疾控中心档案管理工作中存在的问题及其解决思路探究

摘要：本文立足疾控中心档案管理实际，简要分析当前档案管理存在的管理理念滞后、基础保障不足、信息化管理水平低、开发利用低效等问题，从转变管理理念、完善基础保障、加快数字化转型、深化档案资源开发利用等多个维度提出系统性解决思路和优化策略，助力疾控中心档案管理规范化、标准化建设，赋能疾控中心优化管理和服务增效。

关键词：疾控中心；档案管理；规范化建设

在公共卫生服务体系不断完善、数字化转型持续推进、疾控机构职能持续拓展的新形势下，疾控中心档案管理工作机遇和挑战并存，对档案规范化、标准化和信息化建设提出了更高要求。促进档案管理质效提升，推动档案工作与疾控业务深度融合，更好地服务于疾控中心疫情处置、流调溯源、政策制定等工作^[1]，需准确把握现阶段档案管理的要求、明确以往存在的问题不足和持续优化改进。

一、疾控中心档案管理工作中存在的问题分析

（一）管理理念滞后

长期以来受“重业务、轻管理，重处置、轻留存”理念的影响，导致部分疾控中心对档案管理的价值认知不足、重视程度和投入力度不够，档案“收、管、用”各环节不同程度存在问题。例如，业务科室与档案部门之间的联系不够紧密且业务科室档案归档管理意识缺失、主动性不足，导致档案归档混乱、档案资源“应收未收、应归未归”、档案缺失和关键记录不全等问题^[2]。

（二）基础保障不足

人员、设备、制度体系、安全保障等方面存在的问题，直接影响疾控中心档案管理工作效率与档案质量。具体而言，专业性人才缺乏，导致档案管理大多停留在基础的收集、归档、存放环节，无法高质量开展标准化整理、著录编目、价值鉴定、信息化管理等专业性工作，难以促进档案管理与前端业务深度融合。硬件和软件设备配备不足，无法满足档案快速收集、分类归档、长期保存和共享利用需求。而且，当前仍有很大一部分疾控中心未结合自身业务特点、档案门类等建立针对性强、全流程的档案管理制度体系，分类标准、归档范围、整理规范、移交流程、不管期限等不够具体明确和细化，无法为档案标准化管理提供有力支撑，不同地区、不同科室因档案管理标准不统一、存储不统一，难以实现档案资源充分整合与跨区域、跨科室共享利用^[3]。此外，数字化背景下对档案安全管理提出了更高要求，部分机构因安全管理体系不健全，档案库房安全管理、借阅归还、鉴定销毁等制度执行不严，数据加密、权限管理、档案备份、安全审计等防护措施落实不到位，存在档案丢失、损毁、篡改、泄漏等风险。

（三）信息化管理水平低

随着数字政务、公共卫生信息化建设工作的持续推进，疾控中心也要通过档案管理的数字化转型、信息化建设满足实际工作需要。目前加大了这方面的探索，但存量纸质档案未完成标准化数字扫描、著录、入库，增量电子文件归档不规范的问题依然存在。而且，因档案管理信息系统与疾控业务系统、流调系统、办公自动化系统等缺乏紧密连接，影响档案自动归集、同步归档和共享利用，“数据孤岛”的问题依然存在。

（四）档案开发利用低效

受档案检索方式落后、查询流程繁琐、利用审批僵化和借阅流程不畅等因素的影响，收集整理的档案大多只能满足基础的查阅、复印要求，没有与疾控中心业务深度融合，无法为应急处置工作高效率开展、流调溯源工作高质量开展、政策调整制定、科研创新等提供有力支撑，档案资源价值未充分释放。

二、疾控中心档案管理工作优化的路径和策略

（一）转变档案管理理念

将档案管理工作纳入疾控中心核心工作议程与绩效考核体系，与疾控中心业务工作开展同部署、同推进、同考核，要求业务科室主动配合档案“收、管、用”工作落实，确保档案完整准确收集、分类管理和及时归档。

（二）完善基础保障

首先，疾控中心要打造专业化档案管理队伍，由既懂档案管理、又懂疾控业务、还熟练数字化和信息化操作且保密安全意识强的专业人员负责档案“收、管、用”工作落地实施，支持档案标准化管理、著录编目、价值鉴定、信息化管理等专业化工作高质量开展，服务于档案质效提升。其次，健全标准化制度体系，基于疾控中心档案管理特点与现实需要的考虑分析，进一步明确、细化档案收集、整理归档、保管利用、价值鉴定、移交、销毁等的制度规范和标准要求，确保不同门类业务档案归档范围、分类标准、整理规范、保管期限的明确，服务于新时期档案管理标准化、规范化建设和质效提升，通过统一标准、统一格式等，方便档案资源整合与共享利用。最后，优化硬件和软件设备，改善档案保管和存储利用条件，并通过数据加密、权限分级管控、数据备份、安全审计等防护设施的应用提高信息安全防护水平，保障档案安全性和完整性。

（三）加快数字化转型和智慧档案建设

加快存量档案标准化数字加工、规范增量电子文件同步归档，对疾控中心的电子档案和纸质档案同步管理，切实保证档案完整和数据准确。继续加强档案管理信息系统建设，持续优化基础管理、档案收集与归档、档案存储与保管、档案检索与服务利用、安全保密与风控、疾控特色专项等核心模块设计，并推动档案管理系统与疾控办公自动化系统、业务系统、流调系统、检测系统、应急指挥系统等业务管理系统之间的良好衔接、数据整合和互通利用，支持涉密档案单独授权和分级管控、各业务科室提交的档案资料系统自动接收、纸质档案和电子档案双轨归档、疾控专项档案一键组卷、多条件智能检索和在线借阅审批，也支持疫情、暴发事件专项归档和快速归集。

（四）深化档案资源开发利用

进一步简化档案查询、借阅和利用流程，持续优化线上检索、预约和借阅服务等，方便档案资源的快速检索、调取和利用，精准服务于疾控中心日常业务高质量开展、应急处置高效率开展、政策制定和调整等核心工作。未来，还要推进档案编研、数据统计分析、历史梳理等工作常态化开展，使档案资源价值充分释放。

结语

新形势下疾控中心档案管理要赋能公共卫生事业高质量发展，强化档案管理意识和完善基础保障，并通过数字化转型和深度挖掘利用，使档案价值充分释放。

参考文献：

[1]赵爱萍.疾控中心档案管理工作中存在的问题及其解决措施[J].兰台内外,2024(20):46-48.

[2]李永臣.疾控中心档案管理工作中存在的问题及其解决措施[J].兰台内外,2023(22):58-60.

[3]瞿文.疾控中心档案管理的现状与改进策略分析[J].警戒线,2021(27):158-159.