PDCA管理不同科室病案迟归档的效果

【摘要】目的：探究PDCA管理不同科室病案迟归档的效果。方法：本次研究的时间范围2024年2月份至2025年2月份，纳入病案的数量为2000份，其中2024年2月份至2024年8月份为传统管理，病案数量为1000份，作为本次研究的对照组，2024年9月份至2025年2月份为PDCA管理，病案的数量为1000份，作为本次研究的实验组，对比管理前后归档率变化。结果：通过开展PDCA循环管理后，实验组归档率明显得到提升，p<0.05。结论：对不同科室病案迟归档管理过程中建立PDCA循环管理模式，可以提升归档率，值得提倡。

【关键词】PDCA管理；不同科室；病案；迟归档；

患者出院后，积极的收集病案，完善病案的进一步管理，提升病案服务质量十分重要。随着当前社会的发展，法律制度的不断完善，人们的法律意识不断提升，病案需求范围进一步扩大，病案记录文本由病情变化的记录文本和医疗技术水平资料文本转变成了为医疗保险、纠纷处理、伤情鉴定等法律凭证，这也是病案证据的作用[1]。以往病案使用率相对较低，对病案归档时限要求不高，继而病案归档的时效性较差。随着当前社会的进一步发展，生活节奏不断加快，病案的使用方法对病案的归档时限有着重要的要求。要求病案及时归档的同时，保证病案可以及时获得，保证病案质量，避免归档不及时引发的安全隐患。如何有效的提升病案归档的效率，选择合理的管理方法十分重要。PDCA作为一种先进的管理方向，其核心依据是持续改进管理，在不断发现问题中不断的解决问题，并逐渐完善，促进质量的持续提升。本文就PDCA管理不同科室病案迟归档的效果进行讨论，现报道如下：

1 资料与方法

    1.1一般资料

调取我院2024年2月份至2025年2月份纳入的2000份病案进行研究，2024年2月份至2024年8月份为传统管理，病案的数量为1000份，2024年9月份至2025年2月份为PDCA循环管理，病案数量为1000份，分析出院的科室、日间、归档信息，无明显差异，结果显示P＞0.05。

1.2方法

对照组为常规管理，各科室，在患者出院后，整理患者病案，整理完成后提交、归档，未控制时限。

实验组为PDCA循环管理模式，具体包括：1、P计划阶段，分析当前科室病案归档率，归档率不高的原因，通过头脑风暴法，从人员、制度、信息系统、外部环境等因素进行讨论，分析我院档案三日归档率较低的原因，确定存在的问题，通过绘制鱼骨图、柏拉图确定因素。依据二八法则，确定因素，包括科室人员对纸质病例归档不重视病历书写或者签名不及时，监督奖征机制不完善。故结合相关因素，建立质量控制小组，由专人全面对出院病案的归档情况进行统计，完善病历的催交、信息发布，可以通过查阅文献、与医护人员进行沟通，依据相关问题确定计划[2]。2、D执行阶段，①积极对相关人员进行培训，定期进行组织规范经培训，对新入职员进行规培、完善实习人员的岗前培训和教育，在病案管理过程中融入相关知识管理模式，明确相应的法律、法规，保证书写的规范性，融入相关管理制度，以提升病历书写质量的同时，保证归档的及时性和规范性。医务处应起到主导的作用，病案科实现协助的目标，要求不同科室的主任、科室秘书，保证病例书写规范，保证病案首页填写质量[3]。②开展质量控制培训，保证不同级别的工作人员及时完成签名，引导科室主任养成完成后即签字的习惯，保证科室内的其他主任具有病历签名并生效的权力。③通过不同的渠道公布数据，公布不同科室档案归档率排名，若科室不合格，给予警告，每月发布医疗安全质量通报，记录当前病案的归档率[4]。④建立相应的奖征制度，对于科室归档率及时、病案质量高的质量给予相应的物质或者现金奖励，提升归档的积极性。⑤建立归档管理小组，提升病案归档执行力度，对病案归档流程进行优化，纸质档案应在当日当档，不遗漏，对于迟归档的科室应在微信群内公布，归档延迟过长的科室应给予相应的处罚[5]。3、检查阶段，定期对出院病案三日归档率进行检查，分析管理过程中的不足之处，是否达到相就的目标值，若未达到，分析原因，确定方案，并引导科室进行管理。4、处理阶段，提升医务人员对病案归档率的认知，修订工作流程，保证流程更适用于临床，建立相应的奖征制度，提升科室之间的协作能力，解决提高病案归档案率的不良因素，促进病案回收管理工作的进一步提高[6]。

1.3观察指标

分析管理前后病案归档率。

1.4统计学方法

计数(n%)代表率，两组之间的比较采用X2进行检验。而涉及到的计量数据使用x±s进行表示,检验通过t。文中所生成的数据均借用SPSS21.0数据包处理，P＜0.05 。

2  结果

2.1管理前，对照组1000份病案有823份病案按时归档，归档率为82.30%；

管理后，实验组10000份病案有935份病案按时归档，归档率为93.50%，实验组病案归档率更高，p<0.05。

3  讨论

  随着当前社会的不断进步，人们维权意识不增加强，医院作为重要的窗口单位，面临解决纠纷的机率较高，病案作为医疗诊疗水准的重要体现，也是医疗纠纷、医疗保险、医疗赔付等重要环节的依据。随着病案利用率不断提升，病案未及进归档率仍较高，影响病案的正常使用，如何有效的提升病案归档率，保证病案的使用率十分重要。传统的管理存在一定的不足的之处，病案归档延迟率高，影响病案正常使用，故建立全新的管理方案，提高临床病案归档率，保证病案使用的及时性十分重要。PDCA管理作为一种全新的管理模式，以循证为依据，分析管理的不足之处，确定改进方案，明确改进目标，并逐渐的寻找解决方案，提升了病案管理质量[7]。

PDCA循环管理的方法，可以提升病案三日归档率，该种管理，实现了进一步改进措施的规范化、制度度，有效的提升了病案管理水平，促进了各月病案归档率螺旋式的提升，促进了病案归档工作的顺利开展，促进了后续工作的健康发展，实现了病案可获得性以及病案管理质量的持续性提升。PDCA循环管理模式，使得病案和统计数据中心不断完善，建立合理的病案管理规章制度，促进了临床医师和病案管理人员协作能力，从不同的环节提升了病案归档的工作效率，保证了病案的及时归档，提高了病案归档的工作效率[8]。完善病案首页录入速度管理，将质量控制和病案统计工作相结合，促进病案管理质量的提升，保证病案首页数据及时完成上报，保证了病案统计的及时性，有效的缩短患者复印病案过程中的等待时间，对病案管理工作流程进行优化，提高了病案服务质量，促进一病案管理工作的进一步提升[9]。  

病案是否及时归档与医院质量管理关系密切，病案及时归档作为科室工作的重点，PDCA循环管理方法的应用，通过分析病案归档过程中存在的问题，通过绘制鱼骨图，分析真因，确定干预方案，并积极实施，以达到最终预期效果。通过多种管理模式提升医护人员病案书写规范化，提升其责任心，通过多种途径来公布归档率的数据，建立相应的奖征制度，完善信息系统软件管理模式，以促进管理制度的进一步提升[10]。

本文通过在病案归档过程中建立PDCA循环管理模式，提升了病案归档的及时率，说明三日归档率明显得到提升，PDCA循环管理模式，确定了管理当中存在的问题，找出了影响结果的因素，并在不同的科室寻找原因，以达到既定目标，促进医院工作的顺利发展。

参考文献

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[10] Xiaoqian H .Application and Practice of Medical Record System in Hospital Information Management System[J].Scientific and Social Research,2024,6(12):296-302.