基于大数据背景下民政档案管理工作创新策略分析

摘要：民政档案是整个国家档案资源体系的重要组成部分之一，其中记录着涉及低保、婚姻登记、儿童福利以及社会组织管理等各类民政事务的全部过程。这些过程都是与人们生活息息相关的社会事务，也反映了政府对百姓生活的重视和关怀。民政工作主要包括三部分：基本民生保障、社会治理及社会服务，覆盖了人的生老病死全过程，服务对象多而且关系复杂，因而也可看作是人本位的服务系统。“金民工程”等重大信息化项目落地见效，“互联网+民政服务”深入推进，数据应用效益显著提升。

关键词：大数据；民政文献；信息资源管理；信息化建设；协同共建。

一、引言

大数据时代下，为民政档案管理的发展提供了前所未有的机遇。民政部指出，我们要加强建设民政大数据资源体系，深化推进民政数据资源整合共享工作，提升民政数据资源管理水平及加快拓展民政数据资源应用广度和深度。到2026年，民政部发布《关于进一步促进民政科技创新发展的指导意见》指出：其中提出至2030年的目标是要完成一批关键核心技术的研发应用，尤其强调基于大数据、人工智能等新技术手段，全面向民政各业务部门渗透融合，并提供数据驱动、技术驱动、平台支撑的服务能力，建设大数据平台，聚焦 “数、算、法” 三个要素，强化数据归集整合、开放共享、分析挖掘的一体化基础服务功能。同时，在2025年国家档案局也发布了《关于推进人工智能在档案行业应用的意见》，明确指出档案行业人工智能应用体系框架，提出要加强档案数据质量管控，有序推进档案数据标准化建设，稳步推进档案著录工作，积极开展数据标注实践。

二、大数据赋能民政档案管理的理论逻辑

（一）大数据与民政档案的内在契合性

大数据的特点是体量大、类型多、增长速度快以及高密度的价值信息，这些特点恰好能与之形成高度契合的大数据内核的特性。民政档案按照工作领域划分有救灾、婚姻登记、养老服务、未成年人救助保护、社会组织管理、殡葬服务等诸多门类，形成了复杂的数据网状结构。上述资料中包含了身份证号码、财产信息、婚姻情况、子女信息、学历层次等多种个人敏感信息并具有天然关联关系。因为民政数据“千姿百态而神形皆同”，民政大数据的核心特征是数据类型多、人群覆盖面广、相关性高，故可通过深入挖掘民政数据价值发现潜力。

基于大数据技术的民政档案管理模式，核心思想就是将长期存在的行业壁垒以及部门壁垒打破，在经过采集、整合、清洗、分析以及可视化之后，使得原本分布在不同系统中的信息孤岛变成了一个单独的数据池；该过程可以实现对档案资料进行快速查询和精准定位，并且还可以利用相关性以及智能搜索找到潜在的关系及动态规律，在一定程度上将档案信息资源的作用发挥出来，使其能够在决策、民生、民计等方面发挥作用^[1]。

（二）大数据驱动下的民政档案管理演进趋势

在大数据技术下，民政档案管理工作也将发生质的变化：传统模式是以纸质载体为对象进行保管、合规存放，侧重“存”；而大数据背景下的档案管理模式则强调兼顾“存”“用”“挖”，将档案信息作为管理手段和服务方式创新的重要依据。从技术角度看，人工登记、机械检索被数据驱动的自动化处理与智能化分析取代，应用诸如人工智能、深度学习等新技术手段可实现档案分类、情报提取、知识挖掘等方面的飞跃；从服务角度而言，“被动查询、单次利用”的传统服务方式被“主动推送、智能推荐”的新型服务形态取代，档案部门可以利用大数据对客户需求及需求场景进行预测，实现 “政府找民，数据引路”。因此，民政档案工作应从各方面入手，确定归档范围，制定健全的归档机制，让档案真正服务于民政工作的“最后一公里”^[2]。

三、当前民政档案管理面临的核心困境

（一）数据孤岛现象突出，信息共享机制不畅

数据孤岛是影响民政业务办理效率提升的一大障碍，由于民政服务各领域起步时间不一，不同部门主导了信息建设发展过程，从而造成了系统种类繁多，彼此间的数据架构、关联标准和技术体系差异明显。传统模式下的民政服务比如婚姻登记管理系统、社会救助信息系统以及社会养老服务信息系统各自为政，在各自的系统内部进行信息流转，各系统之间的协同工作难度很大；当群众申请涉及多部门办理业务的时候，就需要到各部门重复提交相同材料，给群众造成很大的麻烦，同时造成了资源浪费。另外，区域信息化程度不同，技术标准不统一，容易导致信息传输过程中的丢失或者格式错误等情况，影响到信息的准确性和完整性^[3]。

（二）数字化水平参差不齐，数据质量亟待提升

从全国来看，不同省份的地方政府实施民政档案数字化工作的力度以及成效差异较大，在东部发达地区的一些地方，已经将诸如结婚证、最低生活保障金申请表等相关证明材料进行了电子化归档；但在中部乃至西部一些地区仍以纸质版为主的管理模式为主导，没有进行数字化归档工作。虽然在部分地区已经实现了数字化，但是数据的质量却参差不齐，一些早年的婚姻档案并没有记录下身份证号信息，还有一些名字填写有误或者出生日期并未进行细致登记，这些都是影响到档案资源高效利用的因素。安徽曾经就出现过不同部门间的数据分散存储以及标准各异的问题，造成数百亿基础数据难以形成合力；因质量不高，导致检索精度不够，研判不准，影响档案信息深度开发和价值挖掘利用^[4]。

（三）数据安全与隐私保护面临挑战

民政档案中涉及大量个人隐私的内容，如健康状况、婚姻家庭、财产状况等敏感性信息，是民政档案的核心内容。在大数据时代背景下，在民政档案生命周期内进行收集、传输、存储、分析以及共享的过程中面临的风险也在增加，一旦发生泄密事件不仅对公民带来直接危害，这还将严重影响对民政机构的信心。因此，在保护数据安全及隐私的前提下促进数据开放共享成为民政资料管理的第一要务。这一困境导致了各参与主体在数据安全方面的顾虑：害怕因数据共享而引起数据的安全风险或者泄露了自己的私人信息，同时因为缺乏明确指引应共享哪些类型数据及如何共享，导致他们行动起来顾虑重重。要推进数据共享进程，在制度上明确共享边界并借助技术提升安全保障是当务之急^[5]。

（四）档案管理人员数字素养与复合型人才不足

在大数据背景下，对档案管理人员提出了不同的知识素质能力以及品德等方面的需求，原有的教学模式以学习档案学历史类相关知识为主，并不能满足数字化转型下的工作需求，所以，在具备传统档案管理技能的基础上，档案管理者还应该学会利用计算机进行信息处理。同时应掌握数据分析、信息安全以及信息技术方面的专业知识。当前大部分地方政府部门缺少兼具档案管理知识和大数据分析技能的复合人才，这成为制约档案管理实现数字化的重要因素之一。

四、大数据赋能民政档案管理创新策略

（一）推进数据资源体系建设，夯实数字化底座

数据是“活水”，“第一公里”则是民政档案管理信息化第一步——打造民政数据资源库。为此，我们要参与民政部数据资源库建设，着力完善救灾、养老服务、未成年人保护等方面的基础数据库，并且将其与其他部门的信息相互关联，例如警察局、劳动和社会福利部、医疗保险公司。具体可从三个方面着手实现：一是标准化。明确统一的数据标准、数据接口规范、元数据管理规范，确保数据的真实、准确完整。第二，实施历史资料的信息化改造工程。对涉及婚姻关系证明、低保申请材料、特殊困难人员资料等重要的民生类历史纸质档案进行系统梳理并编制索引，实现向可检索、可查阅方向转化。建立动态化管理机制确保信息的时效性。建立常态化数据更新制度，确保数据资源库与经营系统同步运行，保证文件资料的时效性、准确性以及可用性水平，形成民政领域一张图，包含所有经营活动信息以及区域化地理信息，并作为制定精准政策的数据依据。

（二）深化档案数据智慧化治理，释放数据要素价值

“存”的只是一方面，档案数据真正的价值在于运用。“存”之后如何运用智能手段激活档案数据是关键所在，在推进民政档案管理现代化中具有十分重要的意义。用人工智能技术和大数据技术深度处理和分析档案数据。如浙江绍兴市档案馆采用 OCR + NLP、人脸识别、多源信息抽取等技术手段补全原档缺失的家庭成员、照片等内容，扩充档案数据字段，并从中挖掘出297万余个实体对象，构建关联关系635万余对，此外还实现了10万家庭的人口智能关联入库。利用知识图谱构建民政档案知识体系，实现档案信息可视化展示以及相互关系表达。绍兴市档案馆为每个人生成一个由姓名、身份证号、出生年月日、家庭关系等多种属性构成的唯一 “电子指纹 ID”，利用特征比对算法和阈值智能动态关联人证信息及其档案资源，提供 “人物档案名片” 和 “人物电子档案袋” 数据应用产品。除此之外，他们还将民政档案的历史性信息进行大数据分析，以便捕捉到社会生活需求变化模式以及其潜在的软肋，并将其作为制定政策的信息依据，从而推动民政档案从“静态资料库”向“动态智慧源”的转变。

（三）构建跨部门协同共享机制，打破信息壁垒

打通各部门间的信息壁垒是实现民政服务“一站式”“一次办成”的关键所在，在一个高位统筹下建立跨部门信息共享标准体系，明确信息共享范围、方式、职责边界等内容。上海市搭建全市统一的一站式服务大厅，将各区碎片化文件资料集中到中心数据库进行统一管控，简化了办理跨区民政事务流程。杭州市人生重要事务一卡通平台利用大数据技术将民政、卫健、教育等部门信息及业务流程进行协同运作，系统能自动更新相关数据而不必再次给出文件。依托山东省数字化政务服务大厅，连接12家部门单位，建设覆盖全省的“居民身后一件事”联办专窗，“打破各业务部门之间的信息壁垒”，实现“一网受理”。京津冀三地档案局馆合作研发全国首个“跨省通办”的数据汇聚便民档案利用平台，集中了第一批超过九百四十万对结婚登记档案，让这三地居民都能轻松快速地到对方图书馆查档并异地领证。这些事例都在说明这样一个道理：只有制度上和技术上共同构建统一标准、安全可信、高效便捷的跨部门信息共享平台，我们才能打破这种信息壁垒，让数据更好地流通起来，降低民众的需求压力。

（四）强化网络安全与数据保障，筑牢安全防线

面对海量信息时代，我们不能忽略对信息安全的关注程度。我们要构建起集“人防、物防、技防”三位一体的档案信息安全防范体系。首先，在管理机制上，完善档案保密管理制度，规范档案秘密级别及使用范围，同时建立自采集至销毁全过程的数据信息安全管理制度，在共享过程中使用脱敏处理、隐私保护等方式保护个人隐私信息不被滥用，采用高安全性数据加密机制、身份认证技术和权限控制技术，做到“三不管，三追责”。的责任。同时建立良好的网络信息安全监测预警及应急响应机制，定期对系统安全性进行测评和渗透测试，重点关注信息泄露、篡改、丢失等风险。最后，我们要加强档案安全事故隐患检查监督工作，完善应急预案措施，开展应急演练活动，提高防范化解风险能力。

五、结论与展望

大数据技术的蓬勃发展，为破解长期困扰民政档案管理的数据孤岛、服务低效等难题提供了历史性机遇，也带来了数据治理能力、信息安全和人才结构等方面的系统性挑战。展望未来，随着国家大数据战略和“人工智能+”行动的深入推进，民政档案管理将在三个方向上实现更大突破。一是智慧化服务更加精准主动。基于用户画像、智能推荐和需求预测技术的档案服务平台将逐渐成熟，在政策精准推送、智能查询、自动审核等方面形成多元业务场景。二是跨区域协同更加高效顺畅。以京津冀民生档案共享利用平台为代表的跨省域档案资源共享将进一步向纵深推广，实现更大范围内的民生档案“一网通查、异地办理”。三是档案数据要素价值充分释放。档案数据与电力数据、手机信令数据等公共数据的融合应用，将使档案赋能低收入人口分析、社会风险预警、政策模拟评估等治理场景的精准度和前瞻性大幅提升。大数据正在让民呼我应的承诺变成“无声处”的高效服务，数字化的民政档案终将成为推进国家治理体系和治理能力现代化的重要支撑。

参考文献

[1]张颜梅. 数字化背景下大学生双创教育档案服务模式创新研究[J].山西档案,2024,(05):159-161.

[2]张岩,丛日丽. 基于信息化技术的档案智能管理策略分析[J].赤峰学院学报(自然科学版),2024,40(04):74-76..

[3]郑若楠. 石油石化企业科技档案管理模式优化创新[J].现代企业文化,2024,(03):19-21.

[4]吴金燕,姜素兰,房小可. 近十年我国档案数据化相关研究综述[J].兰台世界,2023,(02):59-61+64.

[5]杨智勇,谢雨欣,蒙兆仪. “十四五”时期我国档案事业发展主要任务解析与未来展望—基于省级“十四五”档案事业发展规划文本分析[J].档案学研究,2022,(05):20-27.