新形势下机关事业单位人事档案管理效率提升对策分析

摘要：“三龄两历一身份”信息的审核，是组织人事工作中的一个重要环节。在新的形势下，档案数字化转型、信息化管理和智能化应用是必然趋势。大数据、云计算、数据挖掘等技术给人事档案管理带来了新的思路和理念。机关事业单位的领导和人事档案管理者要充分认识到对人事档案进行有效管理的重要意义，要顺应科技、社会和工作环境的巨大变化，积极应对大数据和“互联网+”背景下的人事档案管理工作的机遇和挑战，提前做好规划，制定发展计划，进一步提高人事档案管理的质量。

关键词：新形势；机关事业单位；人事档案管理；效率提升

引言

随着社会的不断发展，大数据、网络技术的飞速发展，对人事管理工作提出了越来越高的要求和要求，在这样的大背景下，强化人事档案管理势在必行，群众对事业单位的人事管理也越来越重视，所以，事业单位要充分认识到人事档案管理在单位管理运作过程中的重要作用，提高人事管理工作的质量与水平，充分发挥档案管理的价值，将有效的信息进行整合，为职工提供更好的服务。

1.机关事业单位人事档案管理效率提升存在问题

1.1.档案意识认知不准确

每个人都知道人事档案的重要性。然而，在一些单位的具体执行中，仍然存在着执行不到位，重视程度不高的情况。哪怕是上级部门发布了相关的指示，他们也会表现出一种形式主义的态度，大多数人都觉得，人事档案的管理对本单位的工作、业务的开展、对未来的发展都没有太大的影响，不需要花费太多的时间和精力，这就导致了数据保存混乱，人员数据丢失，工作效率下降，对单位和社会都产生了消极的影响。同时，由于档案管理者的创新意识不足，受到传统的管理方式的影响，很难适应新形势下的新挑战，整个人事档案革新的途径存在着很大的难题，有效地促进工作的内在动力严重不足，这不仅影响到了人事档案管理的效率和质量，还影响到了事业单位的人力资源管理工作。

1.2.信息化水平参差不齐

事业单位的人事档案信息化水平存在着明显的地区、行业和部门差异。主要表现为：第一，制度重复建设问题突出。有些单位建立了独立的人事档案管理系统，与本单位、上级部门的信息系统不兼容，信息互联不能实现有效的共享；一些单位的制度建设水平较低，保密措施做得不够，人员信息泄密的风险很大。第二，缺乏对事业单位的信息化管理。管理者接受的信息化训练不够充分，对档案进行信息化管理和利用的能力也不强，有些人只是满足于简单的查询和利用，缺乏对人事信息的统计和分析技巧，这就制约了信息化的有效性。

1.3.规范化管理模式尚未建立

当前，大部分事业单位在提高人事档案管理标准化水平的过程中，都将重点放在了技术赋能路径下对数字化技术要素进行配置，并且在对技术要素进行配置后，其质量提升效果显著。但是，在实施一段时间以后，这些单位一般都会出现对技术要素的适用性减弱的现象。在此基础上，进一步分析发现，造成这一现象的主要原因是：只实施增量管理，没有实现质量提升。这主要是因为没有把信息化管理和数据化管理区分开来，把信息化管理和数据化管理混为一谈后，很难理清思路，不利于探索和创造新的管理模式。第二个原因是，目前采用的管理方式，主要还是围绕着人的管理，在人事档案的收集、整理、存档、保管、调阅、查询等各个环节上，尽管体现出了人性化的一面，但由于人性化和数字化管理的冲突，使得建立以数字技术为核心的规范化管理模式建设受到了阻碍。

2.新形势下机关事业单位人事档案管理效率提升对策分析

2.1.加强对人事档案管理的重视程度

档案管理是事业单位发展的一个重要组成部分，因此，要提高事业单位领导和相关人员对人事档案管理工作的重视程度，充分认识人事档案管理工作对于事业单位发展的重要意义，深刻认识了以往人事档案管理模式的不足和运用信息化人事档案管理的优势，完善传统人事档案管理中的不足之处。首先，要充分发挥相关领导的带头作用，利用会议、讲座等形式，带动全体员工提高对人事档案管理的认识，并将相关规定落实到实际工作中去，加强各部门和人事档案管理部门之间的联系和交流，促进事业单位人事档案管理工作的顺利开展。此外，事业单位也要与时俱进，重视信息化人事档案管理的建设，提高事业单位人事档案管理的质量，充分发挥它的作用，为事业单位的各项工作服务，促进事业单位的发展。

2.2.加强人才培养

要想让事业单位的人事档案管理工作能够跟上时代的发展趋势，不断地优化与发展，满足工作需要，就需要建设一支具备创新意识、实操能力、安全意识、专业信息技术和专业知识的管理团队。各单位可通过交流、招聘等方式，吸引和培养更多优秀的技术人才，同时，针对目前的工作需要，加强对职工的职业素养、职业技能的教育与培训，使人事档案管理工作能够适应时代的发展需要。单位可采用“走出去请进来”的思想，引进更多懂网络技术和档案管理知识的复合型人才来管理，邀请专家来单位做讲座、讲课，定期组织人事档案管理员培训、参观等。

2.3.完善管理体系

在人事档案管理方面，事业单位首先要优化内部结构，建立和健全档案管理部门，明确部门内人员的各种工作职责，保证工作能正常、顺畅地进行。在实际工作中，事业单位要根据自己的实际发展需求，对各岗位的岗位职责进行适当的调整，以保证人事档案管理工作的有效实施，使档案管理内容规范化。与此同时，作为机构的领导者，也要加强自己对档案管理工作的认识，建立和实施信息化管理体系，为档案管理提供信息化支撑，确保管理工作的顺利进行。另外，在建立档案管理制度的过程中，还应注重不同部门人员之间的联系，使档案开发和应用能力最大化，通过科学的管理体制，规范档案管理者的工作内容，确保档案管理的科学性和有效性。

2.4.推进人事档案管理的信息化建设

随着各种先进技术的不断涌现和应用，给我们的生产和生活带来了极大的方便，将信息化技术应用到事业单位的人事档案管理中，可以有效地提高档案管理的质量和效率，使之朝着规范化的方向发展。一是利用会议、培训、学习、竞赛等方式，对人事档案管理者进行动员，使他们充分认识到人事档案管理信息化建设的重要性和必要性，明确目前人事档案管理的目标，统一人事档案管理人员的思想和观念，积极投入工作，充分发挥自己的作用，共同推进人事档案管理信息化的发展。二是，建立健全的、系统的、综合的档案管理制度。在制定计划的过程中，要综合考虑机构目前的发展状况、人事档案管理人员的水平、基础设备的数量和档案的数量等因素，制定出短、中、长期的人事档案管理信息化建设方案。在此基础上，根据不同时期对人事档案管理工作进行分级，以确保人事档案管理信息化建设顺利有序开展。

3.结束语

综上所述，人事档案管理对各个部门单位的发展和壮大起到了非常重要的作用，这就要求领导者和管理者要与时俱进，积极地改变管理理念，对管理模式进行持续的改进，积极地对管理方法和理念进行改革，提高管理水平和质量，使人事档案管理工作走上科学化、规范化、安全性的道路，充分发挥现代科技的优势，全面建立健全人事档案管理系统，提高档案管理质量，彰显干部人事档案的资政育人作用和重要凭证价值，奋力书写新时代人事档案管理新篇章。

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