档案管理信息化建设的问题与路径

【摘  要】档案管理信息化建设是时代发展的客观要求，是社会发展的必然趋势，事关我国社会主义现代化事业的发展。对此，本文在对档案管理信息化建设的时代内涵与意义进行探讨的基础上，对档案管理信息化建设存在的问题进行了探讨，对档案管理信息化建设的路径进行了研究。

【关键词】档案管理； 信息化建设； 问题与路径

引言

档案管理如何适应社会主义现代化事业的快速发展，为我国的人才储备和应用起到积极作用，这是新时代对档案管理工作的基本要求。为了做好这项工作，本文以档案管理信息化建设的问题与路径为研究课题，从以下几个方面进行探讨。

1 档案管理信息化建设的时代内涵与意义

1.1 档案管理信息化建设的时代内涵

所谓档案管理信息化建设，就是以计算机、现代网络技术为技术支撑，运用信息化管理的方式，将传统的纸质档案管理转换成电子化档案管理的一种模式。档案管理信息化建设的特征有四：一是时代性。档案管理信息化建设是时代发展的客观要求。随着现代化事业的快速发展，原有的档案管理模式，已远远不能适应社会发展的需要，无论是查阅速度，还是管理模式都需要有一个新的变化；二是服务性。档案管理信息化建设的主要目的就是为现代化建设服务，为各行各业的发展需要提供人才服务；三是共享性。实现档案管理信息化之后，单位内部各部门只要实现联网，都可以查阅到所需的档案资料；四是便捷性。实现档案管理信息化之后，可以不需要到档案室查阅，只需经申请同意后，哪怕在千里之外出差也可以进行查阅[1]。

1.2 档案管理信息化建设的意义

1.2.1提高了查阅档案的工作效率

过去查阅一份档案，需要到档案室查找，现在只需在电脑上输入需要查阅的内容，即可将你所需的资料反映出来，既省时又快捷，大大的提高了工作效率[2]。

1.2.2 节省了占地空间

传统的档案管理需要专门设置档案存放地点，还需要购置大大小小的档案柜。档案管理信息化之后，只需要将档案中的相关资料输入电脑，按系统进行管理即可，大大的节省了档案的占地空间[3]。

1.2.3 丰富了档案管理的内容

档案管理信息化之后，人事档案管理的内容，除正常的职务晋升、工资变化、奖惩情况、工作简历、家庭社会关系情况等之外，还可将一些必要的视频、图片等多媒体资料纳入档案管理的内容，从而可以全面系统的反映一个人的信息情况[4]。

2 档案管理信息化建设存在的问题

从目前档案管理信息化建设的程度来看，存在以下几个方面的问题。

2.1 管理形式的改变，思维观念的不变

管理形式的改变是指档案管理的模式从形式上已经发生了变化，即已经由传统的纸质档案管理模式，转变到了信息化的管理模式。思维观念的不变是指档案管理人员，虽然现在已经开始运用现代化的管理手段进行档案管理，但从思维方式来看还只停留在过去的纸质时代，在充分挖掘现代信息化管理的潜力方面还有待开发[5]

2.2 缺乏统一的档案信息化管理标准

从目前档案管理信息化建设的情况来看，还处于各单位各自独立建设的状态，只能满足单位内部的管理使用，其信息管理系统和软件使用功能，都是各单位根据各自的需要自己设计编程的。如果要是遇到人员调动，这种情况就很难实现数据共享。

2.3 档案管理信息化建设资金投入不足

档案管理信息化建设需要有一定的资金投入，比如在硬件设备方面，需要配备电脑、扫描仪、存储硬盘等；在软件建设方面，软件系统开发、网络安全建设等；在管理知识方面，还要对档案管理人员进行技术培训；在日常的设备维护方面、知识更新方面都需要进行一些资金投入，而档案管理只仅从属于部门，没有直接的资金来源，即使财政拨款也很有限。

2.4 档案管理信息化建设缺乏专业知识支撑

现在从事档案信息化管理的人员，有相当一部分是从传统的档案管理人员转型过来的，这一部分人员，他们当中的绝大多数对工作敬业，政治素质可靠，但对档案信息化管理的相关专业知识，却知之不多，从事信息化档案管理有些力不从心。

3 档案管理信息化建设的路径

3.1 转变思维观念，开创档案信息化管理新局面

档案管理信息化建设，不但要在管理形式上从传统的管理模式进行转变，更重要的是要从思维观念上有一个实实在在的转变，才能在工作中跳出传统的工作惯性，创兴信息化的管理方法。因此，作为档案管理的主管单位，要在这一方面，加强对档案管理人员的思想、业务素质教育，增强他们的创新思维理念。

3.2 规范档案管理信息化建设标准

规范档案管理信息化建设标准，虽然不是一个单位所能实现的，但是要在现有规范标准的前提下，对在单位内部上传的档案资料，做到格式模板要统一，内容模板要统一，同时还要考虑软件的兼容性。在条件允许的前提下，建议国家相关部门或地方政府相关部门，制定统一的档案管理信息化建设标准，以提高档案信息高度共享性。

3.3 加大档案管理信息化建设的资金投入

档案管理信息化建设需要投入大量资金，单位领导不仅要在口头上要高度重视，更重要的是要在行动上给予资金支持，定期每年下拨一定数量的费用，给予档案管理部门用于设备更新、维护、软件开发、业务培训等。

3.4 建设完善的信息管理制度

    在建设档案管理信息化时，要通过设立管理制度，规范档案信息管理。首先要根据单位实际情况，优化档案的借阅、下载等流程，确保单位人员清楚档案管理规范，严格按照管理制度执行;其次要设定考核机制，对于档案管理中优秀工作者进行奖励，提高其工作积极性与责任心;最后要根据档案实际情况，定期更新数据系统，不断优化档案管理流程，提高使用满意度。

3.5 提高档案管理人员的综合素质

档案管理信息化建设的推进，离不开档案管理人员综合素质的提升。档案工作由于涉及到档案资料中的个人信息，因此，对档案管理人员的综合素质要求较高，除了对档案管理人员要定期开展信息技术培训外，还要加强思想道德教育和保密教育。

4  结语

综上所述，档案信息化管理建设，事关人才的储备和应用，从某种程度上讲事关我国现代化建设的成败。因此，作为政府部门来讲要高度重视，给予强力支持；作为单位领导层来讲，要亲力亲为，支持档案管理人员的工作，把档案管理信息化建设好。

参考文献：

[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察, 2014(5):2.DOI:10.3969/j.issn.1009-2234.2014.05.058.

[2]萨日娜.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].中国保健营养 2019年29卷6期, 302页, 2019.DOI:10.3969/j.issn.1004-7484.2019.06.283.

[3]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报：哲学社会科学版, 2015, 44(5):3.DOI:10.3969/j.issn.1001-7623.2015.05.042.

[4]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界, 2018(1Z):1.DOI:10.3969/j.issn.1007-7243.2018.02.040.

[5]张清云.医院档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].管理观察, 2018(4):2.DOI:10.3969/j.issn.1674-2877.2018.04.062.