关于新时期档案管理的几点探讨

摘要：新时期，随着社会的飞速发展，档案管理面临着内外环境的巨变，但同时也面临着新的机遇，档案管理者应提高对档案工作的重视度，应用数字化管理模式，对档案管理机制进行不断完善，不断开发和挖掘档案资源，推动档案管理成效性，提高档案治理能力。

关键词：新时期；档案管理；探讨

新时期，档案管理工作依然存在着诸多问题，需要进一步创新档案管理，将档案的真正作用发挥出来。工作中，要积极打破传统桎梏，积极探寻创新之路，将工作成效提高上去。不断强化技术观念，确保档案管理和时代发展步伐相一致，这样才能规范化档案管理，推动档案工作的可持续发展。

1新时期档案管理工作面临的发展机遇

1.1大数据的出现为档案管理发展带来发展机遇

大数据时代下，档案管理的模式发生了巨大变化，已经由传统的纸质档案变为电子、数字档案，管理人员的工作已经不再是原先的单纯收集和整理纸质档案，变为了生成和维护电子档案，同时做好安全保密工作等，工作分工更加细化，同时工作职能叠加，因此会产生海量的信息资源，这些海量信息需要用云平台等先进技术来管理，这样就促进了云档案管理系统的出现。传统模式下，档案资源的使用被动性强，不能有效利用和挖掘档案资源，借助大数据可以归集和整理海量数据，满足用户需求，档案资源的利用价值得到了不断提高。[1]

1.2互联网为档案管理带来了极大的便利

互联网的出现使得档案管理变得更为便捷，档案管理手段也变得更加多元化起来。互联网的应用，能有效简化档案信息的分类和存储，工作强度也得到了降低。此外，它还使得档案存储方式更加多样化，各类档案间的关联性越来越强。传统档案管理，对人工的依赖性强，工作周期长，查阅、借阅等工作不够便捷，互联网技术能有效弥补这一不足，它可以动态追踪档案，档案信息管理因此变得更为便捷，档案的时效性得到了保证。新时期，社会快速发展，各类档案数据和信息也呈现出了几何式的爆发，传统档案管理面临着巨大的挑战。如果继续使用传统管理模式，档案资源需要较大的物理空间，同时需要花费高额的经济成本，这与新时期档案管理工作的要求不相符。信息化背景下，可以信息技术为依托，将档案管理系统构建好，这样可以有效降低存储成本，同时查阅和借阅工作也会变得便捷起来，利于档案服务空间的扩展。

1.3新媒体的出现为档案管理发展带来了新的机遇

新媒体环境下，其独有的传播形式，可以将各类信息存储于虚拟空间中，能为档案管理带来海量信息，档案内容因此变得更加丰富，档案的传播形式会更加多样化，吸引力会大大增强。此外，档案管理人员可以在网站中输入馆藏档案等内容，将信息反馈和聊天室等栏目建设好，为用户提供交流的平台，据此了解外界的信息，建立起双方进行沟通的桥梁。新媒体使得档案管理部门间的资源共享服务越来越便捷，各管理机构通过新媒体可以将自身知名度和影响力扩大。[2]

2新时期档案管理工作面临的问题

2.1缺乏完善的档案管理体系

传统模式下，档案管理中使用的是人工管理，在查阅中容易出现错误，这样就不能很好地满足档案管理的需求。信息化管理模式下，可以有效节约人力资源，管理人员的劳动强度也大幅降低，能更好地满足新时代的需求。新时期，传统的档案管理模式也要加以改变，积极创新。事业单位日常有着非常复杂的事务，需要归档整理的数据种类繁多，因此工作中需要有高效的工作模式来进行信息的分类和存储，如果工作模式不够有效，管理方法不够先进，那么工作就会有较强的延迟性，会处于被动状态，难以满足事业单位自身的发展需求。

2.2创新意识不强

新时期，很多档案管理人员已经逐步转变了管理理念，他们结合自身工作需求，深入研究了信息技术，并合理化改进了档案管理，因此档案管理工作取得了初步的成效。但是，在具体的工作中，依然存在不少问题，档案管理的规范化程度仍然不高，档案的真正价值很难体现出来。甚至有的单位觉得档案管理并不重要，这样的认识在很大程度上影响了管理效率。此外，还有的单位工作方式不够灵活，使用后期数据出现了问题，这同样影响到工作效率。

2.3信息技术进展过慢

要实现信息化管理，需要投入大量的人力、物力和财力支持，还有一些声像档案的存储，需要使用特殊的载体档案，它们的存储和管理需要较高的代价，因为受到设备等的限制，很多数字化工作不能快速完成。档案管理中为了确保规范化，在对文件进行扫描处理后，需要用同一的格式来保存，这一过程中需要使用精度较高的设备，特别是在保存一些包含图片的文字内容时，更需要使用精度高的扫描设备，完成扫描后，再经过格式转换这一环节，主要是为了保证今后的使用更便捷，这些都需要花费较大的人力和物力。[3]

3新时期档案管理策略

3.1将网络建设做好

新时期，社会发展和市场竞争的加剧，需要强有力的网络技术来作为支撑，因此事业单位一定要重视网络建设，充分利用好网络技术，将信息网络体系完善好，将网络建设加强，这样档案管理的实施才会变得更加合理、有序。要想充分应用好计算机技术，将档案管理的最大化价值发挥出来，就需要持续创新和开发创新性资源，改变档案管理相对落后的状况。创新档案管理使用的硬件和软件设备，有效突破关键技术，将数据库管理系统构建好，对管理中出现的问题要及时了解清楚。档案管理人员要与时俱进，重视信息的来源和共享机制。将档案管理的开放范围明确好，将电子文档资源的权限范围规划好，保证提供的信息化服务更全面。将专门的档案管理数据库建立好，将新的档案需求信息开发出来，对相关的档案信息进行深入处理。在信息技术的加持下，让档案信息提供的档案信息服务更加精准，为用户提供跨越时间和空间的服务。

3.2对档案管理方式进行优化处理

新时期，档案管理一定切实体现出实效性，积极改革，创新管理工作。对现有的思路进行逐步改变，对档案管理情况要有着清醒的认识，明白档案管理规范化的重要性。采用合理的方式，确保档案管理的规范化，在归档管理中积极应用新的管理方法，探索更多有效的管理方式，将传统与现代管理方式结合起来使用，在保证档案原件完整性的基础上，实现档案管理由传统到现代的转变，用现代化的形式保证档案所需部门的工作。积极开发出合理、有效的管理软件和管理程序，系统化整合档案信息，完成实体性档案资源到数字化扫描件的转变。将档案管理机构的职能发挥出来，提升其业务服务和监管作用，提升管理人员的管理技能。管理人员要积极上进，努力服务好档案管理，重视档案安全，及时完成文件的电子备份，避免出现信息丢失或是泄露问题，保证好文件信息的安全性。[4]

3.3将管理制度完善好

档案管理工作得到保障的关键是有制度来保证，一定要对管理思维进行创新，以便更好地落实好各项管理制度。档案管理制度一定要合理，同时还要保证有效性，能切实将管理和约束的作用发挥出来。用管理制度来规范日常归档，制定和确立管理制度，需要将其和实际工作结合起来，保证它能适应档案管理法律。制定和落实制度时，还需要将相关人员的职责明确好，将责任落实到每个人身上，确保他们能职责分明，将制度的最大化作用发挥出来，保证档案管理工作的有效进行。将完善的创新体系和制度完善好，这样才能为创新提供条件，保护和管理好档案信息，档案开发和保护工作一定要规范化，这样档案的存放才会更安全，信息的真实性作用才能发挥的更加全面，保证其他工作的顺利开展。档案管理现代化的实现具有系统化和规模化的特点，因此在规划时一定要进行综合性的考虑。档案管理人员要精、少，这样才能将其价值最大化，明确职责，确保人人在岗，保证每个人员的管理职责能有序衔接，避免因为相关人员的调整造成管理上的混乱。[5]

4结语

事业单位发展的一个重要资源就是档案管理。新时期，档案管理面临着新的机遇和问题，针对这些问题应不断创新，最大化挖掘档案价值，让档案信息能更好地服务单位的实际工作，将档案信息的重要性体现出来。管理部门和管理人员要不断提升自身服务水平，以便更好地满足新时期用户的使用需求，让档案管理事业得到可持续发展。

参考文献

[1]李珊慧.新时期背景下档案管理创新策略研究[J].兰台内外.2020,(10):32-33.

[2]刘悦捷.新时期下档案管理创新与服务模式变革探析[J].企业改革与管理.2020,(06):20-21.

[3]于淼.基于大数据的档案管理创新研究[J].黑龙江档案.2019,(06):26-27.

[4]马菲.新时期档案管理服务模式创新研究[J].中国民族博览.2015,(09):249-250.

[5]鲍向荣.论新时期档案管理服务模式创新[J].科技风.2014,(05):218.