信息技术在事业单位档案管理工作中的实践分析

摘要：在信息化时代背景下，事业单位发展中产生的档案信息数量不断增加，传统的档案管理模式已经无法满足事业单位现阶段的管理需求。因此事业单位的档案管理部门还要基于信息技术手段，结合档案管理工作的开展需求，不断创新和优化档案管理体系与工作流程，提高档案管理工作的开展质量与效率。这样有助于实现档案资料潜在价值的深度挖掘和应用，保障事业单位社会服务职能的充分发挥。

关键词：信息技术；事业单位；档案管理

档案管理作为事业单位管理工作中的重要组成，其管理质量直接关系到各项业务活动的开展效果。在信息化时代背景下，事业单位还要积极引入信息化技术辅助档案管理工作，加强档案管理信息化建设水平。但是目前很多事业单位因为传统管理观念的影响，在将信息化技术应用到档案管理活动中还存在比较多的问题。只有结合档案管理工作需求和信息化管理技术的应用特点，实现档案管理工作的持续创新，才能提高事业单位的档案管理工作水平，实现档案信息价值的最大化。

一、事业单位档案管理应用信息技术的优势

（一）提高档案管理工作效率

将信息化技术应用到档案管理工作中，可以通过信息化技术替代传统的人工档案管理模式，在优化了档案管理流程基础上，显著降低档案管理工作中的人工工作强度和误差发生概率，提高档案管理工作质量，而且信息化档案管理系统的应用，也能实现档案资料的快速录入、整理、存储与检索环节，减少了传统纸质档案管理中繁琐的人工操作流程，并能显著提高档案管理工作质量。最后信息化技术手段可以替代人工完成一些重复性的档案管理流程，在降低人力资源与资金成本基础上，提高档案管理的工作质量和效率。

（二）提高档案资源应用水平

在将信息技术应用到档案管理工作后，事业单位可以通过电子形式进行档案资料的存储和利用，进一步提高档案资源的应用水平。通过建立档案管理系统或者数字化档案管理平台的方式，可以在将档案信息进行数字化处理后上传到数据库上面，各部门以及单位可以根据自己的权限情况获取到对应的档案资源。在这一档案管理模式中，可以很好的解决以往纸质档案管理中的信息获取难度大、共享水平低等问题，并有助于提升档案资源的利用率。

二、事业单位档案管理工作中应用信息技术的现状

在以往事业单位的档案管理工作中，主要是通过文书记录的方式编制档案资源，在档案信息的收集和归档过程中还受到档案管理人员素质的影响，容易出现一定的信息误差问题。近年来我国各事业单位已经加大了对档案信息化管理的建设力度，但是在实际运行中依旧存在着比较多的问题。表现在部分事业单位还没形成完善的电子档案管理理念，对信息技术在档案管理工作中的价值和应用必要性缺乏正确的认知，而且档案管理人员因为传统管理观念的影响，对数字化和智能化档案管理方式的接受度欠缺，影响到档案管理中信息化技术的应用水平。其次部分事业单位在档案管理信息化建设中，多是照搬一些其他同类单位的管理经验，并没有根据自身的档案管理工作特点与流程进行优化处理。导致档案信息化管理系统运行中与实际档案管理流程不一致，事业单位的档案管理质量也难以保障。最后很多事业单位在档案管理信息化建设中，尚未形成良好的安全防护意识，相关管理人员也没有严格遵循规章制度进行档案管理系统的操作，容易出现数据泄露、篡改等网络风险问题，这也是事业单位在将信息化技术应用到档案管理工作中需要重点关注的问题。

三、信息技术在事业单位档案管理工作中的应用策略

（一）开发档案管理信息系统

在将信息化技术还应用到事业单位的档案管理工作中时，需要事业单位的领导层与档案管理部门主动转变自身的思维观念，加强对档案信息化管理的重视力度，并基于档案管理工作特点开发档案管理信息化系统。在档案管理信息系统的开发过程中，要求该管理系统具备有以下管理模块：①档案业务流程的数字化和自动化。在事业单位档案管理工作中包含有大量的文件、资料和业务流程，档案管理流程也比较繁琐。在开发档案管理信息化系统时，要优化现有的档案管理工作流程，完善档案信息资料的录入、查阅、借阅等多流程。事业单位要通过信息化技术替代传统重复性的人为操作，提高档案管理的数字化和自动化水平。②提供便捷的档案查询和检索。在应用信息化技术进行档案管理工作中，需要优化档案资源的查询与检索功能。在完成所有档案数据的信息化处理之后，工作人员可以直接通过信息化管理平台，通过输入关键词或者档案编号的方式，快速获取到自己所需的档案资料，提高档案管理工作的开展质量与效率。

（二）完善硬件和软件基础设备

在应用信息化技术开展事业单位档案管理工作时，传统的档案管理流程与模式发生了比较大的变化。事业单位还需基于自身档案管理工作需求建立内部文件管理系统，通过互联网平台将内部文件信息快速转发到文件管理中心，随后由专业档案管理者进行各类文件档案的统一整理、分类、编号和存储工作。为了满足档案信息化管理工作的开展需求，事业单位还要持续完善现有的硬件和软件基础设备，并尽量采用兼容性和稳定性比较强的软硬件系统。在软件系统设置中，要与一些专业的信息外包公司进行合作，根据自身档案管理工作开展需求开发档案管理系统与办公管理系统，并要将两类管理系统融合在一起。在硬件设备引进中，需要在满足事业单位档案管理与办公管理工作开展需求基础上，预留有一定的性能冗余，满足后续管理系统升级和优化后的运行需求。最后在档案管理信息化系统建立中，事业单位也要合理应用云计算技术与大数据技术手段，强化对海量档案数据的分析和共享水平，让事业单位的档案价值充分发挥出来。

（三）做好档案信息的安全管理

信息化技术有着开放性的特点，在将信息化技术应用到档案管理活动中时，还可能出现一系列的网络安全问题，威胁到事业单位档案资源的使用安全性。因此在信息技术应用到事业单位的档案管理实践中时，除了保障信息化管理系统的应用性能之外，还需做好档案信息安全的保障工作。事业单位要合理应用防火墙、入侵检测等技术手段，将恶意攻击和病毒感染造成的安全威胁降到最低，最大限度的保障档案数据的安全性。通过对档案管理人员设置访问权限的方式，能避免未授权的访问与档案数据篡改问题，提高事业单位档案数据的利用效率。对于一些比较重要的档案数据，事业单位还需定期进行该部分数据的备份工作，将备份数据要存储在不同的位置，避免出现单点故障或者数据丢失等问题。对备份数据也要做好加密和压缩操作，降低数据安全风险发生。最后则需定期进行档案管理系统的更新和运行维护工作，在运行中发现了系统功能缺陷问题也要及时进行优化，确保档案数据化管理系统的运行质量和安全性。

结束语

在事业单位档案管理中，合理应用信息化技术有助于提高档案管理工作质量，并能显著弥补传统档案管理工作中的缺陷。因此事业单位还要深化档案管理体制的改革，将信息化技术合理应用到档案管理系统中，提高档案数据的检索应用效果和共享水平。在满足事业单位档案管理工作需求基础上，最大限度的发挥出档案数据的应用价值，为事业单位的可持续发展提供保障。

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