机关事业单位档案管理信息化建设探究

摘要：信息化的浪潮席卷了包括档案管理在内的各行各业。目前，高校档案信息资源规模大、复杂性高，传统的管理模式已经很难适应实际需要。要提高档案管理的效率与科学性，必须加快信息化建设步伐，减轻人员负担，推进业务改革。对机关事业单位来说，档案管理的信息化，不仅能使管理工作更加规范和高效，而且能提高业务水平，推动整个单位的发展。对此，有关部门必须对信息化建设给予足够的重视，从全局出发，制定科学的发展战略，以保证档案工作的质量稳步提高。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化建设

引言

档案是一种有价值的信息载体，记载着客观事实，对认识过去，把握现在，规划未来有着不可替代的作用。随着信息时代的到来，传统的档案管理模式已很难适应新形势下高校档案管理工作的需要。为适应时代发展的潮流，提高档案管理的效率和水平，对档案管理的信息化建设就显得十分重要。利用信息化手段，实现了档案信息的快速检索和有效管理，提高了档案信息的利用价值，为事业单位的决策提供了强有力的支撑。

1.档案管理信息化的必要性

1.1.有利于更好的保存数据

机关事业单位的档案治理侧重于对社会各行业活动中的关键材料进行整理和处理，不仅具有政治层面的责任，而且还承担着信息收集、加工、传递和利用等技术层面的任务。这一治理过程既记录了社会发展的轨迹，又往往与国家战略和政策相关联，可能含有机密内容，因此，对档案信息进行正确的获取、分类、处理和利用十分重要。推动公共事业单位档案管理向数字化转型，是档案长期保存、维护社会和谐的重要途径。

1.2.有利于推动信息化建设

随着信息技术的飞速发展，各行各业都在经历着脱胎换骨的变化。传统的纸质档案管理方法已不能适应事业单位发展的需要，必须积极建立电子档案管理体系。该系统实现了档案管理和现代信息技术的无缝对接，实现了数据资源的有序存储、标准化和检索。这种转型升级对加快事业单位改革和创新的步伐，激发新的发展动力，提高档案管理的质量和效率都具有重要意义，是推动档案管理走向信息化的重要步骤。

2.事业单位档案信息化管理的现实挑战

2.1.档案信息化管理的意识较为薄弱

目前，由于资讯科技的广泛运用，大部分事业单位已建立内部网络，档案资源整合与管理效率大幅提升。但是，虽然信息化建设取得了很大的进展，但是档案管理人员的信息化意识还不够强。具体来说，这一缺陷主要表现为档案共享受到限制，既有上下级机构之间的共享，也有横向部门间的共享。首先，档案信息系统的稳定性是制约档案共享的一个重要因素。由于系统的不稳定性，档案传输速度往往会受到影响，严重时还会发生数据丢失。这不仅降低了档案共享的效率，同时也威胁到了档案的完整性与可访问性。其次，档案共享制度在实施过程中还存在着一定的缺陷。一些本该公开共享的档案却没有得到很好的利用，究其原因，可能是由于各部门之间存在着信息壁垒，也是由于管理体制的不协调。这既限制了档案资源的社会价值，又不利于广大群众提供优质档案服务。

2.2.档案信息化管理的制度有待完善

随着信息化建设的不断深入，虽然事业单位档案管理部门已经开始引进信息化硬件和软件，但是与上级领导的期望相比，其管理成效还存在着明显的差距。为了推动档案管理信息化，提高管理效率，建立健全的档案管理体系至关重要。这一体系应包括：优化人力资源管理，科学分类档案，保证档案安全。但是，目前的事业单位虽然初步建立了档案信息化管理的框架，但是在制度上还需要进一步完善。

2.3.档案信息化管理的人才严重匮乏

人才是推动事业发展的重要因素，事业单位应注重对信息技术人才的培养。要突破传统的人力资源管理模式，积极引进、引进专业人才，保证档案的安全、共享、高效使用。但现实生活中档案专业毕业生选择进入事业单位从事档案管理工作的比例偏低，其根本原因在于其吸引力不足、福利待遇不高。一方面，事业单位档案部门在人员配备、工作内容等方面都比较单一，缺乏挑战性，也没有太大的发展空间，导致很多毕业生对这一职业没有太大的兴趣。另一方面，从薪酬方面看，事业单位档案科人员的工资普遍较低，与同一岗位的事业单位相比，差距较大。

3.机关事业单位档案管理信息化建设路径

3.1.优化档案管理体制

提升档案管理架构是机关事业单位档案信息化建设不可或缺的一环，也是档案信息化建设的基本条件。首先，要充分调动档案工作人员的积极性，运用各种方法提高管理队伍的责任心，保证机关事业单位档案工作的高效率运行。其次，加强机关事业单位内部和相关人员对档案管理数字化重要性的认识，注重评价、监督和治理，加大对数字化档案管理资源的配置力度，以制度安排保障数字化工作的开展。最后，增加人力资源，增加资金投入和设备，同时完善软件支持系统，建立一套有效的绩效评价和监控系统，能让员工自觉地参与到管理中来，规范档案管理行为。立足于实际操作环境，根据组织的特点和运行情况，对管理思想进行深化，推进档案数据的收集、应用、整理和查询等多个方面的管理，保证事业单位的档案管理质量。

3.2.细化档案管理责任

将信息技术和档案管理工作相结合，明确管理责任，充分发挥岗位责任制，促进档案工作向信息化转变。首先，要做的就是采用信息化、科学化的管理方式，建立起机构档案工作的个人责任制，激励机构进行革新和改善战略，档案管理者要不断提高自身的能力和责任。其次，根据人事部门的人力资源情况，在领导、技术人员、档案管理员等方面扮演着自己的角色，制定档案数据接收的指导方针，逐步落实岗位职责，保持秩序与标准，将责任落实到个人。最后，事业单位的档案工作要跟上时代的脚步，加强对信息技术的专业培训，及时更新传统的纸本档案方式，从而提升档案工作者的综合素质，推进档案数字化进程，提高档案工作的办理效率，保证事业单位人员档案管理工作的顺利完成。

3.3.强化管理人员素质

加快档案管理数字化升级，充分调动个人的积极性和创造性，也是保障机关事业单位档案管理水平的重要基础。第一，广泛传授档案从业人员专业知识，提高他们的专业能力和专业素养，加强教育和培训，保证他们对岗位职责的准确把握，把理论知识和实际操作结合起来，加强对管理工作重要性的认识，从而提高工作质量。第二，为使我单位的档案管理工作继续向数字化方向发展，根据自己的发展情况和长期目标，本单位应该定期开设职业技能提升课程，包括多个方面的技能培训，并且在课程体系中融入计算技术，提高档案人员对电子技术和计算机操作能力的理解和运用，合理地安排工作职责，使事业单位的档案管理工作能够更好、更快、更有效率地进行。第三，更新管理方式，选择合适的责任方式，以档案工作人员为出发点，公共组织的档案信息化管理也需要对工作质量进行监控，在不影响整体效率的同时，积极推动改革创新，增强档案管理队伍的专业素质。

4.结束语

综上所述，信息技术已经渗透到了新时代人们生活的方方面面。为了加快档案管理工作的开展，政府机关必须通过提升管理策略，加强专业人才的训练，以及注重细节。在这种情况下，应该尽快采用新的工作方法和技术，把重点放在完善档案管理构架，明确档案管理职责，提升管理者的专业素质上，促进档案的信息化、数字化，促进机关事业单位的持续、稳定发展。

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