新时期推动档案管理标准化建设策略

摘要：档案管理标准化建设追求的是档案管理活动最佳效果，已经成为新时期档案行业发展的趋势。当前档案管理标准化建设中仍然面临着重视不够、缺乏统一的标准和依据、人才队伍整体水平偏低等问题，本文对此展开具体研究，从提高档案管理标准化建设、完善档案管理标准化的依据以及加强人才队伍建设等角度提出了问题，以期推动档案管理标准化建设的有序开展。

关键词：档案管理；标准化；建设策略

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“加快推进档案科技创新，助力档案工作转型升级”。随着互联网、大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术飞速发展，为档案事业现代化转型提供了技术上的支持。在这一重要战略转型期与机遇期，为了更好助力档案事业现代化转型，加快推进档案管理标准化成为必然选择。但是档案管理标准化建设中还要解决一些现实问题，比如重视程度不够、人才队伍建设等，形成完善的档案管理标准化体系。在本文对围绕着上述问题开展研究，提出解决策略，保障档案管理标准化建设依法依规开展，提高档案管理工作质量。

一、档案管理标准化内涵

档案管理标准化是一个工作活动过程，是通过实行简化、统一、协调、优选等管理控制活动，达到节约经费、提高效率、获得效益，所以档案管理标准化就是实现档案管理活动的最佳效果，而且这一过程是动态化的，需要根据档案管理工作实际情况进行修订和完善。另外，在实现档案管理标准化过程中，必须严格遵循国家档案部门、上级部门及本单位制订或修订的各种标准，规范化开展档案管理。

二、档案管理标准化建设存在的问题

（一）档案管理标准化执行不严格

在档案管理工作中，标准化建设执行不严格的问题比较突出，比如档案工作人员对于档案管理标准化建设的内涵和要求不了解，缺乏足够的重视，在档案管理工程中，档案收集、整理、保管以及利用等环节未严格执行标准化流程，导致档案管理工作效率和质量得不到提升。究其根本原因就是档案管理人员的重视不够，导致档案管理标准化执行不严格，未达到预期效果。

（二）缺乏完善的档案标准化制度体系

档案管理标准化建设中面临着管理标准未涵盖所有档案类型的问题，而档案内容是根据不同部门开展不同活动产生的，而且形成的资料也有不同的特点，要想实现标准化建设，完善档案管理标准化制度体系很关键。目前，在档案管理工作中缺乏完善的标准化制度体系，导致档案资料内容不完整、目录格式不统一、分类混乱、查阅和使用难而且档案容易损坏、丢失等，加上缺乏统一的管理机制，影响管理工作人员的效率，存在大量重复工作内容[1]。

（三）缺乏信息技术支持

互联网、大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术的应用范围越来越广泛，但是在档案管理标准化建设中对于这些信息技术的应用不足，导致标准化程度不够。一方面，档案标准化建设中经费不足，软硬件设施没有充足资金更新换代，无法满足标准化工作需求；另一方面，各类信息化技术的应用缺乏整体规划，在档案管理中，仍然存在重收藏、轻管理和利用的突出问题，对于档案信息化的利用率低，导致档案标准化建设处于被动状态。

（四）缺乏专业人才队伍

随着档案管理标准化建设的不断推进，使得档案管理工作更加精细化，对于档案管理人员的专业能力提出了更高的要求。目前，档案管理标准化建设中人才队伍建设并不能满足标准化建设需求，复合型档案人才更是缺少，而且专业培训未落实到位，培训内容缺乏指向性，针对档案管理标准化方面的培训较少。在这种情况下，档案管理人员对于标准化建设重视不足，标准化流程、方法、要求等不了解，业务知识与管理水平整体偏低，导致档案管理标准化建设停滞不前。

三、新时期推动档案管理标准化建设的策略

（一）提高档案管理标准化重视

为了有效推动档案管理标准化建设现状，必须提高档案管理标准化重视程度，让档案工作人员对标准化有深入的了解，可以通过集中授课、线上学习、专项培训等方式，使档案工作人员学习标准化的内涵、要求以及方法等，明确档案管理标准化建设的必要性和重要性，在工作中严格按照档案标准化流程开展[2]。同时也要建立完善的监督机制，确保档案标准化的有效执行，可以成立专门的档案管理监督小组，对档案工作的全过程进行监督并做好问题记录，及时整改问题，确保档案管理标准化建设工作的高质量开展。

（二）建立完善的档案标准化制度体系

档案标准化制度体系建设是推动档案管理标准化建设的前提，是档案管理规范化开展的行动指南。根据国家标准、行业标准以及档案工作实际情况，从具体档案业务进行深入研究，制定具有可行性、可操作性的档案管理办法，并对档案资料收集、整理、编目检索、鉴定保密、利用统计以及销毁实施等工作制定细则，使档案管理全过程精细化、标准化。例如文件的立卷归档必须按照统一规范形式，包括页码、页面大小、编码形式等，还要保证归档时限，所有流程按照标准进行，并完善跟踪查询机制，防止档案在借阅过程中丢失。另外，明确档案管理工作责任，每一项工作有章可依、依章行事，并做好档案管理制度监督，确保制度内容真正落实到位，还可以通过建立工作清单、定期开会研究等，对档案管理标准化中的问题制定有效对策，确保档案管理标准化工作的常态化[3]。

（三）加大信息化技术支持

档案管理标准化建设需要现代信息技术支持，一，应该从资金上给予支持，将已经落后的档案管理设备设施及时更新换代，转变传统档案管理模式，提高工作效率；二，利用数字化扫描设备将纸质档案进行数字化转换，统一档案资料存储格式，保证档案资料内容完整和准确。在完成档案资料扫描和初步处理后，将资料录入系统中，将其转化为数字化资料，实现长久保存，而且也避免了外界环境因素对纸质档案造成的损坏。三，档案材料种类比较多，还有很多属于敏感材料，需要做好档案的维护，比如定期查杀病毒，保护档案的安全性不被恶意侵犯，重要资料可以备份。

（四）组建专业人才队伍

随着各种档案数量以惊人的速度增长，使得档案工作从简单、封闭的管理模式逐渐发展到复杂、开放的管理系统，对于档案专业人才需求逐渐加大。尤其是信息技术的飞速发展，档案管理标准化、信息化要求档案工作人员掌握现代信息技术的基本技能，必须加强人才培训，通过网络培训、专项培训等方式，提升档案工作人员技能，熟悉档案新法规、档案管理标准化等，组建一支素质硬、专业强的人才队伍[4]。

四、结语

新时期推动档案管理标准化建设已经成为行业发展趋势，也是档案管理工作现代化的必然要求。针对当前档案标准化建设中暴露的突出问题，本文研究认为应该提高档案人员思想意识，明确档案管理标准化的必要性，使各项工作有序开展。同时，加快完善档案管理标准化制度体系建设，确保档案管理流程的精细化、标准化，还要加强信息技术投入力度，完善基本设施设备，及时更新换代，构建档案管理标准化平台。此外，档案管理标准化建设对于档案工作人员的专业能力要求较高，应该加快人才培养以及引进，组建专业人才队伍，不断提升档案管理标准化水平。

参考文献

[1]赖瑾慕.新时期推动档案管理标准化建设策略探析[J].办公自动化,2023,28 (04): 56-58.

[2]周丽.档案管理工作标准化建设对策分析[J].中国标准化,2022,(16): 89-92.

[3]董华伟.浅谈加强基层单位党建档案管理标准化建设[J].兰台内外,2021, (07): 31-33.

[4]王欣娜.浅谈加强基层单位党建档案管理标准化建设[J].黑龙江档案,2019, (04): 63.