探讨提升疾控中心档案管理质量的有效对策

摘要：为了能够切实提高档案管理工作的质量，为疾病防控以及传染病工作提供更加完善的原始资料，各级疾控中心应该加强有关防控理念以及档案管理的相关培训，建立疾控中心档案管理质量控制体系，从档案形成的前、中、后三个阶段进行全面的干预和引导。本文拟结合实际工作细节，从当下疾控中心档案管理常见问题入手，提出整改思路。

关键词：疾控中心；档案管理；管理意识

引言：疾控中心保留的档案资料信息较多，且有些资料的保存周期很长，具有明显的不可复得性。且各地区疾控中心的档案管理工作，适合的管理方法和具体模式均有差异，具体优化需要秉持着因地制宜原则进行。毫无疑问，需要建立患者完整真实的档案，才能在日常疾控工作以及诊疗等服务当中，动态地使用档案资料，于2023年7月—2024年6月，在某市疾控中心的信息系统当中，选取了3个疾控中心建立的档案各500份，选取原则为随机，对1500份档案进行了详细的研究。这些档案包含五个基本信息部分，具体涉及患者的基本情况、主观资料、客观资料、评估以及处理计划的规范与要求。分析方法采取了回顾性调查，计算档案缺陷率的公式为缺陷档案数量与总档案总数的比例。

一、疾控中心档案管理常见问题

（一）工作人员专业管理能力有待提升

选定的档案中，患者的基本信息记录得相当全面，然而，其治疗方案和评估部分却存在较高的缺陷率，这主要是由于疾控中心档案管理人员专业素养有待提高。以3个疾控中心其中一个为例，该中心36名工作人员当中，仅有4名工作人员，其中仅有1名是档案管理专业毕业后进入岗位，1名工作人员是专科岗位考取资格证之后上岗，其余2名则是就地转岗，并没有档案管理工作经验。虽然该疾控中心对档案管理人员进行了岗前培训，但比较专业的档案管理工作，依旧会面临较多阻碍。例如疾控中心的很多档案资料分散在各个科室当中，但工作人员的专业能力不足，对这些资料没能及时收集整理，长此以往就形成了遗留问题。

（二）上级部门缺乏档案管理指导考核

疾控中心档案管理工作涵盖疾病监测数据、疫苗接种记录、公共卫生事件处置等多方面资料，内容庞杂、流程烦琐，且由于其公益属性，难以通过档案管理直接创造经济效益^[1]。这种情况使得上级部门对档案管理工作重视不足，认为其对疾控中心核心业务影响有限。而中心内部档案管理部门也存在认知误区，将档案工作简单等同于资料收集与存放，缺乏主动提升管理质量的意识。该市上级部门对疾控中心档案管理的监管近乎空白，仅要求每年提交少量数据，既不深入审查，也不给予针对性指导。在随机选取的3个疾控中心调研中发现，其中一家档案完整性缺失、分类错误等问题频发，缺陷率高达34.0%，不仅严重影响疾病防控工作的科学决策，也暴露出档案管理体系存在的重大漏洞。

（三）档案管理工作具体规范不够清晰

本次选取的3个疾控中心档案管理工作均没有明确的规范程序，不仅对各类型档案资料的收集没有明确的周期要求，具体的归档和整理也基本依靠工作人员的习惯和经验。一旦需要查找资料，往往需要长时间的翻找，且资料内容并不一定完整。而疾控中心主要负责的是各类传染病和慢性病防治，这需要工作人员在短时间内给出科学指导，因此查找资料的效率越高、时间越短，则工作质量越高，显然本次选取的三家疾控中心实践工作中均达不到这样的要求。

二、提升疾控中心档案管理质量的有效对策

（一）各疾控中心加强人员培训及档案质量管理

作为居民健康的守门人，扎实的工作能力是疾控中心履行职责、服务居民的基础。档案管理是疾控工作的重要组成部分，它记录着疾病监测数据、防控方案执行情况、疫苗接种信息等关键资料，为疫情研判、政策制定提供依据。但目前部分疾控中心存在档案管理理念滞后、人员专业技能不足、流程不规范等问题，严重影响档案管理的质量与效率，因此强化档案管理工作迫在眉睫。建议各疾控中心在加强业务培训的同时，重视档案管理理念的培养，定期对相关工作人员进行技能培训^[2]。培训内容应包括但不限于档案收集、资料整理、归档分类等，帮助工作人员不断更新工作理念，提高服务与管理技能。培训形式可以多样化，除了传统的课堂讲授，还可引入案例分析、现场观摩、模拟操作等方式。例如，选取典型的档案管理案例，组织工作人员共同探讨其中的问题与解决方案；安排前往档案管理优秀的单位进行实地参观学习，直观感受规范管理的流程与成效；通过模拟档案收集、整理、归档的全过程，让工作人员在实践中掌握操作要点。尤其是要加强工作人员档案重要性的教育培训，让每名员工了解档案资料的重要意义，在思想上更加重视才能在行动上更加积极主动。可以邀请行业专家、单位领导开展专题讲座，结合实际工作中因档案管理不善导致工作受阻、决策失误的案例，深入剖析档案管理对疾控工作的重要性，让工作人员深刻认识到档案管理并非可有可无的辅助工作，而是关系到疾控事业发展的关键环节。此外，疾控中心还有必要结合实际情况，建立监控体系，日常工作中各单位环环相扣，每个部门都有一名专职人员负责档案收集，保障在档案形成的前期、中期和后期均能严格管理^[3]。在档案形成前期，专职人员要及时跟进各项工作，确保关键数据、资料及时记录；中期要对收集到的档案进行初步审核，检查资料的完整性、准确性；后期要按照规范流程进行整理归档，并定期对档案进行检查、维护。同时，利用信息化手段搭建档案管理监控平台，实时跟踪档案管理的各个环节，一旦发现问题及时预警，便于及时整改，从而实现档案管理工作的精细化、规范化、科学化。

（二）市区两级疾控中心加强指导考核

当下各疾控中心档案管理水平参差不齐，严重影响公共卫生数据的完整性与利用价值。市区级有关部门应将档案管理指导考核纳入常态化工作，通过定期组织专项督导、开展业务比武等方式，推动基层档案管理工作从“重保管、轻利用”的传统模式，向集收集、整理、分析、开发于一体的现代化管理体系转型。可设立“档案管理示范岗”，选拔业务能力突出的基层人员，通过“以点带面”的方式，带动全体工作人员掌握档案资源整合、数据分析等新技能，实现从单纯的资料收集者向复合型“档案管理者”的角色转变。市区级卫健委管辖的疾控中心需以智能化建设为抓手，深度优化档案管理系统平台。结合疾控业务特点，针对传染病报告、疫苗冷链监测、慢性病流调等不同类型档案，开发定制化的数据采集模板与分类检索功能^[4]。例如，为疫苗冷链监测档案设置温度数据自动预警模块，当系统检测到异常数据时，立即触发预警并自动关联相关处置流程；针对传染病报告档案，开发病例轨迹可视化分析功能，便于工作人员快速掌握疫情传播脉络。通过建立统一的数据标准与操作规范，将档案录入、审核、归档等环节纳入标准化流程，实现“一人录入、全网核验”，大幅提升数据处理效率，同时通过系统逻辑校验、多环节审核等机制，降低数据错误率。在质量监管层面，市区两级疾控中心应构建“全链条”评估体系。不仅对档案的完整性、规范性进行检查，更要考核档案资源的利用率与服务成效。在绩效评估中，将档案质量权重提升至20%以上，与评优评先、职称晋升直接挂钩；设立档案管理创新奖励基金，对提出优化方案、推动档案资源开发利用的单位和个人给予表彰，形成“人人重视档案、人人参与管理”的良好氛围，为提升疾控档案管理科学化、规范化水平筑牢制度根基^[5]。

（三）卫健委研究制定档案管理相应标准规范

卫健委2009年公布的《健康档案基本架构与数据标准》，并于2019年进行更新，该2019版本至今仍是疾控中心档案管理标准的基本架构参考^[6]。但经过十余年的实施与推广，随着疾病防控工作的复杂化、多样化发展，许多标准内容已难以适配实际需求。一线疾控中心在面对新兴的公共卫生事件数据管理、多部门协同数据整合等工作时，常因缺乏精准标准而陷入管理困境。因此，卫健委应组建跨领域专家团队，深入基层开展实地调研，结合疾控工作的新场景、新挑战，尽快制定出统一、详尽且具有操作性的档案标准规范。不仅要明确档案分类、存储、调阅等基础流程，更要细化特殊场景下的管理要求。值得注意的是，近年来科技迅猛发展，居民个人电子健康档案管理平台已成为疾控中心信息化建设核心^[7]。新规范需全面涵盖电子信息档案的安全防护、格式统一、数据共享等内容，确保电子档案管理与传统档案管理有机融合，助力疾控工作高效开展 。

三、结束语

总体而言，构建统一标准的高质量公共卫生监测档案是确保公共卫生工作的持续发展的基础。各单位都要加强培训，在档案资料形成、书写、管理阶段进行引导与干预，市区级相关部门也要尽快加强对相关工作的指导和考核，卫健委则是有必要尽快研制出符合疾控中心当下工作要求的规范。最终在各部门和单位的共同努力下，切实将疾控中心档案资料管理质量提升起来，为后续的疾病控制和医疗服务提供完善原始资料，将档案管理工作的各项内容做好明确的规范与划分，增强疾病预防控制中心为社会服务的功能，促进我国基层疾病预防控制中心的进一步发展。

参考文献：

[1] 张丹丹.管理体制视角下档案管理工作创新路径研究[J].兰台内外,2024,(30):6-8.

[2] 李颖.大数据时代档案管理工作面临的困境与对策[J].办公室业务,2024,(20):74-76.

[3]张晓姣. 浅谈提升疾控中心档案管理质量的有效对策 [J]. 黑龙江档案, 2024, (04): 304-306.

[4]张宁. 新形势下疾控中心档案管理水平提升策略 [J]. 办公室业务, 2021, (10): 156-157.

[5]郭亥. 档案管理质量提升对策研究 [J]. 城建档案, 2020, (12): 94-95.

[6]赵进华. 疾控中心档案管理质量提升对策研究 [J]. 办公室业务, 2019, (01): 83.

[7]苏居明,徐东. 疾控中心档案管理质量提升对策的探究 [J]. 中国城乡企业卫生, 2018, 33 (06): 175-176.