新时期档案信息化建设的影响因素与对策

摘 要：档案既是一种重要的信息来源，又是一种重要的信息载体，是人们认识和理解一件事情的主要基础。随着新时期的发展，档案工作的方法也随之改变，更多地关注于改革。所以，建立档案管理的信息化是非常必要的。同时，对档案管理思想进行革新，使档案信息资源得到充分的利用。本文着重论述了信息化管理功能、存在的问题和改革的途径，供有关部门借鉴。

关键词：档案管理；信息化建设；影响因素

对档案进行信息化管理，既可以提高档案的利用效率，又可以保证其完整，充分发挥其利用价值。所以，在进行档案管理工作的时候，有关部门要认识到档案信息化的重要性，从而提升对档案管理信息化的认识，从制度、设备等多个角度，切实地进行信息化的建设，运用各种科学、合理的方法，提升档案信息化建设的质量和效率，使其在档案管理工作中的实用价值得到最大限度的发挥，从而促进档案管理工作的进一步发展，让它在有关部门的发展进程中发挥更大的作用。

1档案管理信息化建设面临的问题及创新方法

1.1面临的问题

(1)思想认识不足。随着信息技术的迅速发展与普及，我国的档案管理工作在一定程度上已经取得了一些成就；然而，由于受传统的文件管理方式的制约，目前我国高校图书馆工作中仍然存在着“为藏而藏”“重藏轻用”的思想。许多高校图书馆档案管理的工作人员，对于档案信息化建设的重要性、必要性和紧迫性都不能准确地理解，因此在档案信息化建设过程中，出现了懈怠、不配合等负面情绪，这已经成为制约我国档案信息化发展的主要障碍。

(2)基础设施建设不完善。我国的档案信息化建设才刚刚起步，在基础设施方面仍存在许多问题。尤其是在一些地区，由于基础设施的不健全，导致档案管理的信息化程度相对较低。在档案信息化建设中，对基础设施的要求更加严苛，不仅需要完善的硬件设施，还需要专门的档案管理软件。在一些地区，尤其是落后的农村地区，通信网络和电力供应等基础设施建设相对滞后，导致档案管理系统无法有效地运行。我国的档案信息化建设处于起步阶段，基础设施的不健全是制约发展的重要问题。在信息化建设中，除了需要完善的硬件设施外，还需要专门的档案管理软件来支持和促进档案的

数字化、存储、检索和共享。政府需要加大基础设施建设的投入，并与软件开发机构合作，推动档案信息化建设向更高水平迈进。。

(3)信息化、数字化标准不统一。在新的历史条件下，信息化对档案的管理提出了更高的要求。目前，我国的档案信息化建设水平存在差异较大、格式不统一、共享程度低等问题，已经无法满足新形势下对档案信息资源共享的需求。因此，迫切需要制定规范，提高档案信息化的标准化程度。随着社会的发展，文化的多元化以及信息化技术的迅猛发展，档案管理面临着越来越多的挑战和机遇。在数字化时代，传统的纸质档案已无法满足信息快速传递和共享的需求，需要更高效、更便捷的方法来管理和利用档案信息。不同地区和部门在信息化建设方面存在着差异，导致档案管理不够统一和规范。档案信息的格式不统一也给档案的整理、检索和利用带来了困难，影响了工作的效率和质量。由于信息共享平台的缺乏以及安全和保密的考虑，档案信息的共享程度较低，不利于各个部门之间的协同工作和资源共享。这种情况下，档案信息的利用和价值得不到最大化的发挥。因此，为了满足新形势下对档案信息资源共享的需求，需要加强档案管理的标准化工作。

(4)缺乏专业的复合型人才。随着我国档案信息化进程的不断推进，对专业人才的需求也越来越高。因为以往的档案管理大多是以手工管理为主，信息化程度不高，而对档案进行信息化管理，就需要管理者具有娴熟的信息化处理技能，能熟练地使用信息化设备及软件进行档案管理工作。另外，档案部门的工资一般都很低，有可能会有优秀的人才流失，这就造成了档案管理岗位上有很多年长的员工，他们长时间地整理着冗长而又繁杂的档案材料，对档案工作没有热情，工作效率也不高。这极大地制约了我国档案工作的信息化进程，也极大地制约了我国档案工作的发展。

1.2创新方法

(1)培养创新型档案管理团队。档案管理者是一名一线员工，必须要不断地增强自己的信息化意识，培养注重创新的思想，学习先进的信息技术，同时，档案管理职能部门也要加强与研究机构的协作，培养员工的综合素质，为企业输送高质量的档案管理者，并针对目前在档案管理信息化建设中遇到的各种问题，其中的培训既有管理思想的培训，也有技能的培训，也有专业的职业素质的培训，以此来适应新时代的信息化发展和创新的需求，提高档案管理者的工作能力和责任心。同时，也要加强对档案工作的培训，提高自己的业务素质，才能适应单位对信息工作的需要。

(2)制定完善的管理规范，建立健全的标准体系。随着科学技术的进步，社会的进步越来越快，管理体系也越来越体现出精细化的特点。档案管理同样要跟上时代的发展特点，主动地创造出一套适合于当代社会的档案管理体制，让它得到了社会和员工们的普遍认同，同时，它还强化了档案管理的标准化、科学化，为档案信息资源管理各个环节的无缝连接和全面发展创造了良好的环境。要有一套详细、完备的管理制度，既能约束员工的行为，又能使员工在做好档案工作时，做到一丝不苟、一丝不苟。

(3)借助信息技术建立数据管理系统。在档案信息化建设过程中，数据管理体系是一个不可或缺的环节，一个完善的数据管理体系可以保证档案信息数据的完整，为其本身的使用提供基本保证。所以，有关部门要运用信息技术，高效地构建数据管理系统，并按照档案的种类，将管理系统进行模块化划分，方便档案查询、录入工作的高效进行。此外，在建设档案资料管理系统的过程中，也要注重构建一个有效的搜寻引擎，以提升档案检索的效率。对于重复的文件，还应设置专用的浏览模块，促进档案管理者对重复的文件信息进行及时、高效的处理，以免影响到文件的检索管理。另外，在构建数据管理系统时，有关技术人员要注意系统的安全，可以为该管理系统设置一道防火墙，还可以将安全管理软件、杀毒软件等安装到电脑中，从而有效地抵抗网络病毒和黑客的入侵，从而更好地保护数据化档案信息资源的安全，避免其受到损害，从而使档案信息的高效利用受到一定的限制。

2档案管理信息化建设与档案管理的相关措施

2.1提高档案管理人员的技术水平

随着科技的飞速发展，档案管理方法也在逐步变革，给档案管理者提出了新的技术要求。过去，认真的工作态度是档案管理者的根本要求，对专业技能要求并不高，因为档案管理方法相对简单。然而，现在的档案管理需要档案管理员不仅具备良好的电脑操作技能，还要具有高度的服务意识。可以定期对他们进行培训，提高他们的专业技能，使他们熟悉并掌握新的档案管理技术和工具。此外，也需要定期进行思想教育，加强他们的服务意识。档案管理者应该能够理解并适应信息化档案管理的需求，能够积极与用户互动、提供优质的服务。提高档案管理者的技术水平和服务意识，对于档案信息化的推进和发展至关重要。只有拥有高度的服务意识，

并且具备适应信息化档案管理的技能和知识，才能够更好地应对信息化档案管理的挑战和变革。,随着科技的发展，档案管理方法也在逐步变革，对档案管理者提出了新的技术要求。除了认真的工作态度，档案管理员需要具备良好的电脑操作技能，并且要有高度的服务意识。为了满足这些要求，相关单位和企业应该对档案管理者的专业和素质给予足够的关注，定期进行培训和思想教育，提高他们的专业技能和服务意识。这样才能够促进档案信息化的推进和发展。

2.2提高对档案管理信息化建设的意识

档案管理信息技术具有如此巨大的优越性，必须大力推广。首先，要引起上级领导的高度重视，并对有关部门的负责人进行信息技术的培训。其次，要加强对档案工作人员的培训，并利用电脑网络搭建一个便于员工学习的平台。同时，要构建更加健全的宣传机制，积极推进档案管理的信息化，以确保信息工作的顺利开展。

2.3完善信息化建设的基础设施

档案信息网络系统和档案数字化设备是基础设施的重要组成部分。建立和健全系统和设备，可以实现信息的传输和共享，只有信息网络的发达和完善，才能让档案信息充分利用起来，促进其效益的进一步提高。在进行基础设施建设的过程中，需要对档案信息进行科学的运用，从而实现对档案的安全性进行管理。在基础设施的选用上，尽量采用国家品牌，这样可以方便以后的维修工作，也要保证设备拥有自主知识产权。档案部门需要在建立网络的基础上，对服务对象和范围进行分类，同时采用物理隔离的方式，在内部网和外部网两个系统之间建立起来，确保这两个系统可以各自独立地工作，互不干扰，从而增强档案信息系统的安全。另外，要加强对扫描仪和打印机等设备的监控，防止数据被盗。需要给档案信息系统配备相应的防病毒软件，同时还要制订相应的管理体制，规定了系统的操作和管理者要清楚自己的岗位职责，确保信息的安全性，从而推动档案信息化的工作。

2.4政府相关部门提高重视

档案管理的信息化发展需要引起各方关注，政府有关部门也应加强对此的关注，组织本领域员工进行学习与交流，提升他们的业务能力和专业素质。例如，组织了来自全国各地的员工参加的培训班，内容涵盖理论知识和实际操作两个部分。这样的培训活动有助于推动档案工作的信息化进程。政府和相关机构可以大力开展此类活动，为档案管理人员提供更多的学习机会，促进档案工作的信息化，推动档案管理水平的提升。

2.5提高档案信息的安全

现代科技的发展为档案管理工作提供了极大的方便，但也存在着巨大的安全风险。互联网上的信息不一定都是真的，应当加大对原始内容的保护力度。在工作中，有关人员要严格遵循保密原则，不得篡改资料、伪造资料等。只有增强保密意识，才能确保档案资料的真实性和安全性。

2.6建设合理科学的管理体系

随着科技的发展，档案工作也要与时俱进，不断地进行变革。档案管理要有比较权威的规范，员工要严格按照规定去做。建立科学的收集方法和分类方法，并根据不同类型的文件建立相应的监督体系。有关部门也应健全档案查询系统，提升服务品质与水准。为确保档案工作的顺利开展，必须建立一个科学的管理制度。

3推进档案管理信息化建设的相应对策

3.1提升档案管理信息化基础设施以及体系建设

在此基础上，提出了一种基于信息技术的新型电子政务服务平台。所以，要想加快档案管理信息化的步伐，就必须要强化档案管理的信息化设备，选择性能好、质量好、性价比高、安全可靠的硬件和软件。同时，要按照档案馆的建设规模和实际功能需要，选择和发展相应的软、硬件设施，创建一个对社会开放的档案管理平台，让档案信息资源共享，从而确保档案管理信息化的稳定发展。其次，要利用现代信息技术和多媒体技术，强化档案信息系统的建设，建立一个完整的档案信息系统。

3.2健全档案管理信息化管理制度、加强信息化安全管理

完善的档案管理信息化管理体系，是促进档案管理信息化建设的根本。要建立一套科学、合理、实用的管理体制，建立严密的奖惩机制，提高制度的权威性，还

要强化档案管理信息化的安全性管理，因为信息化的共享性，为了避免不法分子的恶意入侵，必须完善档案管理信息化的安全管理体系，提高有关人员的警惕性，确保档案管理信息化建设的安全和高效。

3.3加强档案管理信息化的标准体系建设

规范的建立，不仅仅是对档案资源的扫描、录入、统计和传递，而且要有规范的规范。所以，必须要制订相关的操作规范，建立一个标准，对档案管理信息化的所有操作实行统一的管理，并对扫描的清晰度，录入的格式，音频文件的格式，传输的方法等都有明确的技术标准，保证档案管理的规范化，提高工作效率和档案资源的利用率。

3.4提升对于档案管理信息化的认识、引进专业性人才队伍

要提高每个人对档案管理信息化的意识，就必须转变自己的工作观念，建立起一种积极向上的工作观念和现代的档案管理观念，同时还要对档案管理信息化进行相应的培训。与此同时，也要引入专业的人才，提高档案管理信息化建设队伍的综合素质，提高他们的业务能力、专业知识和相应的管理经验，同时，通过专业人才的培养，培养出一批复合型的人才，同时也对档案管理人员的专业素养、开拓创新的精神提出了更高的要求。

参考文献[

[1]孙丽华.新时期档案信息化建设的影响因素与对策[J.中国科技投资，2019(13):142.

[2]张国栋.档衆信息化建设的影响因素分析与对策研究[J.信息记录材料，2022(2):023.

[3]隋曼，新形势下档案信息化建设面临的问题及解决对策[J.休闲，2019(7):1.43