强化事业单位的人事工资档案管理探讨

摘要：人事工资档案作为记载机关、事业单位人员任职资格和工资待遇的主要载体，是单位进行人事管理和工资管理工作的合规凭证。“数字中国”的逐步推进和《干部人事档案工作条例》的全面贯彻，机关、事业单位人事工资档案管理工作的现状已不能满足形势发展的需要。本文通过对近年来人事工资档案管理进行探索，剖析人事工资档案管理的困境，从体制创新、技术依托、流程再造方面探索创新思路，从实践中发现问题、解决问题，为机关、事业单位更好地开展人事工资档案管理工作提供借鉴。

关键词：机关事业单位；人事工资档案；数字化管理；全生命周期

人事工资档案记录着人员的从入职到离职等各方面信息，不仅涉及档案的履历、考核、职称等重要的人事信息，也涉及工资、绩效、社保补贴等收入的重要信息，是人事、财务管理的枢纽【1】。在机关事业单位治理能力现代化的背景下，人事工资档案从“静态保管”转向“动态服务”，其管理水平关系到人事选拔、绩效考核、工资薪酬等管理工作的科学决策，围绕着档案数字化、风险管理、服务效能等方面展开了讨论，对于管理工作创新具有积极的作用。

一、机关事业单位人事工资档案管理的现实困境

（一）管理理念与价值认知滞后

有的单位将人事工资档案管理视为辅助工作，不注重数据价值开发，对人事工资档案的利用，局限于职称评审、工资待遇提升等被被动场景，未能与干部队伍、岗位需求挂钩，未能发挥人事工资档案数据决策支撑作用【2】；缺乏对人事、工资档案关联性的重视，人事、工资档案多表现出各自为政、相对独立的“信息孤岛”特征，缺乏管理协同性。

（二）制度体系与操作规范不完善

现行制度侧重于档案单独管理，人事、工资档案合并管理没有统一规定，收集过程存在存在清单不明确、时限不清晰等问题【3】，档案履历变化与工资变化不一致的情况；审核制度流于形式，没有审核材料的真实性，为档案造假留下隐患。缺少部门协调制度，人事、财务、档案部门权责不清，不利于材料传递。

（三）技术应用与信息化建设不足

大多数单位信息化还是初级阶段，纸质档案还占相当大的比例，电子档案还是纸质的复制品【4】。现有系统多为独立开发，人事信息、工资信息不能共享，智能分类、智能审核、智能验证还无法实现，检索与更新仍依赖人工操作。对安全技术还没有很好的运用，工资数据等还缺乏很好的加密与访问控制，存在泄露与篡改风险。

（四）人员素养与队伍建设薄弱

档案管理人员多为兼职或非专业出身，不具备人事档案、劳动工资、信息技术的复合专业知识；同时，缺乏必要的培训，对使用数字化管理软件、应用新技术等新技能一无所知，先进技术在发挥作用上无从谈起，此外，岗位待遇偏低、职业发展路径模糊，影响人员工作积极性与队伍稳定性。

二、人事工资档案管理的创新路径

（一）制度重构：构建融合型管理标准体系

加强顶层设计：根据《干部人事档案数字化技术规范》《个人信息保护法》等，发布人事工资档案管理办法，执行电子档案的“四性检测”规定，与纸质档案享有同等的地位，建立分类代码，实现电子档案“一人一档一码”包含了人事、工资变动所有的内容【5】。

流程机制再造：推行材料“事前把控+事中复核+事后跟踪回溯”机制，将材料收集工作融入招聘入职、考核晋升、工资待遇等工作中，将材料归档工作提前至材料形成之初，明确人事部门材料提供、财务部门复核数据、档案部门统筹管理，环环相扣。

监管机制到位：构建定期检查、专项检查相结合的督查制度，对档案、薪酬等定期进行审查，实行责任追究终身制，对档案编造、数据泄露等行为进行追责【6】。

（二）技术赋能：打造智能化管理平台

数字化基础建设：构建区域内人事工资档案云平台，跨部门、跨层级共享数据。采用OCR技术自动抓取、转换纸质信息，建立档案实体数据与档案电子数据关系，通过RFID二维码关联、建立查询检索。链接社保、医保等系统自动抓取执业资格、缴费记录等。

前沿技术大投入：采用区块链技术构建存证链，人员任免表、薪酬表等材料进行上链，全生命周期记录，AI建立自动检测分析模型，自动判别材料不齐全、材料内容不匹配等情况，大数据比对人员成长曲线、薪酬曲线，为决策服务【7】。

安全体系建设：引入零信任架构体系，加强加密技术，利用加密算法对薪酬等信息按照类别进行管理，进行权限等级划分，建立备份及灾难恢复机制，定期进行渗透实验，避免网络攻击、信息丢失。

（三）队伍建设：培育复合型管理人才

建立专业人才引入机制，选拔档案管理、人力资源与信息技术相关专业人员。建立培训制度，开展档案、工资、计算机等相关业务培训，推行“档案+ IT”双技能认证。建立激励机制，提高岗位待遇，畅通晋升渠道。打造一支稳定、高效、能多岗胜任的复合型人才队伍。

三、实践推进中的挑战与应对策略

（一）主要挑战

技术不配套：新老机不配套、改造成本高难度大；标准不统一，造成跨行业跨部门不能通用，不兼容。费用不配套：信息设施建设、设备升级、教育需投入大量资金。一些基层单位资金不足。法规配套性问题：工资政策、档案管理要求在变化，系统、制度在修订，配套成本高。

（二）应对策略

分步推进转型：试点先行，从重点业务科室的新技术、新流程试点开始，再逐步推广。对原有系统，通过低代码平台二次建模。多元保障经费机制：建立“财政为主+单位自筹”的资金保障机制，积极争取财政专项资金，积极鼓励社会技术服务单位参与单位建设。实时匹配规范：专人负责法规实时掌握，系统设计自动匹配，使管理实践与法律法规要求始终保持一致。

四、结论

加强机关事业单位人事工资档案管理是治理能力发展的需要，是人才强国建设发展的保障【8】。当前管理实践虽面临理念、制度、技术等多重挑战，但通过制度重构实现标准统一、技术赋能实现效率提升、队伍建设实现能力增强的创新路径已逐渐明晰。未来须进一步整合机关事业单位人事数据、工资数据资源，从“数据存储”转变为“价值挖掘”，将人事管理数据在选人用人、工资改革、政策制定等方面的支持价值充分发挥出来，助力机关事业单位建设行稳致远。

参考文献

[1]刘后毅. 浅谈新时期如何开展人事档案管理工作[J]. 办公室业务,2023(6):161-163.

[2]修锐. 事业单位人事档案管理水平提高策略探讨[J]. 山西青年,2022(13):169-171.

[3]任艳君. 浅论事业单位干部人事档案管理[J]. 技术与市场,2021,28(3):178,180.

[4]刘仲会. 新时期事业单位人事工资档案管理路径浅探[J]. 长江丛刊,2021(30):115-116.

[5]刘媛,王文娟. 事业单位职工档案工资管理的重要性[J]. 现代管理,2022,12(5):602-605.

[6]朱秀萍. 试论如何做好事业单位人事档案管理工作[J]. 电脑爱好者（校园版）,2023(3):190-191.

[7]王晓青. 事业单位人事档案管理规范化水平提升的途径探讨[J]. 互动软件,2022(10):283-284.

[8]王茜. 提升事业单位人事档案管理水平的路径探索[J]. 中原文化与旅游,2024(13):58-60.