新时期提升企业办公室行政管理能力的措施分析

摘要：国有企业是国家经济的支柱，其办公室行政管理质量对于企业市场竞争力、经营运行效率等将会产生直接的影响，为进一步发挥办公室行政管理的功能作用，需要不断提升办公室行政管理能力，提高行政管理效率和整体水平，更好适应不断变化的市场环境，为国有企业在经济新常态下实现高质量发展提供强有力支持。基于此，本文就以办公室行政管理职能定位为立足点，结合企业办公室行政管理的重要性，针对新时期企业办公室行政管理能力提升的策略进行深入分析与研究。

关键词：新时期；国有企业；办公室行政管理；能力提升

引言：在新时期，经济全球化发展进程逐步加快，市场竞争越来越激烈，国有企业的内外部环境正在经历深刻变化，面临着激烈的市场竞争压力，对于企业运营效率、市场效应速度、综合竞争能力要求更高。办公室作为国有企业核心部门之一，承担着统筹协调、上传下达、服务指导等职能作用，其行政管理能力不仅会影响政策落实、资源配置运用、经营运行效率等，而且可以为企业核心竞争力提升、战略目标落实提供坚实支撑，保证国有企业可以更好适应市场变化。因此，相关管理人员需要不断提升对办公室行政管理能力的重视程度，探索研究办公室行政管理能力提升策略，推动国有企业持续、高质量发展。

一、企业办公室行政管理的职能定位

企业办公室是综合管理部门，也是企业经营运行管理的核心枢纽。在新时期，国有企业改革进程逐步加快背景下，企业办公室行政管理职能更加丰富，重要性不断提升，主要表现在以下几个方面。一是综合协调职能，包括内部协调与外部协调，其中内部协调是指协调业务、财务等多个部门，提升企业内部资源利用效率与决策质量；外部协调是指维护企业外部关系，为企业争取最有利、最优异的发展环境和政策支持[1]。二是决策支持与战略引领，需要广泛收集与国有企业发展有关的市场趋势、行业动态、党的政策方针等，深入探究相关信息，通过调研论证、撰写可行性分析报告与调查报告等，针对决策利弊得失进行分析。三是服务保障，办公室负责保障企业的后勤、安全等，包括设备采购维护、安全管理制度制定等，让企业可以正常、稳定运行，最大程度保证企业工作人员的生命安全与满意度。四是文化建设，企业文化可以充分体现国有企业的发展方向、价值观，是企业发展的动力源泉。办公室作为策划、建设、执行企业文化的机构，需要借助自身的专业能力，推进企业文化搭建与完善。五是督查督办，督查督办是提升制度执行效果的重要举措，也是推进企业良性发展的关键手段。办公室需要督查监测企业各项政策部署、任务落实情况，评价总结工作效果，保证各项工作可以按计划、按要求深入推进，在营造良好工作风气与氛围的基础上，保证企业年度工作目标可以顺利实现[2]。

二、新时期提升企业办公室行政管理能力的重要性

（一）有利于适应不断变化的市场环境

在新时期，社会经济转型发展速度逐步加快，进入常态化发展阶段，经济从高速增长转变为中高速提升，发展形式从“规模速度型”转变为“质量效率型”，在这一背景下，客户需求呈现个性化、多样化等特征。企业办公室作为汇集、传递信息的关键节点，逐步提升行政管理能力，可以精准、高效收集企业内部运行信息、市场发展信息，通过快速分析与处理相关信息，帮助企业快速调整经营运行战略，在降低运营成本的基础上，保证企业能够推出与市场需求符合的服务和产品，在激烈市场竞争环境中占据最有利的地位，更好适应经济新常态要求。同时，通过信息化的行政管理手段、管理模式，逐步提高会议组织、公文流转、督办检查等各项工作效率，可以让企业快速响应政策号召，应对市场变化[3]。

（二）有利于提升企业核心竞争力

企业办公室行政管理能力的提升不仅可以为企业经营决策提供信息支持和专业服务，而且可以改善企业内部运行环境，为企业核心竞争力提升打下坚实的基础[4]。一方面不断提升行政管理能力，可以增强办公室信息收集、处理深度和广度，整合有价值、有需求的内外部资源，通过组织专业调研论证，评估企业决策方案的可行性与科学性，提出针对性的修改意见，引领企业灵活有效配置、运用珍贵的资源，动态把控市场机遇，避免出现决策失误问题。另一方面办公室是国有企业的综合协调部门，提升其行政管理能力，可以进一步发挥办公室的协调作用，打破内部部门、业务工作之间的壁垒，解决处理各个部门协调合作过程中存在的问题和矛盾点，进而形成强大的工作合力，最大程度保证企业整体运营效率。

（三）有利于塑造良好的企业形象

办公室是国有企业对外交流互动的关键窗口，也是塑造企业外在形象的重要部门，其行政管理质量对于企业社会服务功能、外在形象等将会产生直接影响。一方面通过逐步提升行政管理能力，规范管控企业内部行政行为，与合作伙伴、客户、相关部门机构等建立良好的合作关系，进行密切的沟通交流，不仅可以体现企业的外在风貌、专业素养，而且可以营造负责、诚信、团结高效的形象，赢得社会各个主体的支持和信任[5]。另一方面增强办公室行政管理能力，可以让企业内部管理质量逐步提升，进一步提高企业服务与产品研发效率，维护企业品牌价值和市场影响力，保证企业品牌的美誉度、知名度。

三、新时期提升企业办公室行政管理能力的策略

（一）树立现代管理理念，引领管理创新

在新时期，国有企业改革转型发展背景下，对于办公室行政管理要求越来越严格，一是需要摒弃传统常规的行政管理理念，引入新型、现代企业管理理念，包括敏捷管理、精细化管理、精益管理等，不断优化办公室行政管理的流程、工作形式，减少重复劳动、不必要的工作环节，最大化利用相关资源[6]。例如：在公文处理环节，引入精益管理理念，逐步精简公文审批环节，精准界定各个环节时限、权责、标准要求，让公文流转效率可以持续提升。再例如：在市场信息分析处理环节，需要引入敏捷管理理念，建立敏捷灵活的工作机制，快速响应客户要求、市场的改变，调整企业各项工作的安排，更好适应不断改变的内外部环境。二是需要培养创新思维，鼓励支持办公室行政管理人员突破传统的思维定式，积极探索全新的行政管理工作模式和方法，提出创新性的工作方案、建议等，例如：借助人工智能、大数据等新一代信息技术，引入在线办公系统、数字库等，实现会议线上预约、公文的数字化存储流转、各部门线上协同办公，引领行政管理改革创新。

（二）加强行政管理制度建设，提升管理标准化水平

管理制度是一种硬性标准，可以为办公室行政管理工作开展提供依据与指导，为进一步提升办公室行政管理的专业化、标准化水平，规范行政管理的行为，提供制度保障。一是需要全面梳理分析、完善优化办公室现有的各项管理制度，规划设计涵盖会议管理、公文处理、车辆与档案、后勤保障等各个环节与板块的工作机制，明确工作标准和流程，保证制度具有可操作性、可实施性与科学性，让各项工作能够规范有序开展。例如：精准界定公文处理方法和标准，规范公文起草、签发和归档等不同工作环节要求、职责任务，不断提升公文处理效率。二是持续改进优化管理制度，需要深入分析办公室行政管理工作要求、内外部环境等，定期定时收集工作人员对行政管理制度的建议，明确工作中存在的问题，找出制度的漏洞和缺陷，进行针对性的修正与改进。例如：近年来国有企业信息化、智能化发展速度逐步加快，公文处理、档案管理与现代信息技术深度融合，为相关工作开展提出更高要求，需要及时增加有关管理规定、标准要求，如公文信息化处理标准、电子档案智能化处理运用要求，保证制度可以适应实际工作要求，成为推动企业信息化发展的动力和助推器[7]。三是逐步提升制度执行力度，需要成立专门的制度执行监督检查小组，定期检查与评估办公室行政管理制度执行情况，及时发现制度执行中存在的问题，维护制度的震慑力、严肃性。

（三）推进信息化建设，提高行政管理效率

近年来，新一代信息技术快速普及推广，与国有企业业务、财务等各个工作环节深度融合，为办公室行政管理能力提升带来巨大的机遇，通过智能化、信息化的技术与手段，可以优化行政管理模式，让行政管理效率持续提升[8]。一是加强数字化资源开发挖掘，需要结合国有企业业务发展要求、实际规模和未来发展方向等，部署数字化资源库，整合收集国有企业内部、外部海量数字资源，建立动态化、专业化的数字资源库，实现数据驱动决策的目的。例如：运用可视化分析工具，整合收集企业资源调配、行政支出等运营数据，借助智能报告系统，自动生成行政管理工作报告，借此减少人工操作的误差，提升决策支持质量。二是部署与国有企业发展需求符合的数字化平台，涵盖云服务平台、数据分析平台、自动化办公系统等，设置文件管理、任务管理、协同工作、数据分析等各个不同模块，实现信息实时协作、共享共建、即时通讯等，借此破解部门之间的信息壁垒，提高办公室行政管理效率。三是加强信息风险管控，需要设置电子监察系统，全程监督监控企业行政流程，包括合同审批、采购等，保证各项工作具有合规性、动态性等特征。同时，还需要搭建信息安全管控机制，包括权限分级、数据加密等机制，严格管理控制企业核心信息、重要数据，避免出现被篡改或者泄露等问题。近年来，人工智能、移动办公技术等发展速度逐步加快，为行政服务提供强有力支持，需要深入探索研究AI在行政服务中的实践应用策略，通过AI语音生成会议纪要、智能客服等，逐步减少重复性的工作环节，满足灵活办公要求。

（四）加强人员队伍建设，健全评价反馈机制

办公室行政管理队伍专业素养、工作水平是影响管理质量的关键因素，可以为行政管理工作开展提供强有力支持，企业需要逐步加大人员队伍建设，一是优化人员配置，结合办公室行政管理业务要求、具体工作职能等，调整工作人员的数量、专业结构，同时引进兼具行政管理能力与数字素养的新时代人才，保证办公室人员结构与企业转型发展需求可以相适应。二是加强培训学习，健全完善办公室培训机制，不仅需要引领办公室行政管理人员定期定时研读党的新政策，提升其道德素养、职业品德。而且做好行政管理知识、沟通协调技巧培训指导，加强新型管理技术、管理理念培训指导，可以邀请专业培训机构、专家学者等前往企业，组织实施集中培训活动，分享最新的管理方法、工作模式。还可以及时有效引导有能力、有需求工作人员，参与学术研讨会，前往国内外高校进行深造，了解行业发展新动态，逐步拓展工作人员视野。三是建立规范办公室行政管理工作评价机制，需要以办公室实际工作要求为参考依据，制定涵盖办公室行政工作各个方面，包括工作质量、效率、满意度的指标体系。搭建指标实时动态调整机制，结合办公室行政管理能力提升要求，优化调整评价指标，不断提升评价的实效性、针对性，为办公室相关工作者提供客观、全面的反馈信息。同时，还可以将评价内容与工作人员福利待遇、薪酬奖励有机结合，提供精神与物质激励。例如：通过树立榜样、表彰先进、提供晋级机会等各种手段，评选优秀团队和工作人员，大力宣传和表扬，提高办公室行政管理人员工作热情，引导其主动积极创新行政管理工作模式，保证工作整体质量。

结束语：综上所述，在新时期提升企业办公室行政管理能力是助力企业各项工作顺利、稳定实施的重要举措，可以增强企业核心竞争力，营造良好的企业形象，推动国有企业改革创新。需要对其进行重点关注，企业需要明确办公室行政管理能力提升的重要性，逐步完善行政管理制度，搭建办公室行政管理信息平台，加大办公室行政管理人才培养管理，不断提高办公室行政管理专业化、信息化水平，为企业规范运行、高效发展提供坚实保障。

参考文献：

[1]王辰景.浅谈提升企业办公室行政管理实效性的方法[J].商业2.0,2024,(30):31-33.

[2]王博杰.国有企业办公室行政管理精细化的思路与策略[J].办公室业务,2023,(23):4-6.

[3]吴晓行,李文静,王献旭,等.信息化背景下企业办公室行政精细化管理改进研究[J].办公室业务,2023,(21):10-11+38.

[4]李佳.新时期优化企业办公室行政管理工作要点分析[J].现代企业,2023,(08):68-70.

[5]张琴.新时代国有企业办公室行政管理工作提质增效研究[J].办公室业务,2023,(05):13-15.

[6]周燕.浅析国有企业办公室行政管理精细化的思路与策略[J].中外企业文化,2023,(02):127-129.

[7]常艳.国有企业办公室行政管理精细化的思路与策略探讨[J].中国集体经济,2022,(11):47-49.

[8]郑忠伟,董业旻.国企办公室行政管理智能化需求分析——以某工程总承包企业为例[J].企业改革与管理,2023,(21):54-56.