数字化转型背景下电子档案管理方式研究思路分析

摘要：电子档案是指文件的一种保存形式，它是经过归档处理且具备较高价值的信息资料。在当前的办公环境下，电子档案开始逐渐被普及起来，越来越多的数量和需求给档案管理工作人员带来不小的挑战。尽管数字化转型使得档案电子化水平不断提高，但受管理观念、策略等因素影响，当前电子档案管理还存在诸多问题。为此，本文从电子档案管理的视角切入，探讨了数字化转型背景下电子档案管理受到的影响、问题以及优化措施。

关键字：数字化转型；电子档案；管理方式

引言：

在当今社会，大数据、云计算、"互联网+"等创新技术迅猛发展，引领档案管理工作走向以数据为核心的新纪元。基于此种背景，电子档案管理不仅要对新出现的挑战和工作任务进行细致分析，更要充分利用技术优势，探索数据服务的深层价值，以提升电子档案管理的整体效能。各级政府机构、社会组织、企业事业单位应当强化档案信息化的建设工作，建立健全电子档案管理系统，并将档案信息化建设融入各自的信息化建设规划之中，确保电子档案从生成到利用的整个生命周期都能得到有效的监管和控制。凸显了电子档案管理的重要性，因此，必须及时辨别和解决电子档案管理中的种种问题，加速采纳新技术，不断提升档案管理的质量和信息化的水平。

一、数字化转型对电子档案管理的影响

企业数字化转型是指通过运用现代信息技术，包括互联网、大数据、云计算和人工智能等，对企业进行全方位的组织架构、业务流程和管理模式的革新，旨在增强企业的竞争力、提高运营效率和服务质量。在电子档案管理领域，数字化转型就是档案管理从纸质文档管理模式向电子化管理模式转变，推动档案管理向数字化、智能化方向发展，提高信息处理效率。数字化转型背景下的电子档案管理正面临空前的机遇与挑战。

从优势来看，首先，数字化转型显著提升了电子档案管理的效率与便捷性。通过对数字技术应用，可以让电子档案代替纸质文档，有效压缩物理存储空间，节省资源。同时数字技术还具有快速检索和定位信息的功能，使得档案管理工作时间大幅缩短。其次，数字化转型下，档案的保存期限被延长。电子档案通过数字媒介保存有效防止了自然环境和时间流逝等因素对信息的损害，保证了档案信息的完整性和可用性。最后，数字化转型使得档案查询和管理流程被简化，档案管理系统实现了档案的分类和标签化处理，实际操作更加便捷。

从劣势来看，首先使始终需要关注的安全问题，因为电子档案在输入、存储、传输和利用过程中可能遭遇信息失控、污染、干扰丢失、盗窃、病毒攻击和人为破坏等安全隐患，这使得电子档案管理的传输环境具有较大潜在风险。其次是对信息系统的依赖性问题，电子档案对计算机及其软件的高度依赖性可能导致设备更新时档案长期保存的困难。最后使技术问题，如信息系统的稳定性、兼容性和可靠性等[1]。总之数字化转型对电子档案管理产生了深远的影响，但技术和安全方面的问题仍需解决。因此，必须不断引入新技术，完善档案管理体系，以确保电子档案管理的持续健康发展。

二、数字化转型背景下的电子档案管理困境

1 电子档案全过程管理实施较难

当前在企业、事业单位等机构的档案管理工作中，实体档案仍是主要的管理对象。在较为传统的纸质档案管理环境下，且并未将文件与档案进行区别划分，如果仅从静态的角度审视管理过程，就会导致对档案管理工作的理解存在偏差。一份文件的价值会因所处不同时期的业务环境而发生变化，而随着变化发展也会导致文件出现多次整改处理。因此，人们针对档案价值的理解可能与初始意图不相符。根据当前所建成的文档管理体系看，由于并未将文件管理与档案管理放在同一认知视角，致使档案并未实现全程管理和前端控制，这就导致相关证据无法有效保存。想要体现档案价值，需要具备理论支持、体制完善、流程重构等先行条件，并将规范的业务指导作为践行途径。数字化转型使得业务环境严峻复杂。如果依然固守传统观念，将很难体现档案数据价值，甚至是遗失。因此一个突出问题就是人们变幻多端的需求、档案部门愈发丰富的职责与单一结构的档案数据、难突显价值的档案之间的冲突。通常档案部门会将实体档案和电子档案存放在相一致的环境下，以此实现综合管理。正是基于这一原因，工作人员对各档案都进行了编制档号这类工作，实现了彼此的关联。如果环境变化破坏了这种关联，将导致全程管理难以实施。而一旦这种情况发生，就会加大电子档案管理成本。

2 电子档案传输安全性问题

要规范有序的实施电子档案管理，必须确保其处于一个标准的制度环境下。开放的网络环境以及多种类业务系统为电子文档的前端处理环节带来挑战，这是纸质档案管理模式所不面临的新问题。企业、事业单位等机构在引进和配备业务系统时，往往未能充分考虑到与后端档案管理的衔接需求。所开展的信息化建设并未考虑档案管理流程具体情况。这种不一致性导致许多高价值电子文件在还未经历整理和归档步骤时就已丢失。电子档案管理应遵循档案管理的基本原则，这对于文件归档整合非常重要。另外电子档案管理针对数字化工作模式的过渡还存有问题，增加了电子档案形成的难度，因此，业界普遍认为，仅靠技术手段无法解决问题，确保档案数据在档案部门的完整保存才是企业等机构最紧迫的任务。电子档案的合规性源自电子文件的自然产生和规范的整理归档流程。随着电子文件归档意识的提升和单套制需求的增加，电子档案开始被普及开来。不过随着双套制的应用，电子档案逐渐陷入尴尬处境，如法律和政策不完善，档案管理发展时间等，使得档案接收工作变得更加困难。

3 档案管理人员素质要求高

在当今大数据时代，数据的共享性成为了一个显著特征。高速发展的网络技术，让传统模式的档案管理被淘汰。通过网络终端实现的信息共享已经成为一个不可逆转的趋势。如今，系统用户可以对档案展开信息检索。因此当今时代档案信息更具利用率。随着用户需求多元化转变，现代档案管理已经开始从传统的实体管理向知识管理转变。因此，档案管理必须创新服务方式以及工作内容，从提供单一的信息转向提供系统的知识[2]。而新技术的出现需要工作人员学习新的知识技能，以保证操作准确性和质量。在数字化转型背景下的档案管理工作，要像成为知识输出的重要力量，离不开充足人才储备。目前，人才短缺成为档案管理在信息化时代知识生产和管理的短板。因此，重视对档案分析人才的引进培养，加强档案管理技术人才能力建设，是当前档案管理推动数字化转型的重要举措。为此应鼓励技术创新，培养专业的电子档案管理人才，以适应数字化转型带来的挑战。

三、数字化转型背景下的电子档案管理模式优化

1 构建数字信息化管理平台

为了实现电子档案的全过程管理，全面整合电子档案资源，突出信息检索的功能优势，必须要加强数字化、信息化技术的引进，搭建一个与日常档案管理工作流程、规范相匹配的数字管理平台。该档案管理信息平台将涵盖接收、利用和鉴定三个档案管理功能模块。依据档案管理各项工作程序，又可将其细分为数据收集、整理、共享等八个关键步骤。这些步骤环环相扣，确保各部分系统规范的实施，以便为建设数字信息化档案管理系统创造有利条件。通过这种方式，将方便档案管理人员信息交流，他们将处于统一标准的信息平台，节省人力成本的消耗，也避免划分过多时间在电子档案的查询、借阅等方面，为档案管理的有效实施提供保障。因此必须持续加大电子档案资源建设力度，以确保电子档案的质量和完整性。目前，C/S+B/S架构的数字信息化档案管理平台在市面上比较流通，能够将日常工作中涉及的各种文件和信息进行一体化管理，并整理和管控与此相关的各种资料。这一平台还能够在一定范围内共享明面上的文件，并对阅读情况进行记录。

2引入区块链技术提升电子档案安全防护能力

电子档案管理的安全性问题需要重视，可以考虑引入区块链技术来提升电子档案的安全防护能力，确保电子档案的真实性、可靠性和不可篡改性。通常来说，区块链技术属于一种分布式账本技术，通过智能合约、点对点网络、共识算法和加密技术等多种技术的融合，构建了一个去中心化的数据记录和存储体系。这种技术整合了数据存储、传输和处理的功能，为保障电子档案的真实性和完整性提供了有力支持。

 3 创新与企业发展相符的档案服务方式

为了提高档案管理质量和水准，必须积极推进数字化转型，从被动服务转向主动管理。档案管理人员需要不断加强理论认知和实践学习，主动到现场学习，理解技术档案的内容和保存价值，充分掌握工作相关的各类资料。同时应将档案工作联合到企业、事业单位等机构的实际情况，主动掌握机构发展情况，确立各阶段的工作任务，并依据现有档案资料为领导提供必要的信息。另外可考虑在不同部门都设立兼职档案员，划分具体的岗位职责。对工作模式改革创新，主动前往各部门利用专业知识收集档案，对文件、资料等档案资源进行鉴定，防止珍贵档案资源的丢失[3]。工作人员不能一味的收集信息，还应做好内容设计，比如某企业出现技术升级、设备维修等资料，在进行档案管理时不应只记录信息，同时还应整理出设备故障原因及维修手册，汇总过往的机器故障及维修经验。如此在有类似情况后可以直接提供建议和参考数据，节省后续成本消耗。

结论：

随着信息技术的大规模普及应用，建立数字化档案管理系统的条件已经成熟。然而，这也使得用户有了更多样化的需求，传统档案管理模式开始逐渐被摒弃。为了解决这些问题，必须推进数字化技术与传统档案管理的结合，并积极推广现代档案管理理念，充分发挥数字信息化档案管理系统在档案收集、整理和共享等方面的潜力。

参考文献：

[1] 薛光,任婧. 浅谈对数字转型中档案管理的认识 [J]. 兰台世界, 2018, (S2): 114-115.

[2] 郑凤梅. 煤炭企业档案管理信息化数字化研究 [J]. 中国煤炭工业, 2018, (06): 74-75.

[3]付玲,张凌雪. 数字信息化背景下做好档案管理工作的举措 [J]. 兰台内外, 2017, (05): 54.