探讨档案信息化建设的难点问题与对策

摘要：本文对工程档案信息化建设的意义进行了分析，根据工程档案信息化建设工作现存的问题提出了相应的措施，望为工程档案信息化建设工作提供参考和借鉴意义。

关键词：工程档案；信息化建设；难点问题；对策分析

随着科学技术的不断发展和社会经济水平的提升，城市建设工程档案的管理也得到了相关部门的重视。在这种情况下，大量的工程资料以档案的形式呈现，如何突破传统的工程档案管理模式，工程档案的信息化建设已经成为了一个亟待解决的问题。

1工程档案的具体内容

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等，简称工程文件。根据文件特性现将以上文件大致分为以下三类文件：

1.1综合文件

综合文件指的是在工程建设过程中所涉及到的工程开工前的准备阶段文件，立项、批复文件，用地、勘察、设计文件，招投标文件等方面形成的文件。具体包括工程开工前办理项目批复、项目建议书、项目立项等工程前期手续文件，工程审批项目各类勘察报告，设计图纸、设计方案等审查意见文件，签订的工程合同、招投标文件、工程预算材料等；工程建设工作开工前准备工程施工过程中的质量计划文件，开工报告、竣工报告；工程建设过程中的事故记录、事故报告和重大工程事故发生时相关责任人的记录和登记报告等；建设工程竣工验收的竣工决算报表以及审计报告等文件资料；还包括与工程有关的影像文件，工程开工前原貌、施工阶段、竣工新貌以及重大工程建设过程的影像等电子文件，都属于综合文件资料范畴。

1.2安装文件

安装文件资料指的是在工程建设期间各种机械设备的安装，水、电、燃气管道线路的安装等文件。具体包括在施工过程中进行定位测量、工程沉降位移数据测量及观测记录、工程测量的成果性文件、承建单位工程综合分析资料评估表、施工各环节的质量验收合格证明、工程材料使用汇总报表及材料的质量证明单和相关测试报告，以及购置的各种设备的预制构件明细表、机械设备的合格证明和使用说明、实验报告等等。

1.3工程竣工验收文件

工程竣工验收文件资料指的是在工程的竣工验收活动中形成的文件资料。具体包括竣工图纸、工程竣工验收与备案文件，责任单位对建设工程项目进行评价、评估报告，评价、评估意见报告，建设单位、施工单位竣工报告，建设工程验收证书等；单位(子单位) 工程质量竣工验收记录、单位(子单位) 工程质量控制资料核查记录、单位(子单位) 工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录等；规划、消防、人防、环保等相关部门出具认可或准许使用的文件等等。所有竣工工程在竣工决算过程中都应对验收的施工内容的质量情况以文件形式呈现并进行保存^[1]。

2工程档案信息化建设的意义

工程档案是针对工程施工建设全过程工作中所进行的真实记录，从工程立项开始对文件档案的记录，并贯穿工程勘察、工程设计、招投标、原材料及设备采购、现场施工、质量监理以及最终工程竣工验收等多个环节，涉及工程全过程的珍贵的信息资源，如果在工程使用过程中出现了质量问题或者安全问题，可以通过工程档案的记录查询找到问题所在，并将责任落实到相关个人或集体，在第一时间找出解决办法，为日后其他工程的建设留下宝贵的经验。但是由于纸质档案保存具有一定的困难，所以为了能够妥善保存工程档案，并提高工程档案的利用效率和使用质量，必须凭借现代化的信息技术手段，构建数字档案馆（室），将工程建设过程中产生的信息档案都录入到数字档案馆（室）中，通过将文字信息、数据、影像制品数字化，来达到改善工程档案保存条件，提高工程档案保存和利用质量的目的。将工程档案录入数字档案馆（室），不但能够实现所有档案的在线上传和下载，而且能够通过在线查询和管理完成日常档案调取和阅读工作，既能够避免纸质档案在长期的保存过程中出现纸张发黄、毁损、丢页缺页的情况出现，又能有效地减轻档案管理工作人员的精力投入和劳动强度，减少人工作业在档案保存管理工作中可能出现的失误，极大程度上提高了工程档案管理的工作效率和工作质量^[2]。

3工程档案信息化建设过程中的难点问题

3.1档案信息化建设意识淡薄

工程建设除了地基、材料、施工等基础建设方面，还涉及安全检查、人员调度、应急管理以及机械设备日常维修养护、责任落实等一系列繁杂的管理运营制度，工程档案管理就是这项制度中的重要一环。但是受到传统思维的影响，很多工程承建单位在开展工作时还是习惯使用以纸质档案为主的档案管理模式，对于档案的信息化建设意识十分淡薄，主要表现在对于档案信息化标准的规章制度制定十分不健全，并且缺乏配套的信息化录入、管理设施，企业信息化总体水平比较低等等。由于对于工程档案信息化建设的认识和重视程度严重不足，导致工程档案信息化建设工作长期处于发展的瓶颈期。

3.2档案信息化建设人才匮乏

工程档案信息化建设所需的人才是复合型人才，不但需要具备建设工程等方面的知识与能力，还需要对档案管理的专业业务知识、信息知识有一定的了解，甚至还需要掌握一定的信息化技术以及手段，才能够圆满地完成档案信息化建设相关的工作。但是就目前的情况而言，在我国工程建设一线进行档案管理工作的工作人员普遍综合素质较低，年龄偏大，知识结构不够丰富，大多只能完成日常的档案保存与看护等工作，对信息化建设的理解程度不高，更是难以参与到工程档案信息化建设与管理的工作中来，虽然有一些企业在工程档案信息化建设方面已经取得了一些进展，但是由于专业人员的匮乏，工作的主要内容还停留在将一些纸质档案以及影像资料转换为数字档案，并进行扫描入库，总体来说并没有实实在在体验到档案信息化建设带来的快捷、便利，甚至还由于工作人员专业水平和能力的不足，导致档案资料录入的准确性和规范性大打折扣，严重影响到了工程档案信息化建设的进程^[4]。

3.3信息化建设关键环节薄弱

在重大工程建设中，必须加强对关键环节和核心枢纽环节建设的把握。在工程建设过程中应该在第一时间将工程建设关键环节以及核心枢纽部分的核心建设通过影像制品的方式进行拍摄记录，以便在后期进行工程检修和维护的过程中，能够根据当时的影像数据对隐蔽工程的构造及其具体位置进行分析，从而提高工程质量。拍摄记录部分保存着工程建设关键环节以及核心枢纽部分的核心建设的关键材料，也是工程档案信息化建设过程中的薄弱环节，因为长期以来在工程项目建设结束之后，普遍关注工程结束后的外形、性能、质量评估等标准，忽略了影像档案资料的重要性，现档案管理工作中管理的也主要停留在各种纸质档案和数字化扫描形成的电子档案，对影像档案资料的储存和管理缺乏一个完整、科学的体系，导致工程档案信息化建设出现了资料收集不完整、体系不健全的问题。

3.4档案信息化建设数据库滞后

数据库是进行工程档案信息化管理的前提和关键。多数建筑设单位在进行工程档案信息化推进工作时都会建设属于本单位的档案信息数据库，但是在建立数据库的过程中，经常会遇到数据得不到及时补充或者数据丢失、损毁等问题，无论是档案内容还是档案格式都会受到很大的影响，而且由于统一档案管理系统集成平台建设的缺乏，各档案库之间难以形成有机的联系和相互促进，甚至出现了“孤岛效应”，无不影响着工程档案信息化的建设^[5]。

4工程档案信息化建设应对策略

4.1提高工程档案信息化建设意识

提升工程档案信息化建设水平，首先要提高工程档案信息化建设意识，营造浓厚的信息化建设氛围。比如通过不定期组织参加各种档案展览，有意识地进行形式多样的档案信息化建设宣传，进一步渲染工程档案信息化建设工作氛围，提高工程建设单位信息化建设的意识。使其充分明确档案信息化建设在当今时代的意义及其重要性，从而提高企业对档案信息化建设的重视程度，自上而下的提高工程档案信息化建设水平^[6]。

4.2建设工程档案信息化工作人才队伍

档案信息化建设是专业性和技术性很强的工作，在建设过程中，不但需要具备建设工程等方面的知识与能力，还需要对档案管理的专业业务知识、信息知识有一定的了解，甚至还需要掌握一定的信息化技术以及手段，加强工程档案信息化工作人才队伍的建设主要可以从以下二个方面入手。一是通过引进专业人才，将工程档案信息化建设所需要的复合型人才填充到建设工作中；二是通过专家讲座或者技能培训等方式，开展工程档案信息化管理及建设工作的学习，大力培养企业内部人才，提高现有工作人员的复合能力水平。

4.3完善工程档案信息建设的配套设施

工程档案信息化建设过程中所需的配套设施主要分为软件设施和硬件设施两种。完善硬件设施首要的工作就是要配备相应的服务器、计算机等设施和设置专用的机房，从而为信息化建设提供良好的工作环境和运行条件。软件设施建设主要是在电子计算机系统中配置档案信息化所需的各种软件系统，满足包括档案信息上传、收集、管理、储存、调取以及软件的基本维护等各方面的要求。相关负责人应该根据建设需求进行资金的批复，确保设备的质量。

4.4建设工程档案信息集成化系统平台

为了加强工程档案信息化建设，项目单位应该对档案数据库进行规范和统一的基础上，搭建一个能够实现整体工程项目各环节有机结合的信息集成化系统平台。工程项目各参建单位可以根据自己的分工及工作详情进行各自的档案上传和储存管理，相关管理部门可以通过系统权限查阅各部门、各环节的具体档案，并进行审查和监控，确保工程档案信息的完整和有效，从而不断提高工程档案信息化建设水平^[7]。

5结束语

综上所述，工程信息档案信息化建设水平还有待提高，在现阶段的建设中普遍存在着档案信息化建设意识淡薄，档案信息化建设人才匮乏，信息化建设关键环节薄弱以及档案信息化建设数据库滞后等问题，需要我们采取有针对性的措施进行解决。

参考文献:

[1]屈建春,朱日清,刘洪霞,臧志美.水利工程档案信息化建设的问题与对策[J].山东档案,2020(05):66-67.

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[3]田奕姗.新《中华人民共和国档案法》下水利工程档案信息化管理发展探讨[J].工程建设与设计,2021(18):180-182+191.

[4]刘东海,王一波,王张伟,房晨.基于BIM信息化工程档案管理的探索与思考[J].住宅与房地产,2021(14):18-21.

[5]庄志凤.信息化技术在山东省胶东地区引黄调水工程建设档案管理中的应用与思考[J].山东档案,2021(02):80-82.

[6]康淑英.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路探讨[J].科技与创新,2020(12):107-108.

[7]周琴.推进改革与创新 促进档案事业发展——信息时代档案管理工作的创新研究[J].办公室业务,2020(10):110-111.