医院档案规范化管理与信息安全防护路径探析

摘要：数字化时代医院档案的规范管理与信息安全防护成为医疗行业的重点。文章旨在探讨医院档案管理的现代化路径，重点分析当前档案管理中存在的不足，具体为：数据孤岛、隐私泄露、合规性的挑战。为应对挑战，医院档案管理应该引进云计算、大数据以及区块链技术来优化档案管理，确保数据管理的完整性与可用性。这要求医院档案管理应该建立起完善的信息安全体系，如制定严格的数据访问控制策略、定期进行合规审查、进行员工信息安全意识培养等，从而为医院档案管理的标准化和智能化提供参考。

关键词：医院档案；规范化管理；信息安全；防护

新时期医疗信息化快速发展，医院档案作为医疗活动的重要记录，管理的规范性与信息的安全性备受重视。面对海量数据的存储以及处理，传统的档案管理方式滞后于时代发展需求，尤其是数字化时代数据信息的隐私保护、精准度、网络威胁等都是对应机构需要考虑的问题。医院以往的档案管理中，纸质档案的管理存在问题，电子档案管理存在泄露隐患，这种情况下信息安全防护十分重要，医院需要考虑建立起高效且安全的档案管理体系。这一情况下针对性提出适应当下数字化发展和未来智能化发展的信息安全防护途径，以期给医院管理层提供对应的决策支持，从而建立更高效的档案管理体系。

一、医院档案规范化管理与信息安全防护现状

（一）信息割裂阻碍数据资源整合

在医院内部，HIS、LIS、PACS、EMR等系统由不同的厂商开发，数据格式以及接口标准并没有实现统一，这导致医院内部形成了信息孤岛的局面。如检验结果和电子病历系统同步困难，需要人工重复录入，这导致效率低下而且很容易的出错。医疗机构仍旧存在大部分的纸质档案，内部的信息化覆盖不足，这也导致部分信息的检索依赖人工翻阅来进行，信息的利用率低下。另外，由于缺乏统一的数据管理平台，这也导致历史档案和实时数据之间形成明显的割裂感，这严重影响到医疗决策的连续性。

（二）安全防护薄弱而威胁到患者的权益

医院档案中涉及大量的敏感患者信息，医院部署数据加密技术不够全面，只有58%的医院部署了安全防范体系，防火墙以及入侵检测系统的覆盖率严重不足，这也导致档案系统易受到黑客攻击。比如2024年某省级医院由于系统的漏洞从而导致2.3万份病历泄露，这些信息涉及患者的身份证以及诊断记录。内部人员可以越权查阅，这是因为部分医院并没有实施分级权限控制，这也导致实习生和外包人员都可以随意调阅病历。对于纸质档案而言，纸质资料需要防潮和防火，但大部分的医院防火设施不达标，电子存储介质交叉使用数据的污染概率很大。

（三）档案合规性面临严重挑战

当下《民法典》以及《个人信息保护法》中明确要求保护公民的隐私，目前仅有35%的医院建立起合规审查机制，病历篡改和超期保存档案的现象突出。由于缺乏全生命周期管理，所以档案收集、归档和销毁环节缺乏标准化管理，档案管理严重不规范[1]。目前有70%的医院并没有建立起电子档案管理日志，一旦出现违规行为，追溯难度将会大幅度增加。

二、医院档案规范化管理与信息安全防护的必要性

（一）保证医疗质量和保障科研发展

医院档案是医疗活动的核心，涵盖诊疗数据、科研成果以及设备信息等，是医疗质量改进以及科研创新的重要基础。通过规范化的管理，能够保证档案管理的完整性以及准确性。比如对档案进行标准化分类，对其进行编码等，能够给临床决策提供可靠的支持。如果档案管理混乱则会导致误诊情况的增加，甚至引发医疗纠纷情况。医院档案的大量信息是医院档案规范化管理基础，比如通过信息化手段实现档案的快速检索以及共享，从而减少重复检查率。另外，标准化流程能够缩短科研数据调取的时间，从而加速医学成果的转化。

（二）维护患者隐私和保护数据安全

医院档案涉及大量敏感患者的信息，比如病历和身份数据等，如果信息泄露将严重侵害患者隐私。目前网络安全威胁较多，比如黑客攻击、违规操作等风险频繁发生。这种情况下通过数据加密技术、权限分级控制等技术手段，降低数据泄漏的风险，保护用户的个人隐私。国家明确要求规范档案管理，比如在《卫生档案管理暂行规定》中，要求档案“完整、安全、准确”，强调档案管理的合法以及合规，避免出现由于超期保存或者是篡改病历所引发的追责情况。新时期医院可通过引进信息化技术来减少数据被篡改的风险。

（三）保证运营效率和传承医院文化

规范化管理是指使用信息化手段来实现档案的快速检索以及数据共享，减少重复检查的概率。另外通过标准化流程来缩短数据调取的时间，给医院的科研服务提供数据方面的支持。对于医院而言，档案是医院发展历程的见证，含有大量有效的数据资料，比如建院史料和特色诊疗技术等等，通过规范化存档，能够梳理医院的文化脉络，通过数字化保存珍贵的影像资料，可以用来进行展览以及学术交流，传承医院文化。

三、医院档案规范化管理与信息安全防护路径

（一）构建标准化与合规性制度

根据《卫生档案管理暂行规定》来制定档案管理分类的标准，具体到医疗、科研、行政等等不同领域不同范围，对于档案的保管期限、销毁流程等加以明确。比如，病历档案应该按照“门诊——住院——手术”进行分类，而且要求保管期限≥30年。在医院内部，建立起《档案安全责任制度》，将管理与绩效考核结合起来，打造“谁主管、谁负责”的分级责任管理制度。在档案管理中定期开展合规性审查，重点审查包含病历篡改和超期保存的问题；推行电子档案哈希值校验机制，引进区块链技术存证，再通过区块链技术来实现操作日志的可追溯，便于问责处理。可以引进第三方审计机构来评估档案管理的合规性和技术防护情况，还可以制定紧急预案，对数据泄露和系统瘫痪进行及时处理，确保可以在最短时间内恢复核心的业务。

（二）引进数字化技术赋能档案管理

医院档案管理的信息安全防护中，信息化平台的管理十分关键，通过部署临床数据中心（CDR），整合院内HIS、LIS、PACS等系统内的数据，实现跨科室的档案互通联动，打破数据孤岛的局面，降低重复检查的资源消耗，运用跨平台的数据协同进行数据的协同管理。依托现代化技术，开发“档案管理云平台”，借助平台实现电子病历以及影像资料等数字档案的集中存储，为用户提供智能检索，让信息检索更便捷。这样也可以减少医院对纸质档案的依赖性[2]。

数据加密技术很关键，对于敏感信息使用国密算法进行加密，比如患者的身份数据，在传输的过程中使用SSL/TLS协议进行加密。档案进行分级管理，配置基于角色分配的档案访问权限设置，比如医生只能查看本科室的患者档案，同时设置操作审计日志对档案的操作进行动态管理。对于档案还可设置物理防护机制，通过设立专门的档案机房，配备生物识别门禁、双路UPS电源、七氟丙烷灭火系统等，保证消防设施硬件配备齐全，真正实现档案管理物理意义上的防护。

（三）引进全生命周期管理

档案收集与整理是档案的前端，采取“前端控制”模式，在诊疗的过程中嵌入“档案采集节点”，比如电子病历系统自动记录下医生操作的时间以及修改的痕迹。针对档案管理建立起“档案质量评价指标”，包含完整性与准确性检查，定期对档案进行交叉检查。档案利用的过程中，建立“在线审批系统”，对于档案的借阅、调阅实现电子化管理，详细记录下借阅对象的操作目的、归还档案的时间和操作人。档案过期则进行“分级销毁”，如果是普通档案则进行碎纸后焚烧，电子档案则通过多次覆写+物理销毁存储介质，保证不可恢复，实现对档案的保护[3]。

（四）专业化团队的建设

组建“档案管理——信息科技——法律”的跨学科团队，培养属于医院档案管理的人才梯队，这部分人才主要负责档案数字化、安全防护以及合规审查。人才培养方面，引进“档案管理师”职业资格证，要求专职人员每年都要参与一定时间的专业培训，从而确保人才综合素养。在医院内开展“模拟攻防演练”，比如钓鱼邮件识别、U盘数据泄露应急处理等等，这些演练可以提升档案管理人员的安全防护技能。医院可以通过定期发布“安全警示案例”来通报国内外的医疗数据泄露事件，强化风险防范意识。医院可以每季度开展档案安全风险评估工作的进行，重点排查泄露和权限滥用等问题，形成《风险整改清单》。

结语：

综上所述，医院档案规范化管理与信息安全防护需要以制度为纲，强调技术、全生命周期管理、人才培训等，只有通过标准化建设和智能化升级，引进全流程管控和常态化监督等，构建安全可控、高效可用的档案管理体系。今后的发展还应该将档案管理和智慧管理结合起来，更好保障患者权益。

参考文献：

[1]寿永光.互联网+背景下事业单位档案信息化建设[J].现代企业,2025,(06):131-133.

[2]吴东亮.数字化时代事业单位档案管理理论创新及路径优化探析[J].兰台内外,2025,(16):35-37.

[3]张娟.信息安全视角下的档案管理风险识别与防控维度探析[J].兰台内外,2025,(17):29-31.