现代企业人力资源档案管理常见问题及对策

摘要：人力资源档案管理是现代企业经营过程中重要的管理活动，但是原有的管理模式已经无法满足企业档案管理工作以及企业之间人才竞争的需求，甚至影响到企业改革发展的动力。本文提出了人力资源档案管理的常见问题，并提出了几点对策，旨在寻找有效的档案管理手段，提高人力资源档案管理水平，解决现代企业人力资源档案管理与社会机制不相适应的问题，助力现代企业又好又快的向前发展。

关键词：现代企业；人力资源；档案管理

我国社会主义市场经济不断发展，使得商业环境变得更加复杂化和激烈化，现代企业为了在市场竞争中站稳脚跟，不得不加快改革步伐。在这一过程中，知识管理思想逐渐涌现，使得现代企业对经营管理有了更高更新的要求，从而让人力资源竞争成为企业创新发展的重要因素。但是现代企业人力资源管理中仍然面临着诸多问题，比如档案管理的核心意识不足、档案管理制度不完善、基础设施不健全以及人才无法适应档案管理工作需求等。通过本文对现代企业人力资源档案管理对策的研究，使得提升人力资源档案管理水平以及促进企业改革成功有着重要的现实意义。

一、现代企业人力资源档案管理常见问题

（一）缺乏人力资源档案管理的核心意识

现代企业管理者需要具备人力资源档案管理的核心意识，这是企业员工对人力资源档案和管理工作观念、认知态度及自身心理活动的直接体现，从实际情况来看，虽然企业管理者的思想意识逐渐增强，但是其中的问题仍然存在[1]。员工在工作中主要考虑自身的发展问题，比如如何提升职位等，所以除了日常工作，员工会积极参加培训，提升专业能力，对于档案根本无暇顾及，而且员工年轻化已经成为趋势，对于档案价值更是缺乏认知。从管理者角度来看，人力资源档案是必须严格保密的，所以对档案利用一直持有审慎态度，故而无法从档案中挖掘员工的特长和潜力，档案价值也得不到开发利用，也就无法形成档案管理的核心意识。

（二）人力资源档案管理制度体系不完善

一方面，企业人力资源档案收集存在难点，比如档案归档范围缺乏标准。因为人力资源档案内容比较复杂，哪些应该纳入归档范围是根据企业自身需求确定的，操作性难度大，而且人力资源档案的形成途径也是多元化的，比如教育机构、银行机构、公共管理部门等，要想收集全面的资料有很大难度，并且这些部门责任权益不明晰，也增加了档案的收集管理难度。另一方面，人力资源档案信息利用存在阻碍。人力资源档案不仅仅是为企业管理服务的，也可以为员工利用服务，比如查阅自己需要的信息，必须保证信息的及时性、准确性。但是人力资源档案管理的发展程度也是良莠不齐，很容易出现问题，比如查阅档案必须经过多个部门的审批、档案内容是否真实无法考证。

（三）人力资源档案管理基础设施不足

在网络建设方面，企业通过整合人力资源档案可以解决档案管理局域网“信息孤岛”的问题，使档案服务于所有员工，转变分散式档案数据库，搭建集合性共享组织数据库。但是企业能够依托网络环境建立专属内部局域网的档案管理部门比较少，而且资金和规模限制使得企业网络建设速度缓慢，又或者建立了档案管理网络，技术水平有限也会影响网络的交互性，互联网处于低层次、低水平阶段，整体信息仍然是孤立分散的。在管理系统建设方面也存在滞后的问题，由于档案信息是以数字化形式存在的，对信息环境提出了更高的要求，但是现代企业管理系统研发与建设无法做到专业和统一，需要加大投入力度，开发功能更加强大且具有信息完整标准体系的档案管理系统。

（四）档案管理人才无法满足实际工作需求

企业人力资源档案管理工作已经进入信息技术时代，但是当前，企业仍然缺乏专业人才，无法满足实际工作需求。一方面，企业招聘的档案管理人员缺乏学科专业背景，没有接受过档案专业学习，在入职以后才参加培训，很长一段时间无法胜任档案管理工作；另一方面，档案专业的教学课程设置与知识结构单一，而档案工作与信息技术的融合是必然趋势，这就需要档案管理人员具备多学科管理知识，即企业需要复合型人才。

二、现代企业人力资源档案管理对策

（一）更新档案管理观念，增强档案管理意识

档案管理意识是企业人力资源档案管理工作有序开展的基础，要求所有员工具有一定的档案管理意识。现代企业要履行好《中华人民共和国档案法》赋予的权利与责任，根据自身情况制定长远、完善的档案管理规划，再细分计划目标，完善实践活动准则与要求，提高员工对档案的重视程度，积极配合档案人员的工作。管理者也要增强思想意识，建立严格的档案管理机制，明确各层级和岗位权责，对于档案管理经费必须加大监督，确保专款专用，保证档案管理工作的有效落实[2]。

（二）加强档案管理制度建设，促进档案规范化管理

首先是完善人力资源档案收集机制，可以在组织内部的各管理机构中，允许相关领导者肩负起档案管理收集职责，灵活安排工作任务，消除员工抵触情绪，还能扩大影响力，在组织内部形成良性工作机制。同时，利用人力资源管理平台，总结员工反馈的频率最高的问题，将员工需求收集到档案资料中。对于考核、选聘等环节，要求主管领导必须查阅档案资料，提高人力资源档案的实际效用价值。其次，完善人力资源档案管理机制，要求管理者对人力资源档案管理体系进行综合管控与监督，协调好基础建设、技术网络、人员调配等，形成良性文化氛围，促进标准化管理。在目标管理方面，对档案人员实施弹性管理，使档案管理工作随着周围环境变化不断改进，促进各项目标高效完成。

（三）完善信息环境，建立现代企业档案管理平台

人力资源档案管理平台将个人信息存储起来，满足企业不同层级人员对于知识共享和利用的需求。这就需要企业从全局角度出发，建立现代企业人力资源档案管理平台，要求系统建设要以企业管理系统的特性作为参考，保证档案管理平台良好的交互性和兼容性。在功能方面，除了为企业管理者提供帮助以外，也要满足员工对档案资料的使用需求，建立专人专户的用户权限，也方便管理。在信息安全方面，必须提高技术水平，在数据保存时要考虑到突发情况和外在环境改变等因素，确保档案信息的完整性和安全性。

（四）加大培训力度，组建专业人才队伍

现代企业改革不断推进，必须组建一支专业的人才队伍。针对企业人力资源档案管理工作，企业应建立档案工作者考评机制，对管理者进行严格的考评，再根据考评结果划分等级，也可以采取轮岗的方式，提高档案工作者的环境适应能力和工作能力，杜绝人力资源档案管理者权利腐败的问题[3]。另外，建立档案工作者学习模式，包括自主学习和社会学习。自主学习主要是引导档案工作者根据个人发展方向设定预期的阶段性目标，不断实现自我价值，促进知识水平与业务能力提升。社会学习主要是参与与其专业工作有关的社会集中学习活动，比如从业资格证，经过学习设定的科目以后，进行统一考试，取得相应资格后才能从事人力资源档案工作，尽而提升档案工作者的专业能力。

三、结语

现代企业越来越重视人力资源档案管理工作，为提高人力资源档案管理水平，管理者必须转变思想观念，增强档案管理意识，加强档案管理制度建设，促进档案规范化管理、完善信息环境，建立现代企业档案管理平台以及加大培训力度，组建专业人才队伍。通过上述系列举措，助力现代企业改革成功，实现可持续稳定发展。

参考文献

[1]陈蕊.现代企业人力资源档案管理对策研究[J].陕西档案, 2024, (03): 56+55.

[2]刘海霞.企业人力资源档案管理信息化建设与实践[J]. 兰台内外, 2023, (10): 28-30.

[3]王涛.促进企业人力资源档案管理信息化的路径探究[J].中国集体经济, 2022, (10): 108-109.