施工企业总承包项目档案管理实践与提升策略

摘要：本文从三峡绿色发展有限公司（以下简称：三峡绿色公司）总承包项目档案管理的实践出发，论述其在长江大保护项目、光伏项目档案管理中出现存在共性问题，有效提升档案管理工作的应对措施及未来企业档案发展展望，进一步高效化、规范化工程总承包项目档案管理工作，为施工企业档案管理提供有力支持。

关键词：长江大保护项目；光伏项目；工程档案；数字化管理

Construction Enterprise General Contracting Project Archive Management Practice and Improvement Strategies

ZHAI ting-ting,FU Jing-bo,YANG ying

（Three Gorges Green Development Co.,Ltd,Beijing 101100, China)

Abstract: This article, starting from the practice of archive management in the general contracting projects of China Three Gorges Green Development Co., Ltd. (hereinafter referred to as: Three Gorges Green Company), discusses the common issues that exist in the archive management of Yangtze River Major Protection projects and photovoltaic projects. It also presents effective measures to improve archive management work and the outlook for future enterprise archive development, aiming to further enhance the efficiency and standardization of archive management in engineering general contracting projects, providing strong support for construction enterprise archive management.

Keywords: Yangtze River Major Protection Project；Photovoltaic Project；Engineering Archive；Digital Management

党的十八大以来，为贯彻落实习近平总书记先后九次对中国长江三峡集团有限公司（以下简称：三峡集团）作出重要讲话指示批示，在三峡集团奋力实施清洁能源和长江生态环保“两翼齐飞”的新形势和“双碳”背景下，三峡绿色公司积极响应号召，参与长江生态环保（长江大保护项目）和清洁能源（光伏项目）项目总承包管理工作^[1]。工程档案作为项目全生命周期管理的凭证，为工程全过程管理、生产运营、法律纠纷处理、科技成果转化、工程管理提升提供了有力支撑，是施工企业总承包项目管理至关重要的工作。

一、总承包项目档案管理难点

长江大保护项目是长江沿线各省市级政府作为实施机构，社会资本方成立SPV公司作为业主管理的城镇水环境治理工程，项目建设期一般为3年，工程总承包单位档案管理面临工期短、子项多、参建单位多的特点。在实际管理过程中，各省市及参建单位各方（均包括三峡绿色公司）在档案收集方面存在档案归档范围、工程资料用表有差异，在档案整理方面存在档案档号、编目要求不一致，且因子项多验收多的原因审签不及时，造成档案管理困难^[2]。

三峡绿色公司目前所承接光伏项目工期一般为3-6月，项目因并网发电压力，管理过程中“重生产、轻档案”，档案收集过程中档案原件收集不足、资料不完整，收尾阶段存在部分合同履约结束、参建人员撤离的问题档案完整性，造成档案管理困难^[3]。

两类总承包项目除上述问题外，在过程管理中还存在以下共性问题：

（一）档案管理意识淡薄，管理体系未压实

为强化档案管理工作，三峡绿色公司建立健全档案管理体系，多次组织档案管理培训，仍存在档案意识淡薄，管理体系未压实的问题。一是未提高档案工作重视度，过程中未明确档案管理工作的合同约束，各省市及参建各方档案管理要求。二是缺少档案专业人员。虽已设置各项目档案兼职人员，但兼有其他工作未专门负责档案管理工作且部分人员档案管理专业性不足；此外因项目建设期短，存在档案管理人员流动造成档案管理工作衔接不顺的问题。三是档案过程监督不足，因项目“偏、散、多”的特点，公司对项目检查力度不足；总承包项目对分包单位档案管理要求未压实，缺乏过程监督且未及时验收移交，造成分包档案管理不规范，后期重复工作、档案资料移交困难等问题。

（二）档案收集、整理、归档各环节存在问题

1.档案收集不完整：存在收集资料原件份数不足；未根据档案归档范围将资料收集齐全；收集文件缺页等问题。档案收集不准确不规范：存在项目划分错误；工程资料错用规范表格或与规范表格要求不符合；工程资料数据、逻辑、内容错误，签字签章不完备等问题；档案收集不及时，存在未及时审签文件，因项目单位工程、分部分项未及时验收导致工程资料滞后于工程进度，竣工图未及时绘制完成，试验检测资料未及时收集等问题。

2.档案整理不规范：未根据文件分类、组卷、排列要求整理，造成档案卷目混乱；未根据档案编目要求整理，造成档案组卷不合格。档案整理不及时：未在工程完工后紧抓档案工作，导致档案整理工作滞后影响档案移交工作、竣工验收工作，造成项目管理成本增加。

3.档案归档不及时。作为施工单位总承包项目须配合业主完成最终档案验收工作，但作为和业主签署合同的参建方之一，总承包项目合同档案完成后未及时向业主归档。

二、总承包项目档案管理有效策略

（一）做好前期管理工作，明确档案管理要求

1.根据项目实际，将项目档案要求纳入招标文件、纳入合同条款、纳入合同款支付、纳入分部分项验收签证、纳入合同项目验收程序、纳入项目管理体系、纳入绩效考核体系。涉及设备、材料供应商，在合同中明确相应出厂质量证明等资料份数要求。

2.修编档案管理制度和档案管理规划。一是收集国家标准规范、实施机构及各参建方档案管理机构的制度及管理要求，明确项目部档案管理移交份数、纸质和电子档案要求；明确归档范围与保管期限表、档案收集和整理格式和项目文件管理流程要求等目标；明确项目档案分类与编号方案；明确项目划分表和工程验收评定记录统一用表、质量验收划分评定表等，保障项目文件格式的规范、统一。二是做好档案管理制度和规划的培训交底工作，总承包项目和分包管理人员做到“心中有数”，打好档案工作基石，创造良好档案工作氛围。三是建立档案监督检查机制，定期进行档案工作自查、检查。

（二）压实档案管理责任，层层抓实管理工作

层层压实管理责任。建立以总承包项目领导作为档案分管领导，档案归口管理部门集中管理，各内设部门协助管理，分包单位落实管理要求的档案管理体系。一是必须设置专（兼）职档案员和岗位责任制，明确各部门档案工作要求，提高“全体员工都有形成、保护档案的义务”的档案管理意识。二是档案管理人员必须进行档案专业知识和技能培训学习，必须参与项目建设管理的重要环节和会议，必须同生产管理部门协同推进档案工作与项目建设管理同步^[4]。三是抓好分包档案管理工作，定期进行监督、指导、检查，及时研究并协调解决档案工作中的问题，保障档案工作质量，避免后期返工。四是如切实存在档案人才匮乏，聘请项目属地专业档案管理人员培训指导、开展档案工作；委托档案服务机构开展档案管理工作。

（三）保障总承包项目档案“六性”要求

总承包项目档案工作应融入项目建设，与项目生产进度同步,保障项目档案的及时性、完整性、准确性、系统性、规范性和安全性。

1. 建立档案工作清单制，扎实推进工作。一是建立工作督办清单，明确各项文件资料形成的责任人、时间和梳理人员。二是根据归档范围结合工作内容提前梳理项目关键节点中形成的可能形成的项目文件清单，提前做好收集计划。二是形成各施工验评、评定文件的审核流程清单，把控每一环节文件审签质量，以保障文件准确、规范。

2. 建立施工用表库和编目方案。三峡绿色公司总承包项目分布在不同城市，项目部要根据属地表格格式、规范要求建立各类报审表、施工记录用表、验收评定记录表等表格库，并报监理、建设单位确认，长江大保护项目还须报属地档案馆确认，保障文件形成、收集规范性。而对于项目参建单位多的情况，因各组织机构档号不同、整理格式存在差异，应提前规划好编目方案，确保档案整理规范性。

3. 建立预立卷机制和首卷验收机制。总承包项目文件收集工作与项目建设同步进行，在相关业务工作完成后应及时收集、整理。项目部在完成分部分项文件收集后立即进行预分类、预排列、预编目等工作。项目在档案整理阶段，对施工管理文件、施工技术文件、验评等各类别文件进行首卷案卷组卷、编档号、编制移交目录、装订，由各方参建档案管理机构验收并整改后，进行其他案卷整理工作。

4. 建立档案工作台账，强化监督检查。总承包项目在档案管理过程中要建立并监督分包单位建立工作台账，并强化监督检查。档案收集阶段记录文件目录、文件形成时间和签字签章情况，检查时一方面与档案归档范围进行对比，及时查缺补漏；另一方面提醒及时完成文件收集和签字签章工作。档案整理阶段记录案卷名称、档号、文件目录、页数等信息，检查时对比归档范围清单进一步核对文件完整性，对比编目方案检查案卷排列、文件排列、案卷封面、档号等系统性和规范性。过程中，对比档案台账检查文件保管情况，避免损坏、丢失，确保档案安全性。

三、总承包项目档案信息化建设现状与展望

随着信息技术的发展，档案管理逐步从传统的纸质管理向数字化，现阶段三峡绿色公司基于三峡集团公司数字档案馆，统筹推进“档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化”工作。一是明确总承包项目档案数字化范围，将项目传统载体档案数字化后，通过集团数字档案馆进行数字化档案归档工作；二是通过业务信息系统与数字档案馆系统集成进行原生电子文件“单套制”归档，目前三峡绿色公司可将OA系统、电子采购平台、合同管理系统中生成的项目管理文件、招采文件和合同管理文件推送至数字档案馆开展归档工作。三是通过数字档案馆，可高效查找、借阅和利用总承包项目。

档案信息化建设是提升档案管理效率和安全性的关键手段。但对于总承包项目来说，项目资料多、文件格式杂、准确性要求高的特点造成数字化工作量大和项目档案较为“孤立”，利用需多次搜索的问题。未来，随着AI技术的发展，总承包项目档案信息化建设一是通过智能抓取内容、智能审核、鉴定、智能化自动归集大幅降低数字化和提升数字化档案管理效率^[5]；二是对档案信息进行深层次加工和知识化组织，智能推送生产经营管理活动的个性化岗位技能提升知识和决策依据；三是进一步促进智慧工地发展，实现工程总承包全过程管理均生成原生电子文件，最终于数字档案馆归档^[6]。档案信息化建设将更加智能化、便捷化和绿色化

参考文献：

[1] 三峡集团:牢记领袖嘱托奋进“两翼齐飞”[J].企业文明,2022,(10):12-14.

[2] 黄治录,胡爽,张瑜,等.长江大保护SPV公司档案管理实践探索[J].兰台世界,2025,(04):65-67.DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2025.04.16.

[3] 苏雪玲.新能源建设项目档案管理难点与对策[J].兰台内外,2025,(13):49-51.

[4] 陶丽莎.轨道交通工程施工档案管理分析[J].黑龙江档案,2024,(06):148-150.

[5] 段先娥.新能源电力项目档案规范化管理实践分析[C]//《中国招标》期刊有限公司.新质生产力驱动第二产业发展与招标采购创新论坛论文集（二）.四川电力设计咨询有限责任公司,2025:258-259.DOI:10.26914/c.cnkihy.2025.011925.

[6] 李霞.数智技术驱动下城市建设项目档案验收工作的优化策略[J].未来城市设计与运营,2025,(04):87-89.

翟婷婷，1996年，工程师，工程管理业务经理，水环境治理工程和光伏项目建设