数字化背景下企事业单位档案管理优化路径研究

摘  要

在数字技术普及与新修订《档案法》全面实施的背景下，档案管理作为企事业单位内部治理与信息资源管理的核心环节，数字化转型已成必然要求。当前多数企事业单位档案管理仍存在制度体系不健全、数字化水平偏低、专业人才匮乏、安全保障薄弱、资源利用低效等问题，难以适配新时代发展需求。本文以企事业单位档案管理为研究对象，运用文献研究法、案例分析法与归纳总结法，梳理数字化档案管理相关理论，剖析管理现实困境及深层成因，从制度建设、数字化转型、设施升级、人才培养、安全防控、资源开发六大维度提出系统性优化策略，旨在推动企事业单位档案管理向规范化、数字化、智能化方向发展，充分发挥档案在单位运行、风险防范、决策支持中的重要作用，为单位高质量发展提供有力信息支撑。

关键词：档案管理，数字化转型，电子档案，档案安全，资源利用

一、绪论

（一）研究背景

数字经济与信息化建设的持续推进，使数据资源成为企事业单位运营发展的核心生产要素，档案作为记录单位业务活动、维护合法权益、留存发展历程的关键信息载体，管理模式迎来深刻变革。传统以纸质载体、人工操作为主的档案管理模式，存在整理繁琐、检索低效、共享困难、易损易丢等弊端，已无法满足现代单位高效治理需求。2021年新《中华人民共和国档案法》正式施行，从法律层面确立电子档案合法地位，对档案数字化、安全管理、开放利用提出明确且严格的要求，为档案工作转型升级提供法律遵循。同时，大数据、云计算、人工智能等技术的成熟应用，为档案管理数字化、智能化实现提供了技术支撑。在此背景下，加快推进档案管理模式改革，解决当前管理突出问题，构建适配数字化发展的档案管理体系，成为企事业单位的重要工作任务。

（二）研究意义

本次研究兼具理论与实践双重价值。理论层面，立足于数字化发展视角，结合档案学、信息资源管理等相关理论，系统分析企事业单位档案管理的现实问题与优化路径，进一步丰富基层档案管理数字化研究内容，为同类单位开展档案工作改革提供理论参考，推动档案管理理论与实践应用深度融合，让档案管理研究更贴合基层实际需求。实践层面，通过梳理档案管理现存问题并分析成因，提出可操作、可落地的改进措施，有助于企事业单位规范档案工作流程，提升管理效率，降低管理成本，有效防范档案丢失、损毁与信息泄露风险；同时，深化档案资源开发利用，能充分发挥档案的凭证价值、参考价值与资政价值，为单位业务开展、内部管理、决策制定提供可靠依据，全面提升单位整体治理能力与运行水平。

（三）研究内容与方法

本文的核心研究内容包括：界定档案管理及数字化档案管理核心概念，梳理相关理论基础；分析数字化背景下企事业单位档案管理的整体现状与突出问题；从主观认知、制度建设、人才培养、安全意识等角度探究问题产生的深层原因；结合实际提出兼具针对性与可行性的档案管理优化路径；最后对研究内容进行总结，并对档案管理智慧化发展趋势进行展望。

为确保研究的科学性与现实性，本文采用三种研究方法：一是文献研究法，通过知网、万方等专业数据库，查阅档案管理、数字化转型相关文献、政策法规与行业标准，梳理现有研究成果，奠定研究的理论基础；二是案例分析法，结合部分企事业单位档案数字化建设的实际实践，总结成功经验与现存不足，增强研究的现实针对性；三是归纳总结法，对企事业单位档案管理的现状、问题、成因进行系统梳理与归纳，提炼具有普遍适用性的优化策略。

二、数字化背景下企事业单位档案管理现状与问题

（一）档案管理整体现状

在政策推动与数字化浪潮的双重影响下，我国多数企事业单位已逐步认识到档案工作的重要性，不同程度地开展了档案管理改进工作。部分单位完成了部分重要纸质档案的数字化扫描，引入了简易档案管理系统，建立了基本的档案归档与借阅制度。随着电子公文、电子合同、业务系统数据的持续增多，企事业单位电子档案数量呈快速增长趋势，档案利用需求也从传统的线下人工查阅逐步向线上便捷检索转变。

（二）存在的主要问题

管理制度不健全，执行落实不到位：许多企事业单位的档案管理制度较为陈旧，内容多针对传统纸质档案管理制定，未结合数字化管理要求及时修订完善，对电子文件归档、电子档案保管、权限划分、利用流程等核心内容缺乏明确规定。部分单位虽制定了档案管理制度，但内容笼统、边界模糊、操作性不强，且缺乏有效的监督检查与考核机制，导致制度流于形式，难以落地执行。同时，档案管理岗位设置不清晰，不少单位由行政、财务等岗位人员兼职管理档案，未配备专职档案人员，导致档案收集不及时、整理不规范、归档不完整等问题频发，严重影响档案管理的系统性与规范性。

三、企事业单位档案管理优化路径

（一）健全制度体系，压实管理责任

一是完善档案管理制度体系，对照新《档案法》的要求，结合单位自身业务特点与发展实际，修订完善档案收集、整理、归档、保管、鉴定、利用、销毁等全流程管理制度，补充电子档案管理专项细则，明确电子档案归档范围、整理标准、保管期限、利用权限等核心内容，确保档案管理各项工作有章可循、有规可依。二是明确档案管理岗位职责，根据单位规模与档案工作需求，设立专（兼）职档案管理岗位，明确岗位分工与工作要求，避免多头管理、无人负责的现象，推动档案工作专人管、专门抓。三是强化制度执行的监督考核，将档案工作纳入部门与个人的绩效考核范围，制定科学的考核指标，定期开展档案管理工作检查与评估，对归档不及时、管理不规范、安全不到位的情况予以督促整改，对工作成效显著的予以表彰奖励，确保档案管理制度落地执行。

（二）加快数字化建设，提升管理效能

一是稳步推进纸质档案数字化，按照“先重要后一般、先核心后普通”的原则，对存量重要纸质档案进行标准化扫描、图像处理、目录著录与电子存储，确保纸质档案与电子档案一一对应、信息一致，逐步解决纸电档案双轨制管理混乱的问题。二是搭建统一的档案管理平台，结合单位实际需求引入专业的档案管理系统，实现电子文件在线收集、自动归档、分类整理、权限检索、流程借阅等一体化管理，推动档案管理从人工操作向智能管理转变。三是规范电子文件归档管理，建立电子文件形成、审核、归档的全流程管理机制，推动单位内部业务系统与档案管理系统的无缝对接，实现电子文件“应归尽归、及时归档”，确保电子档案的真实、完整、可用、安全。

四、结论

在数字化全面推进与法治环境不断完善的背景下，加强和改进档案管理工作，推动档案管理数字化转型，是企事业单位提升内部治理水平、防范运营风险、实现高质量发展的必然要求。当前，我国企事业单位档案管理仍面临制度体系不完善、数字化建设滞后、软硬件设施落后、专业人才缺乏、安全保障不足、资源利用不充分等现实问题，这些问题的产生，与单位管理层重视不足、资金投入有限、管理理念陈旧、人才培养滞后、安全意识淡薄等多重因素密切相关。

未来，随着人工智能、区块链、大数据、物联网等新兴技术在档案领域的深度应用，档案管理将向智慧化方向持续发展。企事业单位应紧跟技术发展趋势，不断创新档案管理模式，持续优化档案管理体系，提升档案管理现代化水平，推动档案资源的深度开发与高效利用，使档案资源真正成为支撑单位持续健康发展的重要信息资产，为企事业单位的长远发展提供更加坚实、可靠的信息保障。

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