提升铁路企业人事信息系统维护质量的路径探析与实践

摘要：随着铁路企业人事管理向数字化、智能化纵深发展，人事信息系统数据量大幅增加，数据间的逻辑关系日趋复杂，依赖传统人工维护数据的模式已经很难满足数据准确性、及时性与规范性的高要求。本文深入剖析了当前铁路企业人事信息系统在信息维护不及时、数据录入不规范、维护效率不高等方面存在的问题，并从管理机制优化与技术工具创新两个维度，系统性提出了“即动即改”机制，部门联动、定期核查等管理措施，并重点阐述了基于Excel VBA开发智能校对程序的创新实践，通过设定多模块数据检验规则，该程序实现了对信息缺项、逻辑错误的自动筛查与提示，显著提升了系统维护的效能与数据质量，充分发挥系统的参照辅助功能，以期为铁路企业人事决策提供更坚实的数据支撑。

关键词：铁路企业；人事信息系统；Excel VBA；系统维护；数据质量

铁路人事信息系统是铁路企业实现人力资源现代化管理的核心数字化平台，其功能已从基础信息存储，演进为支撑人才战略规划、分析职工发展流动趋势的关键决策辅助工具。系统的数据质量直接关系到干部选拔任用、组织决策的科学性与有效性。然而，在系统日常维护中，信息量大、模块关联复杂、维护手段传统等问题日益凸显，对维护工作的及时性、规范性和效率提出了严峻挑战。因此，探索高效、精准的系统维护方法，已成为提升铁路企业人事管理效能的紧迫课题。本文结合笔者一线维护实践经验，旨在系统分析现有问题，并提出切实可行的改进路径，特别是通过技术工具创新提升维护水平的实践与思考。

一、铁路企业人事信息系统维护现状与挑战

1.系统功能强大与数据重要性并存

铁路企业人事信息系统模块齐全，功能丰富，是管理人员查阅职工个人基础信息，分析职工年龄、职称、学历和层级现状，记录干部任免履历、干部培训过程，调取导出人员常用信息的主要工具，能够辅助管理人员提升铁路人事工作管理效率，不仅是日常人事管理的操作平台，更是企业进行人力资源盘点、人才梯队建设和战略规划的分析平台。

2.数据维护量庞大与逻辑关系复杂

铁路企业人事信息系统需维护的数据项繁多，且各模块间存在紧密的逻辑关联，系统需要录入干部职工基础信息、学历层级、参工时间、任职履历、职称等级、家庭成员信息和奖惩情况等内容，这些信息需要按照内容属性分别录入到信息模块中，各模块之间交叉信息有的需要重复录入。例如：职工在职取得学历需要分别录入到学历模块和简历模块。

3.传统维护模式效率低下且易出错

目前系统信息的维护检查主要依赖于管理人员手动录入、修改，对于各模块间的信息是否匹配一致有些可以依赖系统自带的数据检查功能，但有些信息缺乏系统自动校验，只能通过管理人员手动检查判断。当管理人员所在单位职工数量较多时，需要检查维护的信息量将会非常庞大。例如某职工技术管理标识为政治工作人员，但现聘任专业技术职务却是助理工程师，系统自带的数据检查功能无法发现两者信息的不统一，该项错误数据只能由管理人员手动检查判断，工作重复繁琐效率不高。

二、铁路企业人事信息系统日常维护存在的问题

对系统维护存在的常见问题进行梳理分析，发现系统维护产生问题的原因主要集中在以下几个方面：一是系统信息维护不及时，在职工人员信息变更后没有及时维护系统信息；二是信息数据录入不规范，维护信息数据时忽略了各个模块间的逻辑关系，造成信息之间的不匹配；三是系统维护依赖管理员手动修改，费时费力效率不高，缺乏信息化维护手段。这些问题的存在，不仅降低了数据的可信度，也给铁路企业人事决策带来了潜在风险。

1.系统信息维护不及时，动态更新机制缺位

系统信息维护不及时是人事信息系统日常维护常见问题，通常是在职工相关信息发生变更后系统管理人员没有及时在系统中录入变更，普遍发生在基本信息、学历信息、奖惩信息、职务信息、简历信息等模块中。例如基本信息模块中的政治面貌更新不及时，职工已经成为预备党员或正式党员，但系统中政治面貌、加入党派时间等信息未及时更新；有的职工受到处理处分，奖惩模块受处分情况录入不及时；有的职工取得在职学历，学历信息模块中的教育信息未及时录入。

2.系统信息维护不规范，标准与校验执行不力

系统信息维护不规范主要体现在信息的简写、漏写、赘余和各模块间信息不匹配等方面，错误信息隐蔽性比较强，依赖单一模块的内容无法判断信息的准确与否。例如某职工的“籍贯”错误填写为“河北省沧州市盐山县”，按照系统维护工作规范规定应该简写至区县，应填写为“河北盐山”；有的职工家庭成员模块中有配偶及子女信息，但基本信息模块中婚姻状况仍为“未婚”，有的家庭成员重复录入2次；简历信息模块中有的职工上一条简历的终止时间与下一条简历起始时间不连贯有断开。

3.系统维护效率不高 ，技术赋能手段不足

铁路企业人事信息系统信息的检查除系统自带的检查校对方式外，主要依赖管理员手动录入维护。人工检查的方式主要有两种：一种是直接在系统界面查看修改；另一种是将系统信息导出成excel文件，在excel文件中判断字段填写是否正确。在单位职工数量较多的情况，采用上述方式对信息进行维护修改时，系统维护信息量会比较大，维护工作繁琐，效率低下，而且容易出错。

三、铁路企业人事信息系统日常维护的改进措施

1.健全管理机制，破解“信息维护不及时”。一是落实“即动即改”机制。提高管理人员维护信息的主动性、责任感和业务能力，在干部职务变动、入党转正、受到处分等信息变更时，立即在系统中进行修改维护，确保信息及时同步。二是依赖多部门联动。系统管理部门与组织、纪检、劳资、工会、计生等部门保持密切沟通，主动、及时地获取干部在新入党、评先表彰、纪律处分、婚姻生育等方面的情况变化，从源头上确保信息能够被及时捕捉和维护。三是建立定期收集信息机制。制度化地开展信息核查，例如每年定期将审批表发放给个人核对，每年9月结合开学季集中更新干部家庭成员信息，形成常态化的数据清洗流程，确保信息常核常新。

2.规范录入流程，治理“数据录入不规范”。一是合理利用系统自带功能。系统自带的回写功能比较强大，在干部任免中利用回写功能可以自动修改主表任职信息和统计信息等，一次性同步修改多个模块内容，确保“一次录入、多处共享、同源一致、从根本上杜绝数据孤岛”，利用系统自动生成可以有效避免后期重新录入以及信息不一致的问题发生。二是加强“系统联合校验”。推动人事系统与其他管理信息系统平台的数据校对，确保同一个职工的信息在不同系统中保持一致，从技术上杜绝“同人不同数”的乱象。三是增加字段间的逻辑判断。对于简历信息我们要判断 “参工时间与简历起始时间是否对应”、“简历日期是否连续”以及“单位名称是否规范”。对于家庭成员信息，我们要判断 “28岁以上是否仍为共青团员”、“年龄与学历（如19岁以上是否为中学生）是否匹配”，以及“婚姻状况为已婚的是否录入了配偶信息”等，有效拦截各类不规范录入行为。

3.在解决“系统维护效率不高”方面。根据整理汇总出来的信息缺项、逻辑错误的易发区和高发区，基于组织人事信息系统的字段导出记录功能和常用office软件excel自带的vba开发功能，结合应用方向开发“智能校对程序”，设置数据校验条件，实现信息数据的自动校对判断。对基本信息模块增加“职级标识”、“技术管理标识”、 “企业负责人”、“工程技术岗位”、”中层管理标识”5项判断条件，简历信息模块增加“参工时间”、“入路时间”、“简历日期是否连贯一致”、“简历中集团公司名称是否填写规范” 4项判断条件，家庭成员模块增加“工作单位及职务”、“政治面貌”、“人员信息是否匹配”3项判断条件。通过运行程序生成对信息数据的判断结果，对存在问题信息内容给予错误标注并突出显示。通过运行该程序，在一次核查中快速定位了7人职级标识不规范、8人信息更新不及时、29人简历日期不连贯等问题。管理人员可依据报告进行精准修正，将以往需数日完成的核查工作缩短至数小时内，大幅提升了维护效率与数据准确性。

四、优化铁路企业人事管理信息系统的展望

铁路人事信息系统的升级优化是铁路企业高质量发展的必然趋势和提升铁路企业人事管理效能的必然选择。本文通过分析铁路企业人事信息系统现使用状况，提出优化系统维护的新思路，提高铁路企业人事信息系统的管理应用。后续将积极完善程序校验功能。结合系统维护实际情况，做好程序修改完善工作，补齐程序不足，优化数据检查、信息提示功能，全面拓宽程序校验范围，进一步分析系统各模块数据，探索数据之间的逻辑关系和判断条件，强化系统数据日常维护检查，不断提升系统维护水平,加强系统信息运用，提升程序使用效率，提高数据维护质量，把铁路企业人事信息系统维护好使用好。

未来随着人工智能、大数据等技术的不断发展，铁路企业人事信息系统的数字化发展将进一步深化，利用大数据和人工智能技术，提供智能化检索和分析功能，对人事数据进行实时检索和分析，根据构建的基础模型，为管理层提供决策依据。