信息化视阈下档案管理工作改进措施探究

摘要：结合我国信息化时代背景，我国档案管理工作在持续发展与创新中达到了数字化、智能化的发展需求，需得力于所利用的信息技术，该技术是提升档案管理效率、效能的关键。针对此，本文从信息化视域出发，分析当前档案管理面临的挑战，包括管理制度的不适应、基础设施的落后、资料信息的安全风险等，进而提出相应的改进措施，以此为档案管理工作的信息化转型提供实证支持。

关键词：信息技术；档案管理；工作改进

前言：基于我国信息化发展大背景，其基于我国政策的有力支持与引导，其中信息技术在档案管理的应用优势较多，特点更为明显，其可使档案管理工作更为高效、安全和便捷，更好地服务于社会经济的发展和人民生活的改善。

一、信息化技术应用在档案中的优势

首先，在应用信息化技术时，可通过数字化处理与存储，大量纸质档案被转换为电子档案，不仅节省了物理空间，还极大地简化了档案检索与传输的过程。在这一转变中，中国政府的政策支持起到了关键作用。例如，《国家档案局关于加快推进档案信息化建设的意见》等政策文件，明确档案信息化的发展目标与要求，以此为档案管理信息化改革提供政策指导。

其次，在应用先进信息技术时，如加密技术和访问控制，可有效地防止档案信息的泄露、丢失，其对于我国重视国家安全和信息安全的国家尤为重要。中国的《网络安全法》等法律法规为档案信息安全提供法律基础，以此保障档案信息化过程中的安全性、合规性。

最后，在档案资源的共享与利用中，需建立出通过建立统一的档案信息平台，各级档案机构可以实现档案资源的互联互通，提高档案信息的可获取性，且我国一带一路倡议和国家大数据战略等，均强调出信息资源共享的重要性，促进了档案信息化建设向深度、广度进行发展。

二、信息化视阈下档案管理工作中遇到的问题

（一）档案管理制度中存在的问题

档案管理制度存在的问题包括：第一有的档案管理制度未能及时适应新形势下的需求，导致在实际操作中出现了诸多不适应现象。例如，对电子档案的管理和归档标准相对模糊，缺乏具体、操作性强的指导文件，使得档案工作人员在实际处理中遇到的困难较多。第二，档案管理制度覆盖面不够全面，对于新兴档案管理体系还不够完善。第三，在社会媒体、大数据等新兴信息载体的广泛应用，如何将此类新型档案有效纳入档案管理体系，成为当前档案管理制度亟待解决的问题。

（二）基础设备设施的问题

基础设施设备的问题主要体现在：第一，许多档案机构的信息化设备不够先进，无法满足电子档案的实际应用需求，且存储设备的容量和处理能力限制，难以应对日益增长的电子档案数据量，影响了档案信息的快速检索效果。第二，考虑到在个别偏远地区，网络速度较慢且稳定性较差，严重影响到电子档案的远程访问，以此降低档案工作效率，也限制了档案资源共享范围与深度。

（三）资料信息的安全风险问题

首先，随着档案数字化进程的不断提升，电子档案遭受网络攻击的风险也随之增加。黑客攻击、病毒感染、恶意软件等威胁档案信息的安全，导致重要资料的泄露、损坏或丢失，给档案管理带来严重挑战。

其次，所出现的内部安全风险也需得到关注，因个别档案管理人员对信息安全意识不足，可能导致误操作或滥用权限，从而引发数据泄露等安全事件。此外，对于电子档案的备份和恢复机制不完善，一旦发生技术故障或自然灾害，恢复档案信息的能力将受到限制。

三、信息化视阈下档案管理工作改进措施

（一）转变传统档案管理模式，进一步完善管理制度

首先，在持续推动档案管理模式中，需进一步加快档案数字化进程，实现从纸质到电子的转变，以此提高档案保存效率、质量，且也方便档案检索与利用。数字化档案管理系统的建设应覆盖档案的收集、整理、保存、检索、利用等全过程，实现档案工作的全流程电子化，减少人工操作，降低管理成本，提升工作效率。

其次，还需进一步完善档案管理制度，其对电子档案管理的规范指导，其也为提高档案管理质量的关键，对此需针对电子档案管理的特点，以此制定详细管理规范以及操作流程，包括电子档案的格式标准、归档要求、质量控制、安全保护等方面。同时，加强档案管理人员的培训，提升工作人员对信息化技术的理解和应用能力，确保档案管理规范得到有效执行。此外，还需利用云计算、大数据等现代信息技术，提升档案管理系统的功能和性能。建立统一的档案信息管理平台，实现档案信息资源的集中管理和共享服务，提高档案信息的利用率和服务效率。同时，加大信息安全投入，采用先进的安全技术，保障档案信息的安全和隐私。

最后，还应建立完善的档案管理监督机制，并通过制定合理的评估标准和监督流程，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现并解决存在问题。同时，鼓励公众参与，利用社会监督的力量，进一步提高档案管理工作的透明度、公信力。

（二）选择适合的档案管理软件，配备必要数字化设备

首先，在选择合适的档案管理软件方面，建议考虑其功能是否满足机构的实际需求，包括档案的数字化处理、存储、检索、分享及安全保护等方面。软件应具备良好的用户界面和操作体验，支持多种档案格式，并能够适应未来技术的升级换代。

其次，还需配备必要的数字化设备，其为档案管理信息化建设的基础，其中包括扫描设备、数字转录设备以及服务器、存储设备等，在投资使用此类设备时，则可为档案的数字化和在线服务提供强有力的技术支撑[1]。

（三）综合素质提升，加大从业人员的信息化培训力度

首先，为加大从业人员的信息化培训力度，需保障培训内容覆盖最新的档案管理软件使用、电子档案的处理与保护、云存储和大数据分析等领域。通过此培训可帮助档案管理人员掌握先进的技术工具，还可增强其对信息化趋势的理解和适应能力。

其次，还需加强推动跨学科知识的学习和交流，以适应档案管理工作的复杂性和多样性。在此，档案管理人员应不仅限于传统的档案学知识，还应涉猎信息科学、计算机科学等相关领域，以促进技术与管理的有效结合[2]。

（四）同步纸质与数字化档案工作，以提升档案信息安全

首先，对于重要的档案，可采用纸质与电子两种形式，纸质档案可作为电子档案的备份，以防电子数据损坏或丢失时可迅速恢复。同时，电子档案的存在还可提升档案检索效率，并保障档案利用便捷性[3]。

其次，在档案数字化过程中，要确保扫描质量，准确无误地反映原始纸质档案的内容，并通过标准化的元数据管理，确保电子档案检索和利用效率。同时，对于已经数字化的档案，也要定期进行质量检查和数据校验，确保档案信息的准确性和完整性。

结束语：综上所述，只有实施业务信息化，推进管理和业务的综合集成，才能走出一条科学高效、扎实稳妥的信息化建设之路。档案信息化方案采用信息化手段对自身档案资源进行有效管理，利用信息化技术对档案资料进行收集、整理、分类、归纳，革新社会档案的管理方式，推动社会的现代化发展。

参考文献

[1]张晓晓. 信息技术背景下高校档案管理信息化建设思考[J]. 秦智,2022(8):105-107.

[2]马志怡. 顺应信息技术发展趋势探究工程项目电子档案全过程管理[J]. 兰台内外,2022(9):22-24.

[3]尤佳. 探讨信息技术在建筑工程档案管理创新中的应用[J]. 南北桥,2022(3):64-66.

作者简介：王梦迪(1996.1-)，女，汉族，河南郑州，大学本科，助理馆员，研究方向：档案专业。