浅谈传染病医院文书档案管理工作的创新

摘要：卫生信息化建设中，传染病医院档案管理的发展对病防控效率的提升、医院质量提升及医疗机构可持续性发展具有重要意义。现有的大量传染病医院存在重视不够、规定不明确、信息化程度低、档案资料利用率低、专业人才缺乏等问题。本研究基于医改政策，以新的管理理念为指引，主要采取设施设备建设、制度规章再建设、信息深度融合、管理技能提升的一系列创新管理策略，形成“制度—科技—人材”三位一体的管理模式。实验结果显示，通过电子档案馆的建设、智能化的应用以及引入“一动力三循环”的管理模式，可有效提升档案资料的完整性与安全性以及提升了服务质量，有利于指导传染病防控、疫情流行病学的科学研究、以及保护患者隐私；有利于医院的低碳性及生态化管理转型。

关键词：传染病医院；文书档案管理；信息化转型；制度创新；资源整合

中图分类号：G25

0 引言

传染病医院是一座抗击公共健康紧急事件的堡垒，它的档案工作涉及到疫情监测、疑似病例追溯、防治政策的制定和法律制裁等诸多职能。相较于一般医院档案的专业性(如病毒基因序列、疫情排查资料)、私密性(涉患者个人资料和疫情机密)和时效性(关注病毒的发展变化、防治效果)要求更高。但是当前的管理实务是有着多重结构冲突的。

1 文书档案管理工作对于传染病医院的重要性

1.1 支撑精准防控与科学决策

病案信息是疫情防控中的“大数据底座”。如患者诊疗资料、病毒遗传序列等能够作为追根溯源、制定隔离计划的依据。在应对甲型H1N1流感的浙江实践中，就通过查阅历史资料快速锁定了高风险人群，节省了四分之一的反应时间。另外，病例资料全为疫苗接种和药效分析提供了坚实依据，比如在新冠疫情期间，详实的资料就为mRNA疫苗的研发提供了关键支撑[1]。

1.2 保障科研创新与经验传承

文字记录是医学研究的重要资源。通过对历史疾病案例(如SARS、H5N1等)的深入探究，从中发现对策以避免类似事件再次发生。例如，某一所专治传染疾病的医院，通过利用其三十年来的乙型肝炎病人资料发现病毒感染演化规律以完善对病毒感染的治疗。还有针对重症病人医疗记录的重用(如合并症数据库收集和药物对比)可以给研究罕见疾病的研究提供数据。

1.3 强化法律合规与责任追溯

对于患者而言，档案管理标准化为医患矛盾的解决奠定基础。根据《档案法》，医院档案要对病例做到真实可溯。例如，某医院篡改档案未及时报告疫情的问题，这体现出档案法规的重要性；疫情防控的决策过程(资源调配、隔离方式等)可作为展现信息公开透明性的重要依据[2]。

1.4 推动资源整合与效率提升

信息化的方法可以突破传统管理的空间和效用局限。例如，通过建立“电子档案库”，一家云南医疗机构实现了病历查询时间由原本三十分钟缩短为五秒，并做到了资源共享。再如用扫描器、云存储等方法将纸件文档电子化，不仅节省了一半多的实体存储空间，还避免了虫蚀、火焚等造成的毁损。

1.5 维护社会公信力与患者权益

通过公开的方式对档案进行管理，以提高大众对档案的信任度。例如快速将疫情具体情况的公布，可以缓解社会恐慌，并通过不泄露患者隐私的一些办法来控制信息泄露的风险，例如加密、划分访问权限等。也可以利用档案的教育功能（例如编写预防疾病的指南手册、制作相关的科普宣传影片等）以提高大众的卫生意识，帮助医生和病人抗击病毒[3]。

1.6 促进医院管理与服务升级

利用档案管理的“一动力三循环”，与医院的发展战略紧密结合，包括“通过团队合作力量，驱动创新环、决策环和目标环，优化工作流程，使档案服务质量的全面性和便捷性全面提升”等手段。“一动力”就是通过部门成员的协同合作力量进行创新，能够带来工作的效率提升。“三循环”就是对“创新环、决策环和目标环”的优化，可以通过对这两个环的优化，实现档案服务质量的全面性和便捷性提升，这是影响档案服务质量提升的主要方面。例如重庆市中西医结合肿瘤医院采用档案管理改革将患者的服务满意率从原来的78%提高到了92%，从而帮助医院获得JCI认证[4]。

2 传染病医院文书档案管理工作中存在的问题

2.1 重视程度不足

目前，众多医疗机构在执行管理职责时，其高层决策者与管理人员普遍未能充分认识到文书档案管理工作的重要性。同时，众多管理人员和决策者亦持有文书档案管理对医院无直接经济效益的偏见。因此，在执行各项任务时，常忽视管理层面的资金投入，使得医院在文书档案管理过程中，存在管理体系不完善、设备陈旧、管理技术无法适应现代医院运营等问题。加之，我国经济市场的快速发展，市场经济体制下医院间的竞争愈发激烈。鉴于此，若传染病医院的决策层和管理团队仅关注经济建设和基础设施，而忽视文书档案管理的重要性，必然会导致在经济运行活动中因忽略文书档案管理的重要性，使得传染病医院在未来的发展中面临档案资料不完整、应用内容不准确等问题，从而降低医院的医疗服务水平，并影响医院的长期发展目标。

2.2 内部规范体系尚待健全

在传染病医院进行文书档案管理的过程中，普遍存在制度不健全的问题，这使得管理人员在执行基本工作时难以遵循既定规则。这一现象是传染病医院文书档案管理面临的关键难题之一。针对这一问题，传染病医院必须确保在日常工作实施中，以制度协调为核心，确保各项任务的顺利执行。文书档案管理工作范围广泛，要求严格，若不能以协调机制为主导，必然会导致医院各部门难以与文书档案管理部门协同工作。因此，在确保基本工作实施方面，需通过强化沟通机制的建设和运用，以实现协调工作的有效推进，从而显著提升文书档案管理部门的工作质量和效率。然而，许多传染病医院实际上缺乏相应的管理规范，且各部门无法与文书档案管理部门有效协作，这导致文书档案管理部门整体效率和质量下滑。另外，众多传染病医院未设立专门的部门或科室，相关职责由其他部门代为履行，这导致工作模式陈旧，设施和管理方法难以满足当前运作需求，进而限制了传染病医院的持续发展，使得档案资料管理工作的意义和价值难以充分发挥[5]。

2.3 信息化建设滞后

在信息技术迅猛发展的当代，各行各业的进步都与信息技术的深度融合密不可分，特别是在传染病医院的建设与发展中，依托信息技术提升医疗服务与管理的现代化水平已成为必然趋势。传染病医院需紧跟时代步伐，利用信息技术提升医疗质量和服务效能，确保各项职能的有效执行。在此背景下，文书档案管理的信息化升级显得尤为重要，它是提高管理效率和质量的关键。然而，目前众多传染病医院在信息化建设方面存在不足，有的甚至仅将信息技术与医疗服务结合，忽视了信息化在档案管理中的重要作用，导致信息化进程缓慢，影响了医院的整体发展。同时，即便有些医院已经开展了信息化建设，并尝试将其应用于文书档案管理，但由于管理人员缺乏相应的信息技术素养，并未能充分发挥信息技术的优势，使得档案管理工作在实践中的应用效果并不理想。

2.4 档案使用效率不高

在传染病医院的成长阶段，文书档案管理对于确保其持续运作起着关键性的保障作用。然而，在日常运作实践中，传染病院的文书档案管理却积累了不少历史遗留问题。例如，在其长期的发展进程中，部分管理人员未能有效搜集和整理文书档案资料，这便使得实际应用时常常缺失必要的信息，从而阻碍了医院在后续发展上利用早期资料进行建设的需求。此外，众多传染病院的文书档案管理机构并未对档案管理职责形成全面的理解，导致文书档案管理混乱，信息利用不全面，进而影响了医院各部门工作的顺畅进行。

由于这种档案处理方式效率低下，并且难以对档案资料进行高效利用，这种管理模式无疑会对传染病院的持续发展造成负面影响。另外，目前传染病院在进行文书档案管理的绩效考核时，也存在评估标准不健全、指标运用不当的问题。这些问题导致工作人员责任感缺失，进而影响到了各项工作的实际执行效率，同时也阻碍了通过员工创新来改进现有工作模式的可能[6]。

2.5 管理团队的专业能力不足

众多传染病院在文书资料归档管理方面，常常未能招募到合格的专业人才，导致工作中往往依赖临近退休的老员工来拼凑科室架构。这样的做法易造成管理团队整体素质偏低，专业技能不符合岗位要求，进而使得档案管理工作的效率和品质难以提高。同时，许多医院在发展过程中，由于认为档案管理不能直接产生经济效益，往往在资金分配时将其边缘化，导致相关投入优先流向其他部门。这种缺乏专业团队构建和设备资金更新的状况，不仅限制了工作的有效执行，也削弱了档案管理队伍的建设质量。因此，这种基础工作执行不力、整体素质欠佳的管理方式，必定会对传染病院的正常运行造成负面影响，并且难以通过创新手段来改进和解决存在的问题。

3 传染病医院文书档案管理工作的创新途径

3.1 更新文书档案管理思维模式，促使其获得医院的关注

现阶段，管理过程中出现的众多问题，根源之一在于个别机构尚未充分认识到文书档案管理工作的关键性。医院管理层及常规管理人员观念上的更新，将对管理活动的实施与进展产生深远影响，为文书档案管理提供必要的助力。管理机构的人员应当对自身的岗位职责进行梳理与优化，并在领导检查工作或年度汇报之际，针对管理工作为医院带来的积极效应进行详尽阐述，以此加深院方领导对管理工作的理解，增强医院领导层对文书档案管理工作的关注力度[7]。

推动医院管理层在文书资料管理方式上实施革新，鉴于信息技术的高速进步，医院文书档案的管理亦应更新操作模式，借助信息化手段对档案执行有序的分类与管控。电子档案的生成与推广极大提升了文书档案处理的工作效率，使得员工检索资料变得更加便捷。推广电子档案不仅要求提升管理层对此的重视，还需强化管理人员的技术培训，保障全体员工能熟练掌握相关软件操作，实现电子档案管理的普及化。此外，电子档案的运用也为传统档案管理提供了额外保障，一旦实体档案遭受损坏，电子档案能及时予以补充。在当今社会背景下，档案管理模式的变革已是大势所趋，因循守旧只会落后于时代，因此我们必须与时俱进，对工作模式进行深入改革。

3.2 提升传染病医院基础设施建设，优化文书档案管理环境

首先，应当重点增加对传染病医院基础设施建设的资金支持，确保其硬件设施能够满足现代化医院的管理需求。具体包括但不限于对病房楼、检测实验室、隔离区等硬件设施的更新换代，以及对医院信息系统、电子病历系统等软件设施的完善升级。其次，改善文书档案管理环境，需要建立一套标准化、信息化、现代化的档案管理机制。这要求在基础设施方面，配置必要的档案管理设备，如档案密集架、除湿机、空调以及网络安全软件等，保障档案的安全存储和高效检索。再次，加强档案管理人员的专业培训，提升其信息化管理能力，确保档案管理工作的规范化、制度化。同时，通过制定严格的档案管理规章制度，明确档案管理流程，防止档案资料的丢失和损坏。最后，还需建立和完善档案信息化的安全防护体系，确保档案信息的保密性和完整性，防止信息泄露或非法篡改。通过上述措施的实施，可以有效提升传染病医院的基础设施建设水平，同时优化文书档案的管理环境，使之更加适应现代医疗管理的要求。对文书档案管理工作的支撑，在于基础设施的投入是否充分。设施的完善化是确保文书管理有序开展的关键，它为医院文书处理提供了坚实的物质基础。假如医院无法为管理团队提供必要的基础设施支持，则在管理过程中管理人员必将面临重重困难，这不仅加重了工作负担，也使工作效率大打折扣。基础设施建设对于管理品质和效能的提升具有决定性作用。强化基础设施建设与电子化管理的同时，并不意味着管理部门需摒弃传统的管理模式。由于电子档案易受软硬件影响，稳定性较差，一旦保密措施失效，数据篡改的风险也随之增加。因此，传统管理方法仍需保留，并在效能上进一步优化。为达到档案管理的科学化，提升员工工作环境，扩展档案存储区域，实现档案管理、分类及存放的科学性与合理性，管理部门应配备足量的电脑终端、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等现代办公设施，并完善人力资源管理系统，以推动管理工作的效率化[8]。

3.3 完善相关作业机制，清晰划分文案处理与文案档案管理职责

文案处理与文案档案管理在职责内涵上有所区别，尽管名称上看似接近，但实质上它们分属不同性质的任务。文案处理着重于档案资料的初步搜集与归类，旨在确保档案内容的精确性与完备性；而文案档案管理则专注于档案的维护与管控，旨在提升管理效率，确保档案管理流程的顺畅与高效。

医疗机构需构建周详的职务体系，具体划分员工的岗位职责，为管理层制定决策提供坚实的理论支撑。完备的治理规章是实施管理的基础条件，清晰的管理规章能够为职员树立一致的操作准则和行为范式。若职员在执行管理任务中遭遇难题，治理规章能给予职员必要的行动指南，使档案管理者有所遵循，进而迅速地寻得恰当的应对策略。治理规章的明确性使得文书档案管理在执行过程中展现出更加全面的管控特性，从而增强文书档案管理工作的信赖度：

3.4 促进管理方法与管理技术的革新[9]。

医疗机构的文档档案管理理念革新，构成了提升管理效率的思考根基。然而，若要文档管理切实发挥实效，提升效能，医疗机构还需推进管理策略与技术手段的更新。文档管理的部分内容与医疗机构员工的状况紧密相关，对此，医疗机构需构建完备的信息系统，并详尽记录员工的档案资料；另一部分则与患者状况密切相关，医疗机构应在这两方面增强服务的主动性与广泛性，以提升服务水平，增大创新幅度。此外，管理当局应积极运用计算机技术，该技术能迅速进行数据分析与整理，对数据相似性做出初步判断，大幅减轻档案管理人员的工作负担，使信息处理更加高效率与精确。医务工作者也能依据这些信息提供相应的社会服务，间接地增强医疗机构的社会及经济效益。医疗机构的管理层可招募计算机领域的专家，开发专属的软件或程序，这不仅提升了档案管理的稳定性，也便利了管理人员对员工及患者信息的维护工作。同时，定制的软件程序更有助于确保医疗机构文档档案的安全性，这对档案管理具有至关重要的意义[10]。

4 结束语

实施具有中国特色的传染病医院病案管理模式，对于传染病的精细化、现代化的管理，落实医防工作，满足人民医疗卫生需求意义重大。本文提出了突破原有管理思路，健全管理制度和健全技术手段及建设人才队伍等全方位的方法。总之，我们要积极开展区块链存证和大数据分析等新兴技术方法的应用研究，实现档案管理的智能性和生态性，并积极开展国际经验学习和实践经验总结工作，探索构建具有更大普适性和国际影响力的全球传染病防控管理模式。

参考文献

[1]袁君.浅谈医院传染病文书档案管理工作的创新[J].中文科技期刊数据库（全文版）医药卫生,2022(8):116-118.

[2]陈春燕.浅谈传染病医院文书档案管理工作的创新[J].兰台内外,2021(25):42-44.

[3]张美珍.浅谈医院档案管理工作创新与服务[J].中文科技期刊数据库（全文版）医药卫生,2021(6):129-130.

[4]刘英霞.浅谈从事医院文书档案管理工作的体会[J].办公室业务,2019(6):71-71.

[5]温云岭.浅谈医院档案管理的创新和档案工作水平的提高[J].科技资讯,2019,17(8):176-176+178.

[6]王燕.浅谈县级医院档案管理工作的创新[J].办公室业务,2019(8):153-153.

[7]张艳娜.浅谈医院档案管理工作的创新[J].求知导刊,2019(4):111-111.

[8]李敏.谈医院文书档案管理创新工作[J].科教导刊（电子版）,2019(25):269-269.

作者简介：王君义（1981年-），男，汉族，河北邯郸市武安人，本科，研究方向为档案专业。