现人力资源精细化管理[J].山西医药杂志,2019,48(7):878-879.

[4]王鹏飞,程妍.公立医院人事档案数字化存在问题及解决对策[J].文存阅刊,2020,7(51):12.

[5]邹军丽.浅议数字化信息技术应用在医院人事档案管理中的重要性[J].兰台内外,2023,40(20):28-30.

[6]李丽光子.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].中小企业管理与科技,2020,29(26):13-14.

[7]孙青.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].经济研究导刊,2019,15(10):196-197.

[8]叶肖凤,周晓磊.医院人事档案管理中数字化信息的应用及其有效性分析[J].中国初级卫生保健,2019,33(6):18-19,28.

[9]赵扬辉.论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].国际援助,2023,10(15):67-69.

[10]董海岩,付钊.浅议数字化信息技术应用在医院人事档案管理中的重要性[J].长江丛刊,2024,46(1):71-73.