传染病医院档案管理的改进方法探究

摘要：我国当前正在面临禽流感以及新冠病毒等传染病的威胁，这就要求我们在发展中更加重视传染病医院的发展要求，传染病医院档案管理包含了音频或者视频等不同类型的文件材料，为医院发展提供了强有力的支持氛围，同时也为医院工作的开展奠定了重要基础。在新医改政策的推动下，纸质档案已经显得尤为重要，为全面提升医疗机构的管理工作，必须采用规范以及科学的档案管理方法，进而为医疗机构的进一步发展奠定重要基础，使档案管理成为医疗机构推动持续健康发展的决定性因素。但当前的传染病医院档案管理中存在着一系列问题，这些因素可能会对档案管理的开展产生相应阻碍，对此传染病医院应该对这些问题积极应对，通过优化档案管理等工作的方式和方法全面提高医院的服务质量，积极在新时期的背景下进行探索，立足传染病医院档案管理情况综合考虑，通过各种具体的策略对这些问题进行改善，从而实现对医院的档案管理能力的增强，可以为公众提供更为优质的服务。

关键词：传染病医院；档案；优化工作

引言

中国的信息科技发展近年极为迅速，医院在不断扩大，这使得医疗管理的运行也会受到一些影响。为了使相关的医疗管理工作能够有效地实施，我们需要更好地关注档案管理等工作，充分展现各类工作的数据支撑工作，从而有效促进医院的总体经营。但是，由于医院的相关档案管理工作非常复杂繁重、流程复杂，如果发生不当的操作，会使得重要的相关信息的准确性和完整度发生一定影响。所以应该针对医院的感染病医院档案管理做出合理建议并加以解决。

1传染病医院档案管理的改进原则

1.1标准化与规范化原则

针对传染病医院的档案管理，要按照国家和行业标准制定出一套具有普适性的文件分类、编码、归档及检索系统，确保文件的完整性、准确性和可追溯性。同时需要制定一套完整的文件管理制度，明确各个阶段的流程、环节与标准，实现档案工作的标准化和规范化[1]。

1.2安全性与保密性原则

从突发公共卫生事件医院档案的特点出发，秘密性与隐私性是档案管理的核心要义，在档案管理方面，应建立健全档案安全的管理和机制，包括硬件建设（如机房、设备等）、软件建设（如网络、密码系统等）和信息数据安全（如涉密人员信息、医院内部机密等），对于涉及涉密人员隐私及医院内部信息保密档案，必须采取严密的保密措施，设置数据信息访问的权限以避免信息泄密，制定发生档案遗失、损毁和泄密等紧急情况的应急预案[2]。

1.3信息化与智能化原则

由于信息技术的发展，我们应逐步推进传染病医院档案管理工作进行信息化、智能化。利用先进的信息化软件如电子病例系统和档案数字化设备，可以提高档案业务处理的准确性和有效性，并引入包括人工智能、大数据在内等相关技术以实现档案资料的智能化处理、查询和分析，从而为医疗单位管理和决策提供有效的帮助[3]。

1.4协同性与共享性原则

传染病医院文件管理的关键在于打破部门壁垒、实现文件资料的集约化、融合性使用。我们要形成部门与部门之间、系统与系统之间的信息共享模式，推进医学数据、科研数据、管理数据的联动互通，以此为基础，通过共享文件资料提升医院整体运行效能、保障和提升医疗服务品质。

1.5可持续性与发展性原则

从长远发展来说，传染病医院的档案管理工作应重视档案管理的连续性和发展的潜力。一方面，加强维护和使用档案资料，保障档案文件长久保存并得到有效利用。另一方面，关注档案处理领域的最新技术和方法，不断更新档案管理的理念和方法，推动档案工作发展。

1.6人性化与便捷性原则

为了能够适应使用者的需求，我们需要针对传染病医院文件管理做系统化的设计与规划，提供更人性化的方式、更便捷使用的方法。比如，优化文件搜索方式简化得到文件所经过的程序步骤等，提高了文件使用的便捷性。此外，我们也要加强对工作人员专业知识和服务意识的培养与训练，让工作人员为我们提供更好的档案管理服务[4]。

2传染病医院档案管理的改进重要性

2.1神经中枢疫情防控

传染病医院电子档案作为防控新冠肺炎的“数字化心脏”。例如，武汉金银潭医院在新冠病毒爆发期间建立电子病历档案系统，可实时记录、总结患者的临床症状、实验室检查和影像学检查信息，并形成不断更新的人口健康数据库，并能向疾控中心、社区医疗机构共享患者信息，提升了流行病研究效率40%以上；这些档案中有与病毒基因序列有关的资料，有助于疫苗研制，记录的患者用药史有助于调整诊疗方案提供依据。这种全面、多元化的档案管理体制缩短了应对公共卫生事件的时间窗口[5]。

2.2重视医疗质量管理的地位

标准的文件管理实践对诊断和病人安全都有着深远的影响。在北京地坛医院，引入电子病历监系统后，医生开具处方的错误减少了62%，而对于长期监控疾病如艾滋病或肺结核，完整的历史记录有利于保持治疗方案的一致性。北京地坛医院还创建了药品使用历史报警系统，使其可以将药品副作用的发生率由3.2%降到1.1%，从而大大提高了医疗服务的安全性。

以“价值”为核心的科研教学要素的匹配，围绕“价值”，促进科研成果“价值”的充分发挥，通过价值实现和价值提升等过程，从而实现科研生产力，确保知识产权保护的教学开展，并将课程的凝练，主题的创意提升等以论文的形式进行记录，以保护创新和科学要素的新颖性等[6]。

2.3传染病医院档案是医疗科研的重要财富

过去几年累积的传染病病例数据构建了上海公卫中心临床研究数据库，也形成了发表在SCI期刊上的127篇论文以及23项自然科学国家基金的研究内容。建立了十多万例感染疾病病例的数字化病理切片资料库，这也是医学院在校学生的教学资源。目前已经把档案数据进行深度挖掘以推进精准医疗的发展，通过AI挖掘乙肝病人治疗数据的队列数据，构建个体化的用药预判模型。在DRG付费制度改革下，医疗信息化的影响因素中，正确的病例首页数据将对医院的财务管理产生重大影响，杭州西溪医院通过对文件编号进行标准化管理，将医保拒付率由8.3%下降为2.1%，建设医疗器械、耗材追踪记录，提高高值耗材使用效能35%，建立设备维护记录管理，一台特定感染病医院CT开机率由之前的6%提升至98%，寿命延长两至三年。业务数据挖掘逐步指向精细化费用控制方向[7]。

2.4法律合规性风险防范机制

财务资源的信息记录存储和应用符合相关法律要求，人员、设备、物品、渠道、供应商等管理的合规性符合公司管理规范和有关规定，进而保障财务信息使用的合规性。《传染病防治法》、《医疗纠纷预防和处理条例》等多项法律法规均对传染病档案管理提出了相关要求。利用完善的档案系统，可以使医疗纠纷发生率的减少，据该院对此方面的数据显示，完善病例记录可以将医疗纠纷风险降低58%。电子签名档案系统的使用确保病例具有合法性同时保证病例快速整理功能，3日内完成病例归档率由原来的75%提升至98%。除此之外，采用双重开锁管理模式的生物样本档案制度，可以避免生物安全的潜在威胁。

2.5公共卫生体系建设

作为国家公共卫生信息网络的重要组成部分，传染病医院档案将对深圳第三人民医院的“平战结合”管理起到很大的作用。医院可以在非疫情防控阶段收集病毒变异信息，并在疫情防控阶段紧急查询相关信息；可以与海关、机场开展健康档案共享平台，这为应对Delta变异病毒发挥了提早发现和提前预测7个潜在感染者的巨大作用。这一多元一体化的数据库将逐步改变当地抗击传染病策略。

2.6社会公众对患者权利保护的价值认知

加强档案管理工作能够显著提升患者的就医体验：医院之间的电子健康档案共享能够降低重复检测占总检查的比例达到45%；手机档案检索助手能够让患者对于服务感受提升32分；使用保密技术保证像艾滋病病毒携带者这样的敏感人群的健康档案私密安全；区块链存储让信息造假风险有效降低；管理标准的医疗告知文件沟通使医患双方沟通效率提升60%。

3传染病医院档案管理存在的问题

3.1管理制度不健全

多数传染病院在档案管理方面呈现不规范现象，普遍缺乏严谨的管理体系，导致其管理效能偏低。通常情况下，档案管理工作并未纳入到医院员工的绩效考核体系，反映出对该项工作重视不足。由于监管措施未能切实执行，导致档案管理流于形式。同时，国内一些传染病院的档案管理规范尚未统一，档案格式各异，这在档案整理和装订等环节造成了极大的混乱。

3.2 管理观念有待加强

传染性疾病医疗机构的档案管理旨在提升档案的使用价值与效能，秉持以服务为核心的业务理念，推进从传统的、被动的档案资源利用向多元化、主动的档案资源拓展转变。从事档案管理的专业人员需具备扎实的专业技能，但当前我国众多传染性疾病医疗机构的档案管理人员素质参差不齐，有的工作人员个人素养不足，有的机构采取身兼多职的做法，档案管理职责由其他岗位人员兼任，且部分人员未接受过系统的岗位训练，导致其业务能力较弱。此外，一些档案管理人员对法律法规的理解不足，对档案管理职责不够熟悉，导致在档案的保存和收集过程中出现诸多问题，甚至发生不当销毁档案的事件[8]。

3.3人才队伍建设亟待加强。

在我国的众多传染病医院中，普遍存在一个现象，即不单独设立专职管理人员，而是通过兼任的形式安排人员负责。这种做法导致管理人员对档案管理工作的本质及流程理解不深，从而严重影响档案管理工作的质量。医院的档案管理通常分为管理审核和综合管理两大块。有些管理层在观念上对档案管理的重要性认识不足，甚至认为这项工作并非必不可少，因此对档案管理人员的配置和专业培训并不重视。这种情况导致在实际操作中，档案管理人员难以做到全面搜集和整合资料，加之个人学历和专业技能的限制，使得他们的工作难以达到新医改对医院档案管理提出的标准和要求。

3.4信息技术应用不充分

尽管我国计算机普及率较高，多数传染病医院已配备计算机设备，应用于档案管理之中，如分类和登记档案等基础操作。然而，传统的纸质存储方式依然在医院档案管理中占据重要位置，导致资料信息的数字化处理能力不足，管理过程中易出现资料损坏或遗失的情况，影响了档案的使用效率。另外，纸质档案体积较大，存储空间利用率低，造成资源浪费。

4传染病医院档案管理优化途径

4.1完善档案管理体系

管理层在传染医院中应提升对档案工作重要性认识，摒弃过时的档案管理思维，主动参与教育提升，丰富知识与技能，打造高效的档案管理机构。医院需建立健全档案管理人员体系，确立职责明确，提升培训制度的规范性与实效性。对于档案管理的设备环节，应拟定应急方案，如防水、防火措施，确保监督机制完备，全面监控档案使用流程，预防信息泄露或遗失。若发生档案损坏等情况，必须对责任人和科室进行严格追责，增强各部门间的沟通。医疗档案记录了患者的治疗经过，对提升医疗质量管理具有关键作用，有助于医院处理相似病例，探索解决策略。整理重症患者的医疗资料，为医学专业人员提供了有价值的参考资料，对治疗策略的制定具有指导意义[9]。

4.2提升档案管理团队素质建设

在传染性疾病医院中，强化档案管理人员的专业培训是提升其职业素养的关键。档案管理人员肩负的职责不止于档案的收集归档，还涉及到档案的筛选与深度利用，这均要求有具备高技能的管理人才作为支撑。一方面，医院应当吸纳具有专业背景的档案管理人员，以此增强档案管理团队的力量，从而提高管理工作的质量。另一方面，邀请行业专家亲临医院指导实际档案管理工作、组织专业培训，同时重视理论知识与实践技能的结合。另外，医院还需定期对档案管理人员进行档案管理知识的评估，以发现并弥补知识盲点。

4.3树立科学的管理理念

随着传染病医院逐步扩大，其累积的医疗记录也在持续增长，与此同时，就医人数的增加使得医院空间变得愈发紧张，档案存储空间亦遭遇挤压，档案管理面临的场地困境愈发凸显。鉴于此，必须确立先进的管理思想，顺应医疗改革的新趋势。在档案管理方面，医院需强化信息化进程，提升档案信息管理的科技含量。现阶段，大部分传染病医院的档案仍由各科室分散保管，然而，多数科室并无法提供适宜的档案保存环境，如控制湿度、温度等条件，一旦遭遇火险，档案资料有可能遭受灭失。因此，积极引入信息化技术，利用电脑、扫描仪、视频摄录设备以及录音工具等电子产品，把纸质档案转化为电子档案，丰富档案存储形式，不仅有利于档案的长期保管，还极大提升了档案的使用效率[10]。

5结语

因此，在执行档案管理任务时，传染病医院必须恪守创新发展的理念，针对档案管理过程中显现的缺陷和问题，提出更具针对性的改进策略，建立更合理的管控思想，加强专业人才团队的建设等多个方面，提升档案管理的信息化程度，为提高医院的档案管理水平奠定基础，确保传染病医院的档案管理得以稳健且持续地进步。

参考文献

[1]马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊,2016(5):20-21.

[2]张璇.探究新医改背景下医院档案管理的改进措施[J].办公室业务,2024(12):99-101.

[3]胡桐,田昕,辛有清.北京地区三级综合性医院呼吸道传染病防治工作研究[J].中国医院,2025,29(2):69-74.

[4]刘勇.医改背景下医院档案管理的改进方法及有关策略[J].中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学,2024(12):094-097.

[5]杜青.基于新医改下医院档案管理的改进方法探究[J].陕西档案,2016(5):35-36.

[6]黄晓丽.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].中小企业管理与科技,2018,2(34):11-12.

[7]张杰.新时代背景下医院档案管理的难点及解决方法探析[J].兰台内外,2024(11):52-54.

[8]杨慧莉.新医改下医院档案管理的改进方法探究[J].当代医学,2013,19(10):26-27.

[9]李淑英.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].中国卫生产业,2018,15(15):50-51.

[10]乔晖.试析新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].中国卫生标准管理,2020,11(16):1-3.
姓名:王君义，性别:男，出生日期:19811102，民族:汉族，籍贯:武安，学历:本科，现职称:副主任馆员，单位:邯郸市传染病医院，专业:档案专业，，邮编056002