基层单位档案管理中数字化档案管理系统的应用思考

摘 要：数字化时代，数字化技术与精细化管理方式已逐步渗入到基层的生产、运营和管理工作中，并起到了无可替代的作用。档案工作在基层生产经营管理工作中占有举足轻重的地位。传统的档案管理方式，已很难满足当前单位内部的各种生产和经营活动。档案工作向数字化转变是历史发展的必然趋势。在这一背景下，文章着重对数字档案管理在基层工作中的运用作了较为详尽的剖析，为今后的工作提供了借鉴。

关键词：基层单位；档案管理；数字化档案管理系统

1基层事业单位档案信息化建设问题

1.1没有对数字化档案管理系统的应用引起足够的重视

虽然各个基层单位已经意识到数字化的优势，但是在投入、实施等方面还存在不少问题。首先，基层政府不愿意花大价钱引进数字设备和数字人才；其次，档案员对电子文件的使用还不够娴熟，仍然停留在人工处理阶段。另外，有些地方的设施还达不到需要的标准，由于场地的限制，设备往往和其它部门混杂在一起，导致某些涉及密的内容的保密性不够，很容易出现泄密的现象，存在着一定的安全风险。这就导致了在基层档案工作中，既不能很好地利用电子文件的优点，也不能很好地发挥其在基层档案工作中的作用。

1.2没有完善的数字化档案管理制度

电子文件管理是在传统的基础上拓展与延伸，它使过去的工作方法与要求发生了很大的变化，从而形成了一套与之相适应的档案管理系统。但是，由于多方面的因素，目前国内各大高校仅图书馆在其基础上建立起了一套完整的数字管理系统。首先，随着电子文档管理系统的推行，档案人员的工作任务也随之变化，因此，在实际工作中，档案人员往往无法准确把握自己的工作重点。其次，由于档案工作职责不明，对电子文档的管理权限没有明确，致使基层档案工作不能达到预期的效果。

1.3缺乏行之有效的数字化安全管理措施

在数字化档案管理体系中，网络信息技术的支持至关重要。档案信息的加工与传输必须经由网络进行，因此保证网络安全是至关重要的。数字化档案管理体系在实际应用中也需要严格的保密管理，包括加强档案管理员的保密意识并严格执行保密规定。然而，目前档案信息仍存在不合理的情况，同时也存在不同程度的泄密现象。这种情况对公司的运营和内部治理都产生了消极影响，因此需要进一步加强档案信息的保密意识和安全管理措施，以确保档案信息的安全性和合规性。

1.4缺乏高素质的数字化档案管理人才

电子文件管理体系的建立需要档案管理员具备较高的综合素质和良好的数字文化素养。然而，目前很多基层单位的档案管理员缺乏良好的数字文化素养，无法准确进行电子档案管理操作。基层管理者也未能充分关注档案管理员的数字化培训，只注重短期内设备使用技巧的培训，未能建立起完善的组织机构支持。缺乏高素质的档案管理员将影响电子文件管理体系的有效建立和运行，甚至可能导致操作差错和档案信息安全隐患。因此，基层单位应加强对档案管理者的数字化培训，提高其数字文化素养和电子档案管理能力，同时建立完善的组织机构和培训体系，确保基层档案管理工作的高效运转和信息安全。只有如此，才能更好地发挥档案管理优势，确保电子文件管理体系的顺利运行。

2基层单位档案数字化管理的实施要点

2.1数字化档案存储

文件的数字化是指在收集、传递、保存和使用过程中，对信息进行数字化处理的过程。在数字化进程中，必须确保收集到的文件资料的质量，并保证其真实、完整。在保存方法方面，不仅要从保存环境出发，而且要考虑到数字化对文件产生的冲击。在数字化进程中，可以采用不同的保存方法，根据不同类型的文件采取适当的储存方式。例如，对传统方式保存的文件宜采用CD-ROM进行保存；对电子文件，应采取硬盘、软盘等储存方法以确保数据备份和持久保存；对纸质文档，则可以采用“纸质文档+电子文档”相结合的存储模式，即纸质文档与数字化的电子文档相辅相成，以提高文件的持久保存和检索的便捷性。这样能够更好地保证文件信息的安全和完整性，确保数字化文件管理体系的稳定运行。

从档案利用的角度看，要搞好档案利用与服务，使档案信息资源充分共享，使其得到有效利用。在档案数字化进程中，由于信息存储介质、管理环境等方面的原因，都会对文件的内容造成一定的影响，因此，要针对不同的情况，采取相应的对策，以确保信息的真实与完整。在对传统载体的文件进行数字化的过程中，为了确保收集到的信息的质量和完整性，必须使用高品质、高容量、大容量的存储装置，并对收集到的信息进行分级存储。在对电子载体档案进行数字化时，必须使用低成本、低功耗和高性能的计算机。

2.2数字化档案检索

在数字化时代，传统的手工查询方法已经不能完全适应现代档案管理的需求。因此，档案管理员应充分发挥网上资源的优势，进行档案信息的数字化检索。,档案管理员可以利用网络搜集和整理相关的档案信息资源，构建一个完善的数字化档案数据库。这些数据库可以包括扫描文档、电子文档、元数据等内容，以便进行后续的检索和利用。通过使用关键词、分类、标签等方法，在网络平台上快速准确地检索到所需的档案信息，实现高效的数字化检索。使用专业的档案管理软件或系统，在数字化平台上进行档案信息的存储、管理和检索。这些系统可以提供多样化的检索功能和服务，如按时间、地点、主题等进行分类检索，以及全文检索等功能，方便档案管理员进行快速查找和使用。

在实现档案数字化管理的过程中，必须对纸质文件的信息进行充分的采集。对纸质文件要按文件的规定进行分类。在完成了纸质档案的整理工作后，要使用专门的软件对其进行扫描、去重、提取信息等处理，确保在数字化的同时，能够全面准确地提取出档案信息。根据各部门的具体情况与发展需求，建立一个能够满足各部门需求的数字化档案馆信息查询平台；本平台可分为数字化档案馆与电子档案馆两大部分，后者主要是对档案资料的归档与管理；而电子档案馆是对档案资料进行数字化和管理的机构。在此基础上，还应建立相关的业务平台，为广大客户提供全方位的资料查询。对不合格的电子档案资料应及时处置，以确保其资料的完整与真实。在对文件进行数字化处理时，应注重对其信息的真实性与完整性的重视，以防止因数据出错而造成的文件信息资料遗失。要做好电子文档的归档和管理工作，电子档案是以数码方式储存于电脑或其他装置内。在档案管理工作中，应将档案资料分门别类，按类别分类，以便于查找与利用。在此基础上，要加强对档案的保管和管理，防止因保管不当造成的资料遗失。

2.3数字化档案的利用

数字档案使用系统可以实现对纸质文件的数字化，并且可以检索、统计和分析它的内容，同时它还具备了传统纸质文档的多种功能，可以给使用者提供传统纸质文档没有的服务。利用数字化档案系统提供的各种服务功能，不仅可以在本地计算机上进行查询、打印、检索等操作，而且还可远程异地查询、打印各种案卷目录和全文。数字文件的使用涉及到检索与查询、共享与传递、修改与保存、数据分析与挖掘、文件的方便编辑等多个环节，在实践中可根据具体需要与技术需求，设计出更加科学、合理的利用方案。检索与查询：利用关键词检索、分类目录、时序线等多种检索与查询工具，能够迅速地查找到所需的文档，从而提高工作效率，减少差错。分享与传输层面：利用互联网、云服务等手段，使数字档案能够共享、传输。文档共享能有效地减少重复劳动、节约人力、节约资源。通过建立用户的授权与安全机制，保证用户的隐私与安全。在防篡改与保存上：通过文档签名、加密、电子凭证等手段，实现对档案信息的防篡改，保证了文档的完整性与可靠性。同时，还可以通过备份、存储和迁移等技术来保证文件的长期保存。

数据分析与挖掘：利用数据挖掘等技术，可以对数字化档案的数据进行分析，从中挖掘出隐藏在文件中的有用信息，并挖掘出其中所蕴含的商业与价值。

方便的文档编辑：在数字化文件中，可以采用多种文档编辑工具，通过0CR识别，进行文本的自动转换，同时还具备了智能的编辑功能，能够有效地提升文件处理的效率，降低工作人员的劳动强度。

2.4数字化档案保护

由于数字文件的数目越来越多，档案的数字化也变得日益重要，但由于计算机设备的不稳定，在信息系统的运行中出现了意外的损坏，计算机病毒，人为的破坏等，都会造成档案信息的损失，甚至是永久性的破坏。为了保证档案的安全性，首先要备份保存在电脑硬盘上：二要对已完成数字化加工的电子档案实行长时间保管；三是要加强对档案系统的备份和恢复技术的研究，以便在突发事件发生的时候能够快速地进行恢复；四是要利用互联网平台，强化电子文档的安全性和保密性。为了更好地为广大人民群众提供更多、更优质的档案信息服务，实现信息资源的共享。随着时代的进步，对数字档案工作的需求也越来越大，而作为一个基层单位，我们必须对其进行不断的探索与完善。

3加强基层单位档案管理的措施

3.1提高档案管理意识

做好档案工作需要得到广泛的支持和关注。首先，宜传主管部门和新闻单位的大力支持对于引起公众的关注至关重要。通过宜传和报道，可以增强公众对档案工作的认识和重视，特别是各级领导和相关人士的关注，以确保形成一个良好的档案工作环境。其次，档案主管部门和立档单位应紧密围绕中心工作来开展工作。他们应当善于抓住时机，与当地或单位的中心工作结合起来。可以借助馆藏档案和鲜活的使用案例，充分展示档案的宜传和教育功能。通过与中心工作的结合，可以提高档案工作的实效性和影响力，使更多人了解和支持档案工作。总之，做好档案工作需要广泛的支持和关注。通过宣传主管部门和新闻单位的支持以及与中心工作的紧密结合，可以提高公众对档案的认知、重视和参与，推动档案工作的发展和进步。

3.2转变基层单位档案管理的观念

基层单位要改变自己的档案管理理念，要加大宣传力度，让全体职工都知道档案管理工作的重要意义，个人在自己的岗位上的工作也是档案管理工作的一环，因此，档案管理不仅仅是一名管理员的工作。因此，基层单位要制订一套详尽的档案管理规程，把管理的具体内容融入到档案管理的考评中去，让所有员工都意识到，他们的日常工作对档案的评价是有很大的作用的，而且要实行档案管理责任制，各部门的档案数据要有专人来联系，这样才能避免出了问题没有人来负责。只有全体员工对档案工作的重视，才能营造一个良好的工作环境。

3.3建全档案管理机制，加强档案管理规范化

在新的形势下，建立健全的档案管理体制，推动档案工作规范化和规范化，是新时期基层档案工作发展的必然要求。比如，要建立一套有利于基层档案工作规范化的管理体制，完善档案管理制度。一方面，要在基层单位建立一个统一的工作规范，把档案管理工作落

实到每个人的头上，实现每个人都参与和维护。针对已建成的电子档案数字平台，应加速数字档案安全体系建设。为电子档案系统增加密码保护机制，信息防盗系统，系统登入验证等功能，以确保系统平台的安全性和可靠性。另一方面，要为基层单位的档案管理建设提供客观的条件保证，就必须要设立一笔专项的档案管理建设经费，把档案管理的建设经费落实到具体的项目上，以此来推动基层的档案管理工作的更新。

3.4运用信息技术加强档案管理

在信息化的背景下，档案管理信息的数字化已经成为了一种不可避免的趋势。将传统的、依赖于手工操作的管理方式转变成了一种新的管理方式。在此基础上，构建了一个基于信息技术的档案管理平台系统，让档案管理的规范化和标准化，为以后的信息资源的共享打下了坚实的基础。因此，基层单位要从各个职能部门的内部着手，将档案数据的采集、分析、整理和存储都进行智能化和现代化，通过内部的局域网将各个部门连接起来，建立一个信息化的管理平台。在此基础上，要增强档案管理的安全、可靠度，主动利用大数据、云计算等前沿技术，提升档案管理工作的质量与效率。

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