浅谈提高新时期档案管理水平的策略

摘要：档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实际等内容的文件材料是考察、使用干部的重要依据，是解决工资待遇、落实离退休政策以及总结经验教训的重要凭证，做好人事档案管理工作责任重大、意义深远。随着社会的发展，档案管理工作将面临更多的新情况、新问题。

　　关键词：新时期；档案管理；策略

一、引言

档案是人类社会进步、发展、延续的真实历史记录，其涵盖了政府、社会 组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。当今知识经济新时代，档案工作者必须认清形势、结合实际、开拓创新、勇于实践。档案管理通过与 计算机、网络等现代信息技术的结合，促进档案管理现代化，提高档案服务利用效率。

二、新时期档案管理工作现状

1.档案载体的转变。在管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文档，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子文档资料显然要比保存纸质文档要方便，但纸质文档“原始记录”的真实性作用也是电子文档所不可取代的。

　　2.档案的分类变化。档案的传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，便于查找提高了效率。传统分类方案对于数量较少、问题较单一的档案分类还是有实用性的，如何分类应根据需要恰当运用。

　　3.档案接收和保管方式上转变。在电子 环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。新时期档案工作人员必须掌握现代信息技术，熟练使用电子信息系统。

　　三、提高新时期档案管理水平的策略

1.制定科学规范完善的工作机制。加快档案现代化、信息化建设必须提高档案管理人员运用现代化技术的能力，更新各级档案人员的知识结构，同时加大投入、增配软、硬件设施。把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。作为档案管理工作者，更应当以身作责，从我做起，从现在做起，树立起组工干部新形象，建立健全一套规范的档案管理制度，严格落实档案收集、鉴别、归档、整理、安全、保密、查阅、借阅、转递等各项档案管理制度，保证档案管理工作严肃有据、有章可循。落实定期检查考核评比制度，组织人事部门定期不定期进行抽查，及时协调解决问题，明确各种档案材料的归档时限和要求，严把材料入口关，对送达的档案材料逐一进行甄别、审核，认真审查材料是否齐全完整，手续是否完备，不符合要求的应补齐、收全，补完手续后再进行归档，从源头上杜绝不合格材料的产生;建立责任追究制度，确保档案工作的真实性和严肃性。

2.推进档案现代化管理进程。在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是非常重要的。如果没有一整套规范、科学的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中应注意：一是分清轻重缓急，循序渐进。在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排序，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。二是分级次著录，省时省力。在著录过程中，可将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。三是分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等，可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。

3.加强电子文件档案的管理。电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是当今档案 工作遇到的新课题。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，这也是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。同时加强立法，确保电子文件的法律效力。

　　4. 提高档案管理人员的综合素质。加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的政策水平，提高工作质量。档案工作者则应该加快更新知识，掌握现代化的工作手段，同时要不断了解相关政策和制度改革的进展情况，提高自己的业务素质和专业水平，及时、准确地为要求者提供全方位的服务。一支过硬的专业队伍是确保档案管理工作能否取得成效的关键。没有过硬的人才队伍，档案管理工作就不可能有新突破、新跨跃、新发展。因此，必须建立一支“理论修养好，政治素质高，思想品行正，专业技能硬”的人才队伍，从而保证档案管理工作取得较快发展。加强档案管理人员政治理论水平和思想道德素质的提高。从事档案管理工作必须具备较深的理论素养和良好的道德品质。首先，要不断加强政治理论思想的学习，及时准确的把握党的路线、方针、政策，不断提升档案管理工作者的理论修养，思想认识，加强其责任感、责任心的培养。其次，积极开展业务培训工作，不断提高管档人员的业务素质，建立一支政治上强、业务上精的热爱人事档案管理的专业人才。提高档案工作者的专业工作技能。随着现代信息技术的发展，档案管理也必将朝着信息化方向发展。这就为档案管理工作者提出了新的更高的要求。档案信息、组织人事管理系统等专业管理软件的维护、使用，档案信息的电脑录入，查阅，传递等都是每一位现代档案管理工作者必备的技能。要加强对档案管理工作者的培养，通过培训、学习等方法不断提高业务专业技能。同时更要结合本单位管理工作的实际，不断的探索研究适合本单位自身特色的档案管理办法，不断开创本单位档案管理工作新局面。

四、结束语

总之，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是适应新时期要求、做好档案管理工作的关键。办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。

　　参考文献：

[1]钟晓芸.论现代档案工作必须正确处理的几个问题.江西科技师范学院学报.2003.06.

[2]王云庆. 苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社 2002.

[3]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].西藏科技，2004,(10).

[4]刘巨普.城建档案管理的理论与 实践.档案出版社.2004.