中国建设工程档案管理智能化实践的路径研究——基于数据治理的全周期档案管理创新

摘要：本文以“十四五”期间建设项目档案管理实践为基础，结合国内LNG接收站、气化站等重大能源项目的数字化转型案例，分析建设项目档案高质量发展的内涵，探讨智能技术在档案全生命周期管理中的应用路径。通过总结数据驱动、流程优化、风险防控等经验，提出“十五五”时期档案管理向智能化、协同化、安全化发展的实施策略，为行业提供可复制的参考模式。

关键词：建设项目档案；数字化转型；智能技术；风险防控；高质量发展

建设项目（工程）竣工档案是在建设项目（工程）建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，经编制整理并在建设项目（工程）竣工验收后归档的各环节的资料。工程档案贯穿于项目立项、审批、征地、招投标、勘察设计、合同、施工、监理、试运投产、竣工验收等项目建设的全过程，是项目建设全过程最真实、最直接、最原始的记录，也是工程项目后续管理、使用、维护、评优、改建、扩建的重要依据。因此，工程档案是工程建设的重要组成部分，抓好工程档案管理工作，对提高项目管理质量和水平有重要意义。

《数字中国建设整体布局规划》提出，“建设数字中国是数字时代推进中国式现代化的重要引擎，是构筑国家竞争新优势的有力支撑”。21世纪以来，以数字技术为核心的新一轮科技革命正在重塑 创新发展经济体系，使得传统创新发展理论面临数字化这一新环境，数字创新管理应运而生。数字创 新管理即企业或组织在创新过程中采用数字技术对 原有产品、流程或商业模式进行改变的过程，包 括带来的新的产品、生产过程改进、组织模式变革 以及商业模式的创建和改变等。我国部分学者在 数字化转型浪潮下开始关注数字创新管理这一研究 领域，并展开初步研究。刘洋等归纳总结出双线并行的数字创新管理框架，郭琦等从数字化转型 视角出发，探索小微企业创新的实现路径。科技档案作为在自然科学研究、生产技术、基建等活动中形成的应归档保存的图纸、图表、音像等科技文件材料，是最真实、可靠、权威的记录，其工作的发展与数字中国的建设是相辅相成的。工程档案作为科技档案的重要组成部分，对项目建设具有重要意义。研究工程档案数字创新管理，不仅能极大提高 工程建设单位的档案管理效率，推动科技档案管理的规范化和有序化，还能为数字中国建设提供强有力的保障^[1]。

工程档案智能化是指利用人工智能、大数据、物联网、区块链等现代信息技术，对工程档案的生成、存储、管理、利用等全生命周期进行数字化、自动化和智慧化升级，以提高工程档案管理的效率、安全性和价值挖掘能力。数字化是将传统的纸质资料转化成数字格式的过程。要贯穿于整个文件生命周期，重塑档案管理的流程与利用服务过程。档案管理的智慧化建设是将档案管理工作对象与手段转变为数字化新模式，从而提升档案管理的效率与质量。信息化是数字化的基础。信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享。对于传统档案管理工作而言，档案的数字化加工、档案管理系统的建设等信息化举措提升了档案的管理和利用效率。 

随着人工智能、云计算、物联网及大数据等迅猛发展，智慧工地、数字化诊断监控系统以及数字电站逐步兴起，为电力设施的全方位数据获取、可视化呈现与高效整合应用提供了一个全新的、便捷的窗口。这不仅极大挑战了传统档案管理——以纸质文件为中心、高度依赖人工操作的信息流转与利用模式，更凸显出数据作为核心生产要素的乘数效应。档案管理作为数据要素管理的关键一环，迫切需要主动适应这一现代化、数字化转型的趋势，以期在新时代发挥其应有价值。

一、工程档案管理工作存在的问题

1.1重大工程建设的特点给工程档案管理带来了极大挑战。

重大工程建设项目具有工程体量大、建设周期长等特点，有的项目线性标段多、标段验收跨度大，最长的甚至超过10年，并且存在前期手续复杂、部分专项验收困难等问题，加之参建单位多、涉及专业广、内外协调事项多，形成的工程档案数量庞大、内容复杂、种类繁多、来源广泛，从而导致工程档案收集整理、立卷归档、验收移交难度大。

1.2工程档案管理受重视程度不够。

在目前的重大工程建设项目推进过程中，“重实体建设、轻资料收集；重试运验收、轻档案验收”的现象普遍存在，对工程档案管理工作的重视程度和推进力度不够。有的参建单位侧重于工程建设项目的进度与经济效益，而忽视了对工程建设项目各阶段档案工作的推进，导致工程档案存在大量归档不及时、记录不准确、资料丢失缺损等问题，严重影响了工程档案管理质量和工作效率。

1.3工程档案管理人员水平参差不齐。

1.3.1工程档案专业人才队伍匮乏。档案管理人员对工程项目建设程序、工程技术缺乏了解，难以结合工程建设项目进程及时开展档案管理工作，只能完成基础性的文件资料存取和发放工作，部分工程档案管理人员对档案专业的标准规范与理论不熟悉，对档案管理的基本逻辑、脉络不清晰，造成项目工程档案资料收集整理不规范，影响工程档案管理实效^[2]。

1.3.2工程档案管理人员流动率高、不稳定。从项目开工建设到竣工验收，工程档案管理人员几经更迭，加之人员在更换过程中交接程序不完备，影响档案工作有序保质地开展。

1.3.3工程档案管理人员配备不足且缺乏档案管理执业资质。工程档案的收集、整理主要由各参加单位自主负责，参建单位配备的项目档案管理员专业水平参差不齐，大多数单位缺乏专职档案员，而兼职档案员缺乏项目档案管理专业知识且身兼数职，难以专注于项目档案管理工作，导致工程档案管理与工程进度严重脱节。

二、提升工程档案管理的措施与对策

2.1建设工程档案管理总体框架  

以“实体-数字双轨协同”为核心，构建覆盖出库-复检-入库全流程的智能管理体系，满足《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）要求，支持以下场景：  

- 施工许可阶段：图纸、合同等文件合规性审查  

- 竣工验收阶段：质量检测报告、竣工图版本追溯  

- 运维阶段：设备档案动态更新与风险预警  

2.2实体档案智能化治理实践  

2.2.1档案出库管理——智能清点与核查  

RFID电子标签：按需选型，覆盖全品类档案。

不干胶RFID标签：成本低廉，可用于大量档案资料，适用于非金属包装的SKU级管理；

可重复读写标签：支持万次擦写，用于托盘、周转箱等物流载具的循环追踪。

2.2.2 RFID固定式读写设备：多通道部署，无缝覆盖关键节点。

入库/出库通道：安装固定式RFID读写器，外接定向天线阵列，实现档案批量扫描，准确率≥99.9%；

货架层架识别：在立体仓库每层货架部署单通道RFID读写器，实时监控档案存放位置，避免错位、丢失；

2.2.3 RFID手持终端：灵活补位，强化动态管理。

配备超高频RFID手持机，支持批量盘点（600标签/分钟）、漏读补扫、异常数据现场核验；工业级三防设计，适应粉尘、潮湿的仓库环境。

三、方案落地：全流程场景应用实例

3.1入库管理：自动化数据采集。

流程：档案贴标→托盘通过入库通道→读写器自动识别所有标签→系统比对交接文据，生成库存记录。

3.2库存盘点：无人化精准操作。

定期全库盘点，员工手持RFID数据采集终端按路径扫描货架，系统自动生成差异报告；动态循环盘点，固定RFID读写器实时监控高频流动档案（如特种设备厂商资料），异常库存即时告警。

3.3出库分拣：防错与效率兼顾。

智能分拣线，出库通道读写器扫描托盘标签，自动触发分拣机按订单分流档案；PDA复核：档案室管理人员通过手持终端二次核验SKU标签，防止错发。  

3.4档案复检与抽检  

3.4.1 AI辅助复检  

——自然语言处理（NLP）自动提取抽检关键词（如“混凝土强度”“消防验收”）；  

——图像比对算法检测图纸版本一致性（如BIM模型与竣工图差异分析）。  

3.4.2动态抽检方案  

——基于历史质量问题数据（如渗漏高发部位），生成定向抽检清单。  

四、电子数据治理与技术创新  

4.1数字化副本全流程管控  

4.1.1自动化质量检查  

AI图像识别技术实现：  

——清晰度检测（分辨率≥300dpi）；  

——色彩校正（解决扫描件偏色问题）；  

——智能纠偏（自动旋转倾斜文本）。  

4.1.2智能目录著录  

——OCR+语义分析自动生成元数据（如“某标段钢结构检测报告-2023”）。  

4.2数据安全与权限管理  

4.2.1动态权限模型  

——角色分级：业主（全权限）、监理（部分标段）、供应商（仅设备参数）；

AI在档案安全管理方面也起到了决定性的作用。例如，通过生物特征识别技术，如人脸识别和指纹识别，可以建立高级别的访问控制机制，确保只有授权人员可以访问敏感档案，防止非法获取和滥用。江苏省太仓市智慧档案馆的实例展示了AI在档案馆门禁系统和识别跟踪系统中的应用，凸显了智能技术在保障档案管理工作安全中的重要作用。

4.2.2属性控制：根据项目阶段（如决算期）自动开放财务档案。  

4.2.3区块链存证：关键操作（如档案划控、密级调整）上链存证，符合《电子签名法》要求。  

五、智能技术融合应用  

5.1 AI驱动的高效治理  

5.1.1风险预测：  

基于设备运维档案数据，训练LSTM模型预测故障周期（如塔吊钢丝绳更换预警）；  

5.1.2知识图谱构建：  

关联设计变更单、施工日志、检测报告，快速定位质量责任链。  

5.2 数字孪生与档案可视化  

三维档案管理：  

——将BIM模型与设备档案绑定，扫描二维码即可查看维修记录、安装图纸；  

——AR技术辅助现场调阅（如地下管网档案叠加实景）。  

五、行业应用与效益评估  

六、保障体系与未来展望  

——标准化建设：推动建设工程档案元数据与智慧城市CIM平台互联互通；  

——安全防护：采用“国密算法+隐私计算”技术保障敏感数据（如工程造价）安全；  

——生态拓展：探索“档案即服务”（FaaS）模式，支持跨项目、跨区域协作。  

结语  

工程档案管理是建设项目管理的重要组成部分，做好工程档案管理工作是提升建设项目管理水平的迫切需要。建设单位通过深度融合AI、区块链与数字孪生技术，建设工程档案管理正从“被动归档”向“主动治理”转型。未来，档案系统将深度嵌入智能建造体系，成为工程质量管控与城市数字化治理的核心基础设施。推动工程档案管理工作科学、高效和合理运行，实现全面提升建设项目管理水平目标。目前，工程档案管理智慧化尚处在起步阶段，但随着项目管理信息化、数字化的逐步发展，可以选取试点项目，从项目立项阶段开始探索实施项目档案的智慧化管理。

参考文献

[1] 张翠平,周玲.新能源建设项目档案管理标准体系构建的多维阐释[J].兰台世界, 2024,(10):55-58. DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.

[2] 嘎拉森,丰雨欣,王长圆. 关于《“十五五”全国档案事业发展规划》编制要点的思考——基于多维政策文本的分析[J].档案与建设, 2025,(02): 23-31.

[3] 崔航飞,符运友,杨长明.基于BIM技术的水利工程数字档案管理应用研究 [J].水利建设与管理,2023, 43(01): 50-55+60.DOI:10.16616/j.cnki.11-4446/TV.2023.01.10。