基层党校档案管理现存短板及标准化建设优化对策

摘要：基层党校是党员干部教育培训的主要阵地，基层党校档案管理的好坏直接影响教学科研质量以及干部培训的效果。目前基层党校档案管理存在着制度缺失、设施落后、人员素质低、信息化程度低等许多问题，导致档案资源不能充分发挥其价值。本文从标准化建设的角度出发，对基层党校档案管理存在的现实问题进行系统的分析，从完善制度体系、夯实基础设施、加强人才队伍建设、推进信息化转型四个方面提出优化对策，为基层党校档案管理规范化、标准化水平的提高提供一定的参考。

关键词：基层党校；档案管理；标准化建设；信息化；优化对策

引言

档案工作是党和国家各项事业的重要组成部分，是记载历史、传承经验、服务现实的基础性工作。基层党校是培训轮训基层党员干部的主渠道、主阵地，在日常教学、科研、行政管理中形成大量的有保存价值的档案资料，包括教学档案、科研档案、干部培训档案、文书档案、财务档案等。档案既是基层党校办学治校历程的原始记载，又是评判党校办学质量、办学水平的重要标准。但是，与新时代党校事业高质量发展需要相比，基层党校档案管理还存在较大差距，在标准化建设方面也存在许多需要解决的问题。如何弥补不足、推进标准化建设，已成为提升基层党校治理能力现代化水平的重要课题。

一、基层党校档案管理标准化建设的现实意义

（一）标准化建设是提升党校治理效能的必然要求

基层党校档案管理标准化建设，实质上就是将科学管理的理念和规范的操作流程融入档案工作的全过程，依靠形成统一的标准体系来保证档案的收集、整理、保管、利用等各个环节都有章可循、有据可依。建立标准的档案管理架构能够减少运行期间出现的随意性、不可预见因素，进而提高效率并改善管理品质。对基层党校来说，标准化建设可以使档案工作运行机制走向规范化、有序化，使档案管理由原来的依靠经验型、粗放型转变为科学型、精细型，进而为党校整体治理效能的提高提供有力支持^[1]。

（二）标准化建设是服务干部教育培训事业的重要保障

基层党校担负着大规模培训基层干部、提高干部能力素质的重任。教学档案、学员档案、科研档案等记载着丰富的教育培训信息，是提升教学质量、优化课程设置、跟踪干部成长轨迹的重要依据。推进档案管理标准化建设可以保证档案资料的系统性、完整性、可用性，使档案资源真正成为教学科研、领导决策的宝贵财富。在缺少统一标准的档案管理情况下，档案资料分散在各个地方，整理不规范，检索不方便，档案资源就无法发挥出应有的服务作用，党校干部教育培训事业也会因此而缺少重要的信息资源支撑。

（三）标准化建设是适应信息化时代发展的客观需要

伴随着信息技术的迅猛发展，档案管理也由原来的纸质化管理向数字化、智能化管理转变。标准化是信息化的前提和基础，没有标准化的数据格式、分类编码和著录规则，档案信息化建设就无从谈起。基层党校只有加快档案管理标准化建设，才能为后续信息化转型奠定坚实基础，在数字时代实现档案资源的高效管理与方便使用。同时，上级党校和档案行政管理部门对档案工作进行指导、检查和评价，也必须依靠统一的标准体系才能进行。

二、基层党校档案管理面临的现实短板

（一）制度规范层面：标准体系缺位与执行偏差并存

基层党校档案管理标准化建设存在的主要不足就是缺少制度规范。大多数基层党校还没有建立起一套完整的档案管理制度体系，既没有形成覆盖档案全生命周期的管理规范，也没有制定出符合自身办学特色的分类标准以及保管期限表。部分基层党校虽然参照上级文件制定了若干制度，但是往往照搬照抄，脱离本校实际工作，制度的针对性、可操作性不强。更明显的一点就是制度执行方面的偏差。档案收集不及时、整理不规范、移交不顺畅等问题比较普遍，归档率、完整率不能达到标准要求。一些基层党校对于档案管理的重视程度不高，把档案工作当作边缘事务，制度“挂在墙上、写在纸上”，没有真正落到实处，标准化管理成了无源之水、无本之木^[2]。

（二）基础设施层面：硬件条件薄弱制约规范管理

基础设施是档案管理标准化建设的物质支撑，基层党校在这一点上普遍存在欠缺。大多数基层党校没有独立的档案库房，档案与普通办公用房混用的现象时有发生，库房面积、承载能力、环境条件等不能达到档案保管保护的要求。防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等“九防”措施落实不到位，温湿度控制设备缺少或者老化，档案实体存在较大的安全隐患。大部分基层党校使用的档案装具是普通文件柜，缺少标准的密集架或档案柜，档案排列杂乱，存取困难。查阅利用场所和库房没有进行分区设置，不利于档案实体的安全管理。另外一些基层党校没有专门的整理工作场所，档案整理只能在办公桌上进行，工作条件差，不能保证整理的质量。

（三）人才队伍层面：专业素养不足与队伍结构失衡

人才是档案管理工作的重要因素，基层党校档案管理人才队伍建设情况不佳。首先就是专业素养普遍不足。基层党校档案管理工作大多由办公室行政人员或者其他岗位人员兼职，没有经过系统化的档案管理知识培训，缺乏相应的专业技术知识储备，对档案的分类、著录、保管保护等基本要求理解不到位。其次就是队伍结构严重失衡。专职档案管理人员数量很少，兼职人员频繁更换，“一人多岗”现象普遍存在，档案工作成为“副业”，时间、精力投入不足。在年龄结构方面，部分基层党校档案管理人员年纪较大，对新的知识、新的技术了解不足，跟不上时代的发展。再次就是培训培养机制的缺失。上级党校和档案部门组织的专业培训覆盖面小，基层党校内部缺少常态化的业务学习、技能提升机制，档案管理人员知识更新、专业成长没有有效的途径^[3]。

（四）信息化建设层面：技术应用滞后与数字鸿沟凸显

在信息化飞速发展的大背景下，基层党校档案管理信息化建设严重滞后，这是造成标准化建设滞后的又一障碍。一方面信息化基础设施匮乏。大多数基层党校还没有配备专业的档案管理软件系统，档案检索仍然依靠手工目录，效率低。扫描仪、数码相机等数字化加工设备缺乏或者配置不足，存量档案的数字化转换工作推进缓慢，数字档案资源的积累严重匮乏。另一方面是信息化标准规范的缺失。即使一些基层党校已经开始进行信息化的探索，但是由于缺少统一的数据标准、著录规则和交换格式，造成各个系统之间不能互通互联，形成信息孤岛。电子文件归档管理还没有形成规范化的轨道，电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性不能得到保证。与上级党校和综合档案馆信息化水平快速提高相比，基层党校资金投入、技术力量、硬件设施等各方面的差距越来越大，“数字鸿沟”问题越来越突出。

三、基层党校档案管理标准化建设的优化对策

（一）构建分层分类的档案管理制度标准体系

推进基层党校档案管理标准化建设的第一要务是创建一套适合基层实际、操作性强的制度标准体系。按照《中华人民共和国档案法》《党校工作条例》及相关行业标准要求，结合基层党校办学规模及档案工作实际状况，建立结构合理、内容完备的档案管理规章制度。从顶层设计上要制定档案工作综合管理办法，对档案工作组织领导、机构设置、岗位职责、经费保障等基本问题作出规定，确定档案工作在学校整体工作中应有的地位。从操作执行的角度看，要对教学档案、科研档案、学员档案、文书档案、财务档案等各类档案管理进行分类，确定各类档案的归档范围、保管期限、整理规范、移交程序等具体要求。就标准衔接而言，应当积极与上级党校档案工作要求以及地方档案行政管理部门的标准规范相衔接，保证上下贯通、左右协调，防止出现标准冲突、重复劳动的现象。制度的生命力在于执行，要建立健全制度执行监督考评机制，把档案工作纳入基层党校年度目标考核体系之中，定时对制度执行情况进行检查考评，促使制度由静态文本变成动态治理^[4]。

（二）夯实标准化档案管理的基础设施保障

基础设施是标准化建设的物质基础，基层党校要把档案基础设施建设纳入学校建设总体规划统筹推进。在库房建设上要按照《档案馆建筑设计规范》等标准要求设置专用档案库房，做到库房、查阅室、整理室、办公用房“四分开”，库房面积应满足目前档案存放和今后一定时期内增长的需求。在保管保护条件方面，要配备齐全的温湿度调节设备、消防器材、防盗门窗、防光窗帘等基本设备，有条件的基层党校可以安装自动灭火系统、恒温恒湿系统等智能化设备，保证档案库房温度、湿度处于规定范围内，切实做好“九防”。档案装具要统一配备符合国家标准的档案密集架或者五节柜，使档案排列整齐有序、标识清楚。功能分区要合理设置查阅利用区和整理加工区，实现档案利用和整理操作的物理隔离，保证档案实体在流转过程中安全。还要建立健全基础设施的定期检查与更新制度，对老化设备及时更换，新建设施验收合格后投入使用，保证各项设施长期稳定运转，给档案管理标准化工作提供强有力的物质保障。

（三）打造专业化档案管理人才队伍

人才队伍是标准化建设的有力保障，基层党校要采取多种方式来加强档案管理人才队伍建设。首先对岗位设置和人员配置进行优化。根据档案工作量及实际需要，合理核定专职档案管理人员的编制，明确岗位职责和工作要求，尽量做到专人专岗。对于规模小、确实没有专职人员的基层党校，要确定兼职人员档案工作职责的份额，保证档案工作不能被边缘化。其次加强专业培训和业务指导。应当建立常态化的培训机制，定期组织档案管理人员参加档案专业继续教育、业务技能培训、学术交流活动，重点加强档案标准化知识、规范化操作技能、信息化技术的培训。上级党校、档案行政管理部门要经常对基层党校业务开展现场帮教、案例示范、操作手册等指导工作，使基层档案管理人员真正掌握标准规范。再次健全激励保障机制。打通档案管理人员职业发展通道，把档案工作业绩纳入职称评审、岗位晋升评价体系，对档案标准化建设中作出突出贡献的人员进行表彰奖励，提高岗位吸引力和职业认同感，从根本上稳定队伍、激发活力^[5]。

（四）推进档案管理信息化与标准化协同发展

信息化同标准化互相促进，基层党校要秉持“标准先行、信息推动”的理念，促使二者共同发展。在顶层规划上要制定档案信息化建设专项规划，确定建设目标、实施途径和阶段任务，把信息化建设资金列入年度预算，分步推进基础设施配备和系统开发应用。系统建设上要使用符合国家档案管理标准要求的软件系统，保证系统具有数据规范采集、安全存储、高效检索、权限管理等功能，同时也要和上级党校以及当地综合档案馆的系统标准相衔接，为以后的数据交换、资源共享留出接口。就数字资源建设而言，应当先对利用率高、查考价值大的存量档案实施数字化加工，制订数字化操作规程和质量标准，保证数字副本清楚完整，同原件一一对应。电子文件管理要建立电子文件归档和电子档案管理制度，对电子文件的形成、流转、归档、保管等全过程进行管理，采用加密技术、数字签名、审计跟踪等方式保证电子档案的真实性、安全性。在服务利用上，要依靠信息化平台逐步实现档案目录检索网络化，在保证安全保密的基础上，给教学科研、行政管理提供更加便捷高效的档案信息服务，用信息化成果检验标准化建设的实际成效。

结语：基层党校档案管理标准化建设是一项系统工程，它牵涉制度规范的顶层设计，也牵涉基础设施的硬件支撑，更牵涉人才队伍和信息化建设的有力驱动。目前基层党校档案管理存在的不足有多方面的原因，如制度缺失、基础薄弱、人才缺乏、信息化滞后等，这些原因又互相影响、互相制约，共同阻碍着档案管理水平的提高。推进标准化建设要以问题为导向，以系统思维为指导，从制度标准体系创建、基础设施夯实、人才队伍培育、信息化协同发展四个方面共同推进，形成相互促进的良好循环。只有这样，才能促使基层党校档案管理由粗放式向标准化、由传统式向现代化发生根本性改变，让档案资源真正成为服务基层党校事业高质量发展的有力支撑，为新时代干部教育培训工作赋予可靠的资讯支撑。

参考文献：

[1]赵欣怡.基层党校档案管理工作提升的思考[J].办公室业务,2025,(21):81-83.

[2]宋亚莉.基层党校档案服务工作的优化路径探析[J].黑龙江档案,2025,(4):239-241.

[3]宋亚莉.新时代党校档案数字化管理措施研究[J].兰台世界,2025,(4):56-57+61.

[4]刘淑华.关于基层党校档案信息化建设问题的思考[J].时代报告,2018,(10):192.

[5]陈阳.面向知识管理的党校档案管理创新发展[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2018,(4):91-92.