电力企业工程档案管理的难点与改善措施

摘要：随着我国的经济增速逐步趋于稳定，我们的经济也从快速发展时期过渡到了高质量发展的时期。在这样的大环境下，日益饱和的市场使得企业之间的竞争更加剧烈，企业要想获得企业的可持续发展，就必然要实行现代规范的经营。电力企业的项目文件是与项目施工密切相关的原始数据，其管理水平的高低将对整个电网公司的发展产生重要的作用。为此，文章从电力施工项目文件管理中存在的问题出发，探讨了其治理途径，因此为我国电力企业的良性发展提供帮助。

关键词：施工；项目文件；困难；改进对策

前言

在对电力企业进行电力施工时，从土地征用开始，一直到最后的竣工验收，形成了一份文件。这些资料包括准备工作、勘探成果、工程设计、经费投入、技术应用、设备配置等，通过这些资料可以形成工程文件。项目文件的出现，不但记载了项目施工的整个进程，而且对以后项目的利用具有重大的指导意义。与此同时，在开展产品革新和科技研究开发的过程中，也必须通过查阅以往的项目资料，以供借鉴和理论基础。由于电气建筑项目的特殊性，它的构造非常复杂，它所采用的装备和工艺都非常的复杂，而且它所收集到的项目档案内容非常繁杂，数量非常多，因此，它的管理工作很难进行，这就要求它进行持续地总结和改进的规范性管理措施来对它进行有效的管理。

一、火电施工企业工程技术档案加强管理的重要性

（一）有利于提高管理者的管理能力

在对文件进行管理的过程中，因为存档数据的规模很大，所牵涉到的专业也比较多，所以在目前阶段，要强化对档案的管理，可以使管理者的业务水平得到很大的提升，并且能够更好地完成对档案的搜集和管理。此外，如果管理者具有强大的文件管理技能，那么在其它文件的管理中也可以采用相同的方式来进行，从而确保了工作的效率。

（二）有利于保障火电厂的正常进行

电站工程建设周期长，系统复杂，而且要有多个参建各方参加，所以要编制大量的工程资料。要确保电站工程建设的顺利开展，必须强化档案管理工作，充分地搜集资料，并运用先进的方法进行资讯处理，确保档案管理的功能得以充分利用，从而杜绝各类问题，更好地满足人民群众的用电需要。

（三）有利于提高总体档案的管理水平

在电厂生产过程中，档案工作有着无可替代的地位，因此，必须强化档案工作，确保项目顺利进行。对有关的管理者而言，要充分地搜集资料，运用先进的科技来进行档案的管理，这样不仅可以使档案的管理工作更加高效，而且还可以利用档案信息的分享，来引导接下来的建设工作，防止各类问题的发生。

二、电力企业工程档案管理的难点

(一)电力建设工程档案管理人员业务能力较差

除了工程设计图纸、施工设备和技术之外，还有勘察测绘、建筑结构配合、电气系统设计和配水管线设计等方面的工作，从设计到完成，都要生成大量的数据和文件，这些资料都要纳入到工程文件之中，供工程运营和技术研究人员参考。要做好、全面地收集和管理各类信息复杂的项目数据，需要有专门的文件管理人员对这些数据进行系统的收集、整理和分析，并确保这些数据的时效性[1]。当前，许多电力建筑项目的档案管理人员都没有足够的专业化水平，或者没有专职的档案管理人员，或者在招募这个职位的时候，他们的准入门槛比较低，他们既没有专业的知识，也没有相应的综合素质，这就造成了工程档案管理工作的效率和品质无法得到很好的保证。

(二)对电力建设工程档案重要的认识不到位

在电力工程项目的后期维护和管理中，为其他项目的工程设计和开发提供了有力的借鉴和资料支撑。所以，它是档案管理工作的一个重点和困难，它对文件采集的准备和管理的机密性提出了更高的需求，同时也对有关人员的专业能力提出了更高的要求。但是，许多电力公司过分注重经济利益，而忽略了对文件的管理，致使公司的内部文件保管存在着一些问题，没有对项目文件进行分类和独立保管，这不但给以后的查询带来了困难，而且还可能引起文件的遗失。

三、提高电力施工项目文件管理水平的对策

(一)强化档案管理人员的业务素质

项目档案的建设与保存是一项严格、专业和保密的工作，因此，必须有高素质的工作人员来进行。在招聘和使用档案管理人员的过程中，要认真考核和严格控制拟招聘和使用的人员的专业素质，对已在岗位上的档案管理人员，要为其提供适时的职业培训。对于管理者来说，他们的训练分为两个部分：1）加强自己的专业知识。考虑到工程档案的特殊情况，管理者除了要懂得档案文件的整理、分类、档案信息内容编号等以外，还要对电力建设工程设计、工程图纸、设计变更分析等内容有一个基础的认识。2）要端正工作心态，积极主动的工作心态是提高工作效率的一个关键要素，也是提高工作效率的源泉[2]。所以，在加强职业训练的同时，要加强对他们的专业能力的培养，重点是要让他们有一种很强的责任感和紧迫感，要对工程档案管理工作有足够的了解，要正确地对待工作，要有一种积极的工作心态，积极地投身到实际的工作当中去。

(二)建立健全工程档案管理制度

为了达到对整个工程文件进行管理的目的，必须选择各个单位招标落实后，设计工作开展之前，在工程施工还没有正式开工之前，就已经建立起了一个工程文件管理的网络，确定了管理的范围、内容和程序。首先要明确项目档案资料的收集、整理、保管、监查和完工整理工作的标准、程序和主要领导，并对要求、任务和责任做了具体的规定，保证管理工作的有序和规范。健全文件管理网，对项目建设的整个过程实施严格的追踪和控制，在这个过程中，除了要有档案主管和档案管理者之外，还要包括各个专门的技术人才，为他们的管理工作提供专门的指引。在工程档案的管理上，要做到环环相扣，层层递进，每个承包商必须要有一个符合施工任务的档案管理组织和员工，要按照国家的有关法规和合约的规定，认真做好自己管辖范围内的竣工档案的编制和归档工作。总承包企业应负责对各个分包商的工程文件的编写工作进行监管，并对其文件的质量进行审查。要使正式的文件管理在各个项目中得到充分的推广，可以采取以点带面的方法，在前期已经完成的项目中，选择一个具有良好、内容规范的文件，并在新项目开始施工之前，将该项目的文件发给各个参建单位，让各参建单位更清晰、直接的了解归档要求。

(三)充分利用第三方监测组织的监管职能

在电力公司的档案管理部门，除了要提高自己的管理品质之外，也要将第三方监理组织的监管作用充分利用起来，在与他们签约的时候，可以通过签订补充条款，让他们承担对工程竣工文件的监管职责，对竣工文件的质量进行评定、检查、进度把控及文件的完整性和准确性的检验，这两个工作都是由各个专业的监理单位共同完成的[3]。在合同中，要求监理方派出项目负责人，并配备一名专职的档案管理部门和专职的档案工作人员，与施工企业建立工程文件管理的网络和信息网络，做好档案资料的上报工作，按照相关的法律法规和施工企业的需要，对文件材料进行收集、整理，包括有关的竣工文件，也要经过监理部门的审核和修改，然后在进行会审。

(四)构建技术档案数据库体系

将信息技术运用到文件管理中，可以简化工作流程，减轻管理人员的工作负担，提高了文件管理的安全性、准确性和全面性，不仅方便了管理者，还可以改善文件管理的品质。特别是对涉及的内容和类型比较复杂的电力工程文件管理来说，可以实现管理系统的优化和管理工作的完善。运用现代化的互联网技术来建设信息化项目的档案管理体系，通过对管理者的培训，使其掌握了电脑操作信息系统的技术，就可以在网上平台上对档案资料进行收集、整理、分类和分析，比手工的方式节约了大量的时间和错误。与此同时，建设工程文件数据库也方便了对数据的查询和访问，也就是说，如果将信息系统和其它部门进行了互联，那么当他们想要查询的时候，只要工作人员取得了查询的权限，就能在搜索窗口中进行查询，从而让他们有更多的时间和精力去投身到文件管理的研究之中。

(五)加强对档案管理人员的培训工作

而作为档案工作的中心，管理者又是影响工作成效的关键因素，唯有高素质的管理者，才能确保工作顺利进行。所以，要在新的时代背景下，改革档案工作的思想和方式，就必须持续提高档案管理者的工作素质，提高所有员工的业务素质，使之适应当前的档案工作需要。针对火力发电企业而言，可以从以下三点入手：一是要制订一套科学、合理的培训方案，强化管理者的培养，要持续增强他们对档案管理工作的意识，弄清楚其在运作中所扮演的角色，进而更加主动地投身于档案工作之中。其次，要通过对他们进行训练，使他们的文件管理水平得到有效地提升，并能够很好地处理好他们在工作中所面临的困难，并且要增强他们的工作心态，营造一种积极的工作环境。此外，还可以从培养和招募两方面着手，建立一个现代的档案管理队伍，使其工作的效率得到更大的提升。

四、总结

电力施工项目文件包含了项目施工过程中的各个方面的资讯和资料，是项目后期维护、运营和维修的依据。对此，档案管理者要对其在管理工作中遇到的困难进行及时的归纳和剖析，并有计划地寻找加强管理途径，让电力建筑项目的文件管理能力得到进一步的提升，让它充分利用起来，为公司的可持续发展提供支持。

参考文献

[1]高瑞琴.关于火电施工企业工程技术档案管理难点分析[J].现代企业文化,2015(8):1.

[2]杨开勇.光伏发电工程项目档案管理的重点与难点[J].华东科技（综合）,2020(4):1.

[3]白雅文,吴景泰.企业技术档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].信息记录材料,2021,22(2):44-45.