国有企业人事档案的管理和利用探析

摘要：国有企业作为我国重要的经济支柱，其发展质量与经济效益与人民生活息息相关，必须重视国有企业改革发展工作，推动国企高质量发展。人事档案作为国企人力资源工作的重要组成部分，对企业的高质量发展有着重要影响，本文对人事档案的管理和利用展开深入探析，先对人事档案的概念及其管理利用重要性进行简单阐述，再从提出几点优化措施，推动企业人事档案管理的规范化、标准化发展，为企业的可持续发展提供重要保障。

关键词：国有企业；人事档案；档案管理；档案利用

引言：

在新时代背景下，国企人事档案管理工作需要面临新的发展机遇和挑战，为提升企业人事档案管理及其利用工作的有效性，需要对企业人事档案管理和利用工作进行深入探析，总结高效的管理优化策略，提升企业人事档案管理和利用工作成效。

一、人事档案的概念及其重要性

（一）概念

人事档案是一种概括总结人员活动，并对他们的人生经历、工作绩效、品行素养等重要信息进行全部概括，同时还会记录他们的教育经历、表彰材料、政审材料等资料，也是一种经过组织认可后给予保存的档案。人事档案是国企人力资源部门开展工作的重要材料，通过挖掘其中的重要价值来为企业发展提供高质量的人才支持[1]。

（二）管理利用的重要性

建设完善的人事档案管理制度，加强人事档案的开发利用可以帮助国企管理人员全面掌握全体员工的详细资料，并开展更加合理且高效的人力资源配置工作，为企业的发展提供战略性的人才管理数据支持，增强国企组织运作的说服力和管理效能。并且，人事档案资料也是人力资源管理的重要信息，通过规范人事档案管理工作，可以对职工的职称评定、薪酬待遇、职位调动以及个人权益保障等工作的实施提供可靠的数据支持。并且，通过对人事档案资料的全面开发与利用，还能让人力资源部门得出更加客观、公正的评价结果，为职工的薪酬待遇调整和分配提供更科学合理的方案，并充分激发员工的工作热情，为企业可持续发展提供重要保障[2]。

二、国有企业人事档案管理优化策略

（一）制定完善的人事档案管理制度和流程

首先，需要制定明确的人事档案管理制度，并结合国企发展实际需求不断完善档案管理制度，并建设规范化的人事档案管理手册，对人事档案的收集、整理、存储、鉴别以及销毁等方面做出明确的规定，真正将人事档案管理及其规范覆盖到整个档案管理流程当中，推动人事档案管理工作的规范化发展。其次，明确档案管理职责，包括：档案收集与整理、档案保管、档案鉴定、档案利用等。可定期开展监督或不定期抽查工作，确保责任落实到位。

（二）推动人事档案管理信息化发展

第一，积极引入信息化档案管理系统，对档案信息进行高效分类归档和存储，并落实档案信息快速检索和访问工作，提升档案管理工作效率，并提升档案信息存储的安全性。第二，将传统的纸质档案转变为电子档案，为档案信息存储和检索提供方便，减少档案信息管理成本，让档案信息检索与利用更加高效。第三，建设人事档案自助查询与申请调阅的系统，提供便捷快速的档案访问服务，提升员工的满意度与工作效率。

（三）加强人事档案管理监督

第一，建设完善的人事档案管理监督机制，为人事档案管理工作的顺利开展提供重要保障。所以，国有企业需要建设专业监督小组，由资深档案管理员、信息专家以及法务人员共同组成，确保监督小组的专业性和监督效能。同时还需要实施交叉监督工作，避免出现监督疏漏。第二，细化档案管理的监督指标和评估标准。为提升国有企业人事档案管理能力，必须制定专业的档案管理规范及细化指标，并积极开展研讨会，共同交流先进的档案管理经验，促进档案管理人员专业能力的发展。同时，监督小组也应当及时了解档案管理工作中存在的不足之处，并针对性地提供解决方案，推动档案管理工作的优化提升[3]。

三、国有企业人事档案开发利用优化策略

（一）强化人事档案开发利用意识

加强国企人员人事档案开发利用意识，并建立与时俱进的人事档案利用观念，这样才能将人事档案信息进行充分利用，并在企业内营造良好的人事档案信息利用氛围，增强人事档案利用效果。第一，国有企业人事档案信息的开发利用是一个动态交互过程，工作人员必须明确自身定位，并以目标客户需求为目标做好档案信息的开发利用工作，充分发挥自身主观能动性，优化档案信息利用效果。第二，国有企业必须加强档案信息开发利用的宣传工作，在企业内树立高效利用人事档案信息开展工作的意识，提升全体员工对档案信息利用的关注度和参与度，并在企业内形成全员参与、共建共享、协同管理的档案信息开发利用氛围。

（二）健全人事档案开发利用制度

第一，国有企业需要与相关部门共同商议人事档案的开发与利用工作，并指定跨部门运作流程和管理制度，形成规范有序的人事档案信息开放利用流程，同时还需要结合企业实际情况及发展需求做好档案信息开发利用的更新工作，逐步完善档案信息的利用制度。第二，档案信息的开发利用中不可避免会出现信息安全问题，国有企业必须制定科学可靠的安全保障措施来为人事档案信息安全性提供重要保障。比如，工作人员可以借助云存储、硬盘等方式来进行档案信息的定期备份工作，避免信息损坏和遗失等问题的出现，有效提升档案信息管理的安全性与可靠性。

（三）拓展人事档案信息利用途径

第一，需要立足企业人才的成长与进步展开人事档案的开发利用工作，对高质量人才的成长历程及其工作经历进行全面记录、分析与评价，为人才成长发展提供科学明确的前进方向。第二，结合企业重大项目展开人事档案信息的开发利用工作，根据重大项目对人才的需求做好人力资源的跨部门调配和补充工作，确保人才供给满足重大项目的开发需求[4]。

四、结束语

综上，在国有企业中做好人事档案的管理与利用工作，可以加强认识档案信息的安全性与可靠性，并推动档案管理工作的规范化发展。同时还能以高效的人事档案信息利用为企业发展提供重要信息支持，推动国有企业的高质量发展。

参考文献

[1]苏雁飞.国有企业人事档案的管理和利用探析[J].兰台内外,2024,(29):69-71.

[2]周刘璇.国有企业人事档案数字化建设探究[J].中国管理信息化,2024,27(18):200-202.

[3]桑燕琼.国有企业人事档案数字化试点的实践与思考[J].现代企业文化,2024,(23):25-27.

[4]王柯涵,陈育慧.国有企业人事档案管理现状分析与提升策略研究[J].兰台内外,2024,(12):72-74.