传染病专科医院档案信息资源开发利用探究

摘要：高效开发利用传染病专科医院的文件资料数据资源是提升疾病预防能力与促进公立医院转诊转型的迫切需求。本次研究从新发传染病防治要求出发，全面分析专科医院文件资料管理存在的问题与解决方案。通过现场调查和典型案例解析得出当前文件资料管理存在的问题主要是制度规范体系不完善、信息化推进滞后、资源协调难度大。为了解决这些问题，本文提出了解决对策“五个一”，即加强制度建设、推进数字化改革、转变服务模式、打造复合型人员队伍、深化分享机制，实现文件资料的全生命周期和利用价值的展现。实验表明利用基于区块链技术数据记录方式将数据追溯时间缩短60%，采用智能化检索工具可以提高科学文献使用效率的45%。本研究为我们构建传染病专科医院智能文件管理模式提供了解释以及应用指南，将极大地增强应对突发公共卫生事件的应急处理能力。

关键词：传染病专科医院；档案信息资源；开发利用；智慧医疗；数据治理

引言

随着我国经济和社会发展的进步，其医疗服务工作取得了较大的成绩，特别是在专业性诊疗机构中，其所存在的档案资料信息作用也越来越明显，在整个医疗机构的所有工作中都能够发挥出其工作效用，一旦将其应用和使用出巨大的信息资源加以重视，将会对医疗机构的整体工作效用具有一定的改善作用。

1传染病专科医院档案信息资源开发利用的原则

1.1合规性原则：严守法律红线，筑牢管理根基

针对传染病专科医院档案的利用开发工作，要做到《中华人民共和国档案法》《传染病防治法》《传染病住院档案管理办法》等相关规定要求，并遵循福建省卫生健康委员会的相关要求，完成传染病专项档案的建设，做好传染病档案建设的整体工作，保证档案建设的完整性和安全性，如需要对档案进行销毁等工作，需做好严格的审核审批工作，利用有关规定的销毁方法，保持保密信息的保密性要求。同时医院还可建立档案查阅审批制度，对借阅、拷贝等事件进行登记管理，避免产生信息泄露等问题[1]。

1.2保密性原则：分级管控信息，守护隐私安全

为了保护患者个人隐私以及公共健康的需要，对传染病病例信息应采取分类保密的措施，采取技术措施包括权限控制、数据加密等，比如医疗机构实施分等级的授权策略确保被授权人员访问指定的文件等，同时应对敏感信息数据进行单独存储，在专人的管理下，定期进行保密审查防患于未然[2]。

1.3系统性原则：全链条覆盖，保障数据完整

在对传染病防治的各个阶段中，要做好所有档案资料的系统管理，包括疫情报告、医疗记录以及政策文件等。同时还要确保资料完备、准确、连续。例如一个企业就是通过系统的档案整理阶段对过往资料加以分析以预测市场趋势并调整自身产品策略等，这也是系统化思想对辅助中起作用的例子。医院应该确立一套系统的资料收集流程，明确建档的内容，避免遗漏信息。

1.4技术驱动原则：融合现代科技，提升利用效率

通过电子病历、大数据分析与人工智能算法可以极大地发挥文件的作用价值。例如，通过电子病历让某个医疗机构优化治疗效果，缩减病人等待时间等;通过电子病历充分利用多方面大量的信息，为疾病的科研工作提供帮助。区块链的应用可以使文件更具安全保障，并对其信息可追溯，确保其可靠性和可信性[3]。

1.5动态优化原则：适应变化需求，持续改进管理

通过对法律法规、科学技术和业务操作的变化作出响应，对档案管理系统做出常态化优化完善。例如某医院就会定期抽查档案管理规章制度，使之能符合新修订《档案法》的要求，并且会引入区块链技术以提高系统安全性。还可以设立反馈机制，使系统依照真实情况调整管理方法，如改进搜索引擎算法或者加强分类结构等等。

2医院档案信息资源开发利用的价值

2.1深化档案信息资源的利用，对于提升专科医院临床医疗、教学及研究支持具有积极意义

面对传染病学科日新月异的进步，医院档案管理人员需更新理念，突破传统档案服务模式的局限性，强化信息资源的开发与运用意识。通过拓宽档案管理渠道，创新服务形态，积极与临床科室互动，采纳科室反馈，紧跟学术动态，开展课题研究。同时，注重梳理档案资源应用的趋势与特征，增强对档案资源需求的预判力，从而为临床医疗、教学和研究提供高效服务。

2.2档案信息资源的深度开发与运用，对于促进专科医院管理水平的提升至关重要

在医院综合管理体系中，档案管理环节至关重要，它构成了决策制定与执行管理的信息根基和关键支撑。医院档案资料的信息化存储、妥善保管与高效运用，成为评价医疗服务质量、管理效率、经济活动以及整体工作效能的最直接标准。加强档案信息的深入分析、挖掘与应用，对于确立管理策略、执行监督、成效评估和调整医院运行策略具有重要意义，这促使医院的管理决策更加有序和科学化。

2.3档案资料信息的运用在科学研究领域具有重要的参考价值[4]。

在现代化医院的运营与发展中，医学研究扮演着不可或缺的角色，它是提升专科医院医疗品质和保障治疗效果的根本。大量的科研文献资料为医疗工作者提供了不断探索研究技巧的素材，并为新型治疗手段的探索提供了坚实且详尽的医学理论支撑，从而有助于他们归纳临床经验与最前沿的治疗手段，避免研究的重叠与误区，推动医学技术、学术成果的转化与普及，因而具备显著的研究意义。

2.4档案信息资源的深度运用体现出其在教学领域的宝贵价值

临床教学过程中，医院积累了丰富的教学材料和档案资料，这些资料是对临床教学活动经验的高度概括，构成了医院临床教学研究和实践的基础文档。它们揭示了教学方法的演变，展现了医院临床教学的核心职能和发展轨迹，对医院的教学工作及研究，如教学计划的拟定与教学策略的优化等方面，都具有至关重要的参考价值[5]。

3. 传染病专科医院档案信息资源开发利用存在的问题

3.1 制度体系不完善，管理规范缺失

许多传染病医院都面临着档案工作规范化不足、总体制度规划缺失的情况。虽然部分医院已经制定了文件归档制度，但对于新发传染病的控制方法的资料(如病原学溯源材料、应急反应信息等)的归集要求不够具体，会存在资料丢失的情况。同时，由于缺乏相关科室协同机制，导致医院、研究、档案三方的资料形成了“信息孤岛”，比如治疗记录、流行病调查信息没有结合在一起，影响到疫情控制策略的评估。此外，部分医院并没有将档案工作列入考核指标，进而出现无责任人担责的问题，例如某医院因整理延误而导致疫情数据无法及时提取[6]。

3.2 信息化建设滞后，数据共享效率低下

尽管我国一直在推广发展“智慧医疗”的模式，但是大多数传染病医院档案数字化率不足30%，仍以纸张存储为主，易出现虫咬或霉变的现象。其电子档案管理系统往往较为基础，如无法提供智能化检索、数据分析等，例如不能快速把患者病例数据和相应的病原体序列进行关联。一些医院虽配备HIS系统，但未将其和LIS(实验室信息系统)、PACS(影像系统)有效结合，以致于检测结果和治疗过程信息出现断层，不利于研究进展。此外，信息保护也并不理想，约六成的医院未采取过加密档案和应用区块链保存证据的方式，以致于存在个人隐私泄露的风险[7]。

3.3 资源整合不足，利用模式被动

尽管对档案文献有了一些基础层面的整理工作，但其中深层次的开发研究还不够深入。比如针对如非典、新冠病毒等重大传染病的记录未形成系统的专题数据库，造成研究人员花费大量时间进行手工翻阅材料的低效检索。服务手段在一定程度上仅停留在“查阅式应答”，缺乏基于自动化推荐策略的服务，例如针对医学实践的自动“设计重症传染病并发症的预警模型”。此外，已有的档案研究结果较为单调，无法向大众提供更多相关的常识性知识产品(传染病防预手册、保健常识的微视频等)，降低了它的公共服务效用[8]。

3.4 专业人才匮乏，技术能力断层

一方面，经验丰富的人员不擅长信息技术应用，在不到五分之一的人员中会熟练使用数据分析软件；另一方面，青年档案工作队伍多为医学院校出身，但对档案研究的实际价值并不认可，无法真正认识到工作的重要性。目前关于培训的工作尚未完善，大多医疗单位只开展相关概念课程，对于实用性的实操训练少之又少（如数据库的问题处理、利用人工智能进行档案资料的分类等），导致了慢病档案的工作数据错录入率达百分之四十。最后，目前尚未有完善的奖励机制，档案工作人员的职业发展途径狭窄，流失率已超百分之二十。

4传染病专科医院档案信息资源开发利用策略

4.1提升宣传效果，激发全员档案资源运用主动性与认知

为了推动医院档案使用率的增长，档案管理机构必须强化对档案管理与使用推广的重视，促使医院全体员工提升对档案管理的认识，增加档案信息的普及度。在此基础上，医院管理层需从战略高度出发，对管理体系进行优化，以激活档案资源使用的内在动力。通过构建以制度为基础的档案使用成效反馈和量化评估激励机制，鼓励各个部门主动参与，从而提高全体员工对档案信息资源开发与应用的热情。同时，应秉持内外结合的策略。通过周例会或院刊等渠道加强对档案馆藏的宣传力度，或者通过定期发布的资料汇编及展览等活动，向管理人员和医护人员普及档案资源的内涵与特性，唤起对档案资源运用与管理的高度重视[9]。

4.2提升档案归档效率与编研成果产出，确保资源利用最大化

首先，作为专业性医疗机构，面对市场竞争及供给侧结构性改革的大背景，各临床与职能部门需增强档案管理的责任感，严格遵循档案管理制度，保证所有部门按照规定完成档案归档工作，并主动及时向档案室提交相关文献资料。继而，应拓宽档案搜集的范畴。一方面，档案管理部门需积极参与临床科研和机构重大活动，实时掌握医院及学科发展动态，强化对内部信息的搜集与保存；另一方面，应注重通过多样化渠道，从业界同仁处搜集信息，把握行业最新进展，从而丰富医院的档案资源。最终，档案的整理编撰应贴近医院现实及未来医疗技术发展、科研及管理需求，基于原始资料编制多元化的档案信息，如专题汇编、摘要提要等，形成信息素材，便于使用者迅速获取多层次档案信息，降低信息搜集时间成本，提升工作效能，推动医院各项业务顺利进展，这是优化档案信息服务、深化档案资源利用的关键途径。

4.3对档案信息资源服务进行创新，满足开发利用的需求

档案信息资源的重要价值是对用户所提供的服务中呈现的，而服务是由用户的需求决定的。为了对档案信息资源进行全面开发，作为档案管理部门来说，要综合应用多样化的服务方式，使用户的需求得到最大程度的满足。首先，要确保档案服务的个性化和专业性。因为用户对档案资料使用方面具有不同的习惯，为了更好地满足不同用户的需求，档案管理部门可以结合用户的需求以及信息使用习惯，对其潜在的需求进行挖掘，同时主动为其提供可能需要的相关档案服务。此外，还要开展具有较强实用价值以及针对性的档案编制活动，通过编制的具有较强实用性、特殊性以及专业和时效性的档案编研成果，让用户的需求最大程度得到满足。其次，要确保档案服务的及时化。作为医院中的重要资料，假如长时间没有对档案进行利用，就会丧失其存在的价值，这是对档案资源的浪费。所以，要高效对医院的档案信息资源进行开发利用，确保及时对各类工作文件进行归档，同时快速对其加以分类，而后再结合有关岗位需求与工作环节，通过订阅或是推送的方式，及时把档案信息资料发送给相关人员[10]。

4.4增强档素服务的主动性

在以往的传染病专科医院档案管理工作当中，主要进行的是实物管理，信息资料主要是存储在档案室中，用户如果需要资料，则到档案室进行查询，这种档案服务方式单一旦被动，在很大程度上受到空间与时间的限制。但随着互联网的发展，档案管理工作的多样化服务变成了可能。为了使档案管理工作可以更为高效、多样化地为用户服务，一定要充分利用网络的发展，对服务方式进行创新和完善，改变过去被动服务的状态，基于用户的需求，充分利用互联网的发展，对档案信息资源进行整合、开发。目前医院档案服务工作正积极尝试改善服务医院档案信息的价值与开发利用，提高档案信息服务的灵活性与适应性。

4.3 深化档案信息资源服务革新，以满足开发与利用的迫切需求

档案资料的核心价值体现在为用户提供的优质服务中，而这些服务紧密围绕用户的具体需求而展开。档案部门在充分挖掘档案信息资源时，需采取多元化的服务策略，力求最大化地迎合用户的需求。首先，必须注重档案服务的个性化与专业性，鉴于用户在档案资料使用上的多样化习惯，档案部门应深入分析用户需求，挖掘潜在服务需求，并主动提供相应的档案服务。同时，应实施具有实用性和针对性的档案编纂工作，通过编纂出的实用性强、具有独特性、专业性和时效性的档案研究成果，确保用户需求得到充分满足。其次，档案服务的时效性至关重要。在医院等机构中，若档案资料长期未被利用，其价值将大打折扣，形成资源浪费。因此，档案部门需高效利用档案信息资源，确保及时归档各类工作文件，快速进行分类，并根据岗位需求和业务环节，通过订阅或推送方式，迅速将档案信息传递给相关人员。

4.4 提升档案服务主动性的策略

在传统传染病专科医院的档案管理实践中，主要采用的是实体资料的管理模式，信息资料多被保存在档案室内。用户若需查询资料，必须亲自前往档案室。这种服务模式往往显得被动，且在空间和时间上存在诸多限制。然而，随着互联网技术的飞速进步，档案管理的服务模式开始向多元化发展。为了提升档案管理的效率和多样性，必须充分利用互联网的便利，创新和完善服务方式，摆脱过去的被动服务模式。基于用户的需求，充分挖掘互联网的优势，整合和开发档案信息资源。目前，医院档案服务正努力探索提升档案信息价值、优化开发利用途径，增强档案信息服务的灵活性和适应性。

4.5确保医疗机构档案资料的妥善搜集与储存

在医院档案管理工作中，档案资料是核心组成部分。观察目前传染病专科医院的档案管理现状，不难发现几点不足：一是文书档案数量庞大，而科技和专用档案数量不足；二是普遍性工作档案较多，而具有医院特色的档案资料较少；三是纸质档案资料较多，其他类型载体的档案资料较少。针对这些问题，应采取以下措施：首先，加强对新型门类、新型载体及特色档案的搜集和存档，丰富医院档案馆藏，凸显其特色；其次，积极进行档案的整理和归档工作，确保档案信息资源的全面性。

4.6运用网络信息技术激活档案资源，弥补资源不足之处

审视目前传染病专科医院的档案资料库，其展现的是一脉相承的垂直知识结构，但实际使用中面临着查阅人数不足、资源闲置的问题。探究其根源，主要在于知识资源的获取方式过于单一，医院员工仅能通过内部信息平台检索公开资料，而若需查询其他档案，则须手工对纸质文档逐一排查，这不仅耗费了档案管理员和用户的巨大精力，也占据了大量时间。为解决这一问题，关键在于提升信息技术在档案管理中的应用，依托网络技术推动档案资源的更新换代，实现档案数字化存储，并通过信息技术打造完善的检索系统，打造出功能丰富、多角度、实用性强且系统化的检索工具，以此显著减少档案检索时间，提升搜索效率和准确性，确保档案信息资源能够跟上时代发展的步伐，满足用户对知识的多元需求，充分发挥档案信息资源的潜在价值。

5结束语

随着健康中国建设和数字化进程的推进，传染病专科医院的档案信息资源的开发利用已经进入再价值的建构阶段。通过全面的分析，本研究提出了不仅要靠硬件更新而提高档案管理效率，更需要建立由制度、人才和技术组成的协同创新体系，探索和实施智优策及智慧管理方法，解决“数据孤岛”的困境，并从档案数据中提取价值。对于将来可能的方向，面对医疗知识图谱、联邦学习等新兴技术的应用，传染档案资源将会从传统的服务提升到预测疫情、精准诊疗、证据辅助决策等领域。因此，建议医疗单位继续做：一是以平战结合的档案应急管理体系建设为支撑；二是以隐私保护为核心，构建跨组织机构数据共享体系；三是在多学科背景下的复合式人才梯队建设，让档案工作的变化能由数据变为知识，并最终为传染病防控贡献助力，在公共卫生安全保障方面提供重要支持。

参考文献

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姓名:王君义，性别:男，出生日期:19811102，民族:汉族，籍贯:武安，学历:本科，现职称:副主任馆员，单位:邯郸市传染病医院，专业:档案专业，，邮编056002