数字化背景下医疗档案管理模式创新研究

摘要：在医疗全域数字化建设不断深入的背景下，医疗档案承载着行业统筹管控、人事职级归档、财务台账归集、行政事务备查的核心政务价值，是核心基础性政务档案资源。传统纸质归集、人工专柜保管的老旧档案管理模式，已无法适配统筹归口、全域档案规整、线上合规备查的政务办公刚需。本文立足医疗档案工作视角，围绕智能数字赋能、闭环制度提质、全域安全风控三个维度，适配人事、财务、职称、综合类等全量医疗档案归集场景，打造合规高效的数字化档案管理全新模式，筑牢政务档案全流程管控根基，助力行政档案工作规范长效提质运行。

关键词：数字化转型；医疗档案；档案管理；模式创新

随着电子政务、云存储、智能识别等数字技术在卫生健康行政领域的深度应用，卫生健康委员会机关档案管理面对的主体对象与环境条件也变得愈发不同^[1]。传统的管理模式下，局级医疗档案主要是依靠各个医疗机构定期上报的纸质文件，再经过人工分类、立卷、装订之后存放在密集柜里。该种模式不但占用大量的实体库房空间，而且存在着归类标准不统一、检索效率低、跨科室调阅流程繁杂等问题。目前虽然有些流程已经采用了电子化的方式，但是仍然存在重设备采购、轻流程再造、重单机录入、轻全链管控的偏差，数字化转型还没有真正地融入到日常档案治理当中。因此，以行业法规和行政规范为依据，针对档案管理痛点，建立符合要求的数字化管理模式，已经成为提高行政效能的重要课题。

一、传统医疗档案归口管理模式现存核心短板

传统纸质医疗档案的保存成本高，对温度、湿度、防虫、防潮等条件要求严格，存放时间长容易损坏或者丢失，很难将所有的档案完整地保存下来。整个管理过程全部依靠人工分拣、组卷、登记台账，人力、耗材成本高，整理效率低。不同岗位之间线下借阅档案的流程十分繁琐，不能满足人事核查、财务核对、职称审核等高频应急办公的需求。

同时各个科室或者单位的档案台账各自独立填写，数字化系统接口不兼容，造成信息孤岛，壁垒严重，直接影响到行政督办、资质初审、台账核查等整个工作链条的效率和质量。

除此之外，传统的归档只能依靠库房门禁和人工签字控制查阅权限，没有分级授权、全程留痕、动态追溯等数字化风控手段。容易出现违规借阅、私自摘抄、资料丢失等问题，存在合规风险。

二、数字化背景下医疗档案管理模式创新核心路径

2.1 搭建全域一体化归口归档管控平台

实现医疗档案数字化提质升级的关键措施就是，以统筹归口的管理职能为基础，按照政务统一归档的标准，建立一个覆盖全域、一体化的智能档案归口管控共享平台^[2]。

具体而言，要按照人事管理、财务归档、职称备案、行政办公等实际情况明确全域档案数据传输端口和数字化归档格式的标准。将档案管控平台同人事系统、财务报账系统、职称评审系统、政务办公系统全面打通，消除全域档案数据流通障碍。

依靠轻量级云存储技术以及智能影像采集技术，可以自动采集全域所有纸质存量档案和电子政务档案，智能完成分类标注、合规组卷归档工作，大大减少人工重复整理的工作量。

同时平台具有智能精准查找、全域档案溯源、电子台账自动核对等各项功能，可以大大减轻日常档案盘点、异动合规核查等运维工作。并且按照岗位分级设置访问权限，既可以保证档案的高效流转，又可以保证涉密信息得到全方位的安全保护^[3]。

2.2 健全全流程闭环归档合规管理制度

严格按照国家政务档案管理条例以及数据安全合规要求，根据医疗档案归口管理的实际需要，细化电子档案全流程操作细则，包括线上归档、分级审批借阅、异地云端容灾备份、季度合规清查、到期后规范销毁等各个环节^[4]。

同时，清晰划定三类岗位的权责清单：一是档案归口专岗，二是行政经办岗，三是数字运维保障岗。明确每个岗位在线上归档审核、全程操作留痕、违规追溯追责等方面的具体责任，确保每一份归口档案都能查清来源、跟踪去向、落实责任^[5]。

在日常管理中需要常态化的完成三项工作，包括每天做增量档案的云端备份、每月做平台运行维护巡检、每季度做全域档案合规抽查。就归档不规范、越权借阅、存量档案保存不足等状况展开精准整治，依靠刚性制度弥补数字化归口管理的漏洞，保证医疗档案在全流程里合规、闭环地运转^[6]。

2.3 筑牢多层级政务档案安全隐私防护屏障

归口管理的医疗档案里有涉及保密的人员档案、专项财务数据、重要职称材料等，要建立多层次、立体化的安全保障体系。

在技术层面，要对平台的安全防护架构进行升级，如增加加密传输、动态防火墙、异常访问预警和拦截、全操作日志永久保存等功能。按照档案的涉密程度设置查阅权限，对批量下载、跨端口拷贝、越权查询等高风险的操作进行严格的控制^[7]。

在运维管理层面，要对网络漏洞做定期检查，对涉密档案开展安防演练。建立多副本云端备份系统，以防由于设备出现故障或者遭到网络攻击造成档案的丢失或者信息的泄露。

在人员管理层面，定期组织档案岗、行政经办人员参加安全保密培训，落实全员保密责任，全方位筑牢医疗档案安全防线。

三、结论

数字化升级是新时代医疗档案归口管理提质增效、长效合规运行的发展趋势，也是推进行业政务规范化建设的重要抓手。只有从归口管理的实际问题出发，依靠数字技术建立全域一体化管控平台，并且配套健全的闭环合规制度以及多层次的安全防护体系，全方位革新老旧的管理模式，才能真正释放出医疗档案的政务价值，全面满足行业行政统筹、人事、财务等精细化管理的实际需求，助力全域政务档案工作向数字化、高质量、合规化方向持续发展。

参考文献

[1]孙晓莉. 数字化技术视域下医学档案管理探究[J]. 黑龙江档案,2024(1):48-50.

[2]赵静,严晓璐. 数字化转型背景下医院纸质档案的管理创新[J]. 华东纸业,2025,55(8):157-159.

[3]邵丽萍. 新时期的医学档案数字化建设思考[J]. 品牌研究,2022(7):75-77.

[4]姚秋晨. 医院科技档案管理与医学科研协同发展的路径探讨[J]. 科技视界,2024,14(35):110-113.

[5]张楠. 数字化转型背景下档案管理的安全风险防控研究[J]. 兰台内外,2025(32):32-34.

[6]崔冰洁. 医院数字化档案建设面临的困境及消解方法分析[J]. 品牌研究,2025(20):127-129.

[7]马迎秋. 档案数字化安全风险预警与应对策略探析[J]. 黑龙江档案,2025(3):120-122.