"三合一"制度背景下医疗机构档案管理工作的优化路径

【摘要】医疗机构档案管理工作对医疗事业的飞速发展具有重要影响效果，不仅对患者的个人健康信息有一定关系，还与医院服务质量有密切关联。随着"三合一"制度的推广与实施，医疗机构档案管理工作面临着新的挑战，如意识薄弱、信息孤岛、人才缺乏、设施落后等。因此需对这些问题进行深入探究，提出相关优化路径，以此提高医院服务质量。本文即对"三合一"制度背景下医疗机构档案管理工作的优化路径进行阐述，提出了增强人员意识，完善管理体系、推动共享机制，互相合作发展、丰富人才队伍，提升专业水平、改进相关设施，提升管理安全、建立反馈机制，持续优化升级解决策略，以供参考。

【关键词】"三合一"制度；医疗机构；档案管理工作；优化路径

   在《十四五全国档案事业发展规划》中有明确说明，需对档案管理的模式进行创新与分类，保证归档范围与保管期限表的整体化，这一制度即为"三合一"制度^[1]。在医疗机构的日常运行中，档案管理工作占据重要地位，但在"三合一"制度背景下显示出了许多问题，严重影响了档案工作质量与医疗机构服务质量。因此本文对"三合一"制度背景下医疗机构档案管理工作中所存在的问题进行深入探析，提出优化路径，以此推动医疗机构档案管理工作的科学发展。

1."三合一"制度简述

  "三合一"制度是《机关档案管理规定》的主要内容，指通过对档案进行分类整合后，使文件材料符合归档范围和保管期限，从而形成完整统一的管理制度。"三合一"制度将前端控制与全程管理作为制度的基本原则，严格要求档案自初级极端到后续销毁阶段的全周期管理方式^[2]。

2.医疗机构档案管理工作现状

2.1意识薄弱

  即使目前大多数医疗机构已将档案管理工作纳入日常考核成绩中，但基于工作人员对于档案管理认知较低，在档案管理工作重要性上的意识薄弱，致使工作人员以及责任领导未认真积极开展相关工作，出现档案材料的遗漏或损坏，思想层面的意识缺乏是影响医疗机构档案管理工作不足的主要因素之一^[3]。

2.2信息孤岛

  基于医疗机构在开展档案管理工作时所使用的管理手段过于传统，以至于显示出数据化滞后的问题，无法紧密跟随信息时代的发展步伐，出现信息孤岛情况^[4]。各医疗机构间的档案管理模式存在显著差异化，故步自封，无法进行信息共享，因此对档案工作的优化造成严重影响，使"三合一"制度背景下医疗机构档案管理工作难以顺利开展。

2.3人才缺乏

  相关人才的缺乏也是目前影响医疗机构档案管理工作质量的一大难题，目前大多数医疗机构的档案管理工作均由其他岗位人员进行兼并，缺乏一定的专业性，导致档案管理工作无法保证其连续性与规范性。

2.4设施落后

  基于医疗机构的大部分财政均投入到医疗仪器设备方面，对于档案管理工作所使用的相关设施未引起重视，导致档案储存的装具、相关物资方面存在严重不足，无法达到档案管理工作的设施需求，加大了档案损坏的风险度。

3."三合一"制度对医疗机构档案管理工作优化的意义

  在各行业档案管理工作逐渐精进的同时，医疗机构的档案管理工作也引起了相关人员的重视。"三合一"制度即在档案管理引人注目的前提下产生的。该管理方式兼具科学性、规范性与持续性，主要目的是将档案管理工作质量进行改进与提升。目前国内的医疗机构档案管理工作正处于探索建设阶段，在信息时代的影响下，如何优化档案管理工作已成为目前的重要课题^[5]。

4."三合一"制度背景下医疗机构档案管理工作的优化路径

4.1增强人员意识，完善管理体系

  需加强"三合一"制度的相关教育工作，在《中华人民共和国档案法》的辅助宣传教育下，让医疗机构全体职工对于档案管理工作的重视度进行提升，增强其档案管理意识^[6]。可通过举行讲座、培训会议等形式进行相关工作的开展。为保证培训与宣传工作的顺利实施，可在档案管理体系方面进行建立与健全，从而保证工作开展的有效性与规范性。医院档案管理采用科学系统的分类体系，一级门类划分为党群、行政、医疗、科研、基建、设备、会计、人事、技术、病历、声像、实物等12大门类。二级类目是对上级类目的进一步细化，依据医院具体业务流程与管理需求进行精准划分，确保档案分类的全面性与细致性。在分类方法上，紧密结合医院主要职能，以分类科学合理、方便查找利用为核心目标。

4.2推动共享机制，互相合作发展

  推动医疗机构档案管理工作共享与合作的首要前提是需建立统一档案管理平台，该平台对于各种类型的档案均可容纳，能够达到不同系统、不同分区之间的协作性，让医疗机构即使处于不同部分与岗位的同时也可以达到信息共享。对于共享；平台的建立中需考虑到系统是否具有足够的兼容性，在检索方面也需达到高效、精准的要求，可以快速查找到对应档案。在平台管理中需对各部门的管理权限进行逐层开放，避免信息泄露。且该平台还需要具备数据分析功能，在对医疗机构档案管理工作进行全面统计时能够及时向管理人员进行信息反馈，从而优化管理工作。

4.3丰富人才队伍，提升专业水平

  要想保证医疗机构档案管理工作的可持续发展，人才建设是重要环节。目前信息技术在不断发展，医疗机构档案管理工作要想迈进信息时代，则需要对人才队伍进行丰富与优化，专业的档案管理人员必须具备与时俱进的管理理念以及专业水平，使其在工作中面对各种挑战都能有效应对与解决。医疗机构需对目前的档案管理工作进行业务培训，在数字化技术与信息安全管理等方面均需定期培训，可邀请专家到院召开培训会议，让工作人员对当下档案管理工作的发展进程有全面了解。

4.4改进相关设施，提升管理安全

  在医疗机构档案管理工作的资金投入方面，需在政策支持下加大投入力度，向上级部门积极汇报目前档案管理工作的重要性的必要性，对管理过程中的困难进行详细说明，争取到专项经费。在设施改进方面，需优先引进档案储存装具、相关消防设备以及温度调控装置等，保证档案能够在安全环境中储存放置。在布局方面需科学规划管理室的布局，对于档案储存区域、查询区域与办公区域等划分需合理。在智能化管理引入方面，将传统纸质档案备份转向电子化备份，尽量保证纸质与电子档案均完整储存。

5.结语

基于 "三合一"制度背景下的医疗机构档案管理工作优化已成为必然改进现象，为医疗机构档案管理注入新的动力，有效地解决了传统档案管理模式所面临的限制，使得档案信息资源能够更好地满足医疗机构发展需求。未来在这一方面还需进一步加大关注与优化力度，保证医疗机构档案管理工作的可持续发展。

参考文献

[1] 郭文文.“三合一”制度背景下事业单位档案管理工作的优化路径[J].中文科技期刊数据库(文摘版)社会科学,2025(4):134-137.

[2] 韩萍萍.档案“三合一”制度背景下水利事业单位档案管理工作优化路径探讨[J].治淮,2025(6):90-91.

[3] 梁华甜,李颖.“三合一”制度背景下事业单位档案管理工作的优化路径[J].太原城市职业技术学院学报,2024(12):169-171.

[4] 汤国庆.事业单位档案管理“三合一”制度优化与创新策略研究[J].中文科技期刊数据库(文摘版)社会科学,2025(8):121-124.

[5] 龚李静.“三合一”制度背景下高校档案工作质效提升路径探析[J].兰台内外,2024(32):44-46.

[6] 吴宝明.医院档案管理信息化建设的重要性与实施路径分析[J].兰台内外,2025(18):40-42.